Fallstudie: Insta GmbH

Grenze zwischen Archiv und ECM aufgebrochen - Eine Erfolgsgeschichte

Bei 250 Millionen verarbeiteten Bauteilen pro Jahr ist es kein Wunder, dass der Elektronikspezialist Insta in der Entwicklung, der Fertigung und auch im Vertrieb einen enormen Dokumentationsbedarf hat. Die Frage nach einem neuen elektronischen Dokumentenmanagement stellte sich dem sauerländischen Unternehmen jedoch ein bisschen wie durch die Hintertür.

 „Mit einem Releasewechsel von unserem SAP-System 2014 mussten wir uns mit Schnittstellen auseinandersetzen“

, erinnert sich Lars Niedersteberg, IT-Applikationsverantwortlicher und Projektleiter bei Insta.

„So kam es, dass wir uns mit elektronischer Archivierung und darüber hinaus mit komplexem ECM befassten.“

Die Archivlösung eines großen Bonner Anbieters wurde damals aufgrund der SAP-Kompatibilität ausgewählt. Das war ein großer Schritt in Richtung Digitalisierung des Dokumentenmanagements, doch die große Zufriedenheit blieb aus.

„Unsere Serverlandschaft ist durch Microsoft geprägt – und dafür war die Lösung nicht optimal. Bis zum Schluss kannte sich niemand richtig damit aus. Die Wartungskosten waren hoch. Und als wir 2016 den Funktionsumfang unseres Archivs erweitern wollten, stellten wir fest, dass sich das damalige System nur müßig an unsere Bedürfnisse anpassen ließ. Schließlich war das System veraltet, und der Anbieter stellte den Support für einen Teil des Archivsystems vollständig ein.“

Alles in allem genug Gründe, sich mit einem Wechsel zu befassen.

Gesucht – und gefunden

Vor fünf Jahren ging man auf die Suche nach alternativen Anbietern, entwickelte Kriterien für die Auswahl und erstellte einen Anforderungskatalog. Der Funktionsumfang und die Kosten standen dabei im Vordergrund. Man wünschte sich durchgängige Workflows, die Einbindung von E-Mails und insbesondere eine zentrale Dokumentenablage von der Entwicklungsabteilung bis hin zur Fertigung, die darüber hinaus eine transparente Versionierung und Volltextindexierung von Dokumenten anbietet. Aufgrund der Erfahrung mit dem obsoleten System stand natürlich auch die Zukunftsfähigkeit hoch im Kurs.

„Die Entscheidung haben wir 2018 getroffen: Wir wollten mit windream arbeiten, denn das ist das System, das zu uns passt“

, sagt Niedersteberg. Das wichtigste Argument war das virtuelle File-System für eine komfortable Ablage und Suche nach Dokumenten im windream-Laufwerk.

„Das hat windream als Einziger sauber gelöst und macht es den Anwendern leicht, sich auf etwas Neues einzulassen. Bei anderen Anbietern gab es nur rudimentäre Ansätze oder sogar gar keine Lösung dafür.“

Weiterhin war die nahtlose SAP-Integration gegeben, die Indexierung von Dokumenten ganz wie gewünscht, auch Workflows und – für Insta ganz neu – die Verwaltung von Dokumenten in Akten konnte windream optimal abbilden. Individuelle Anpassungen sind durch die umfangreichen Schnittstellen und das SDK des Bochumer Anbieters jederzeit möglich.

"Wir haben die Automatisierung des Rechnungseingangsworkflows optimiert, dafür arbeitet windream mit dem Spezialisten BCT zusammen. Unsere Finanzabteilung scannt die Rechnungen, windream indexiert und übergibt sie an SAP“

, erzählt Niedersteberg und zeigt sich insgesamt sehr zufrieden.

„Ich als Applikationsverantwortlicher habe eine vollständige Übersicht und gute Einstellungsmöglichkeiten. Und für die Anwender ist die Lösung sehr benutzerfreundlich – Beschwerden aus den Fachabteilungen, dass ein Dokument nicht aufzufinden ist oder der Überblick über Versionen verloren geht, höre ich nicht mehr. Die Suche führt selbst ohne manuell ausgefüllte Indexfelder durch die Volltextindizierung schnell zum einwandfreien Ergebnis. Wir haben die Grenzen zwischen Archiv und ECM aufgebrochen.“

Fast 100 Insta-Mitarbeiter greifen inzwischen auf windream zu und sind begeistert davon, dass DMS gar nicht so kompliziert sein muss, wie sie es gewohnt waren.

Saubere Migration 

Der Erfolg bei der Migration der 2,5 Millionen Dokumente aus dem Vorgängerarchiv hat selbst den gewieften IT-ler überrascht. Für den Import von Altdokumenten aus abzulösenden Systemen nutzt windream einen XML-Importer, der die Daten mitsamt Metainformationen übernimmt.

„Zum Test haben wir auch uralte Verträge mit einbezogen. Das waren immer Dokumente, deren Ablageort man genau kennen musste, um sie zu finden, sonst gingen sie verloren. Nach dem Import in windream waren sie Volltext-durchsuchbar und tauchten in der Trefferliste auf. Jetzt geht auch kein fehlerhaft abgelegtes Dokument mehr verloren.“

Schritt für Schritt die Möglichkeiten ausschöpfen

Die Voraussetzungen für ein vollständig digitales Dokumentenmanagement sind geschaffen und seit der Einführung von windream Dynamic Workspace ist auch der ortsunabhängige Zugriff beispielsweise aus dem Homeoffice möglich.

„Mit der Webschnittstelle Dynamic Workspace ist unser ECM zukunftssicher aufgestellt und wir können flexibel damit arbeiten“

, versichert Niedersteberg.

Nun geht es darum, gemeinsam mit den Fachabteilungen weitere Anwendungen einzuführen: Nach dem durchweg positiven Feedback zu windream allgemein und Dynamic Workspace im Besonderen kommen ständig neue Ideen und Wünsche. Diese betreffen zurzeit die E-Mail-Archivierung, für die bereits erste Postfächer eingebunden sind. Technisch ist das kein Problem – die Hürden sind organisatorischer Natur, denn im Unterschied zu stark formalisierter Geschäftspost ist hier der Umgang mit Datenschutz und Aufbewahrungspflichten ungleich komplexer.

Weiterhin ist die Einführung der elektronischen Akten geplant, wie zum Beispiel der Personal-, Kunden- und Lieferantenakte. Auch die Fertigung meldete sich schon mit neuen Begehrlichkeiten, und es gibt den Wunsch, Partnern den Zugang zu Betriebsanleitungen für Produkte zu ermöglichen.

„Unsere 100 Lizenzen werden bald nicht mehr reichen“, ist sich der Applikationsverantwortliche gewiss. „Der Bedarf ist da – wir wussten vorher nur nicht, was alles abzubilden ist.“

Eckdaten 

• Großer Komfort bei Ablage und Suche nach Dokumenten im windream-Laufwerk
• Automatisierung des Rechnungseingangsworkflows in Zusammenarbeit mit dem windream-Partner BCT
• Reibungslose Migration von Altdokumenten über XML-Importer
• Nutzen der offenen Schnittstellen zwischen Archiv und SAP sowie weiteren Fachanwendungen
• Ortsunabhängigkeit und Zukunftssicherheit durch windream Dynamic Workspace

Im ECM-Zeitalter zu Hause 

Das Ziel, selbstständig mit dem System arbeiten zu können, hat Insta erreicht.

„Wir konnten ziemlich schnell alles selbst machen (…). Wann immer es nötig ist, bekommen wir Unterstützung von windream – doch das ist gar nicht oft der Fall, denn die Lösung ist einfach und intuitiv zu nutzen.“

Ebenso lobt er die offenen Schnittstellen, über die sich alle gewünschten Verbindungen herstellen lassen, um Informationen zusammenzuführen und sie in beliebigen Anwendungen aufzurufen. Das Dokumentenmanagement besitzt jetzt eine klare Struktur.

„Unsere ECM-Reise ist noch lange nicht abgeschlossen, sondern wird stetig weiterentwickelt“, weiß er und zieht das klare Fazit: „Gut, dass wir uns für windream entschieden haben.“ (vgl. windream - Grenze zwischen Archiv und ECM aufgebrochen - Eine Erfolgsgeschichte).