Fallstudie: Ostangler Versicherungen

Wie die Ostangler Versicherungen sich mit nscale für die Digitalisierung fit gemacht haben.

Die Digitalisierung ist eines der Hype-Themen schlechthin. Kein Wirtschaftsbereich wird ausgespart, auch die Versicherungsbranche nicht. Jedes Unternehmen, ob regionaler Anbieter oder Global Player, muss sich der Herausforderung stellen. Die Ostangler Versicherungen aus Schleswig-Holstein gehen das viel beschworene Thema Digitalisierung schon seit Jahren aktiv an und nicht zuletzt ein Sturm zeigte, dass sie sich damit auf dem richtigen Weg befinden.

Den ersten Schritt hin zur Digitalisierung der Verwaltungsabläufe hat das 230 Jahre alte Traditionsunternehmen bereits 2002 getan. Die Akte aus Papier war das Medium schlechthin in den alltäglichen Prozessen – mit allen bekannten Nachteilen. Lag sie bei einem Kollegen oder war nicht auffindbar, kam der Prozess ins Stocken. Nicht zuletzt bestand das Risiko, dass ein Brand oder ein Wasserschaden die Akten unwiederbringlich zerstören.

So sollte, so konnte es nicht weitergehen, beschlossen die Verantwortlichen der Ostangler Versicherungen vor fast 20 Jahren. Seinerzeit begann ein Dienstleister, das gesamte, über die Jahre aufgestaute Konvolut in mehreren Jahren zu scannen. Nun lagen die Dokumente allesamt digital vor, doch dies konnte nur der erste Schritt einer Digitalisierung sein. Eine Softwarelösung ermöglichte die Verwaltung der digitalisierten Akten, allerdings nicht zur Zufriedenheit der Anwender. In dem System

habe es keinen Zusammenhang zwischen der Information und der Anfrage gegeben. Resultat: Die Mitarbeiter konnten zwar die einzelnen Dokumente strukturiert suchen und finden, aber die hierin enthaltenen Informationen mussten sie mühevoll von Hand recherchieren.

Digitalisierung: ein fortlaufender Prozess

Dieses wesentliche Manko war letztlich ausschlaggebend für die Ostangler Versicherungen, sich nach einer neuen Lösung umzuschauen. Bei der Ceyoniq Technology aus Bielefeld wurden die Verantwortlichen schließlich fündig. Das ECM-System nscale erfüllte die Anforderungen des Unternehmens:

Ein revisionssicheres elektronisches Archiv sollte zugleich die Unveränderbarkeit der Dokumente und eine entsprechende Versionshistorie bieten. Hinzu kam eine Anbindung an das Bestandsführungssystem, wobei beide Lösungen getrennt voneinander und redundant laufen sollten. Die Ceyoniq Technology konnte diese Wünsche nicht nur erfüllen, sondern zugleich aussagekräftige Referenzen aus der Branche vorweisen.

Im nächsten Schritt bildeten die Ostangler über das System auch Schadenakten inklusive der dazugehörigen Workflows ab.

Beispiel: Eine Schadenmeldung trifft in der Poststelle ein, sie wird mit einem Barcode versehen, gescannt, der jeweiligen Schadenakte bzw. dem Kunden zugeordnet und dann in den Workflow, eine Art Posteingang, gegeben. Hier wird die Meldung dann weiter auf die entsprechenden Sachbearbeiter mit den jeweiligen Zuständigkeiten verteilt. Das spart einen enormen zeitlichen Aufwand ein.

Diese Vorsortierung hat auch den Vorteil, dass sich die eigentlichen Schadenssachbearbeiter auf ihre wesentlichen Aufgaben konzentrieren können. Sie müssten heute nicht mehr schauen, welcher Kunde betroffen sei, die Akte anfordern oder diese gar suchen, weil ein Kollege sie gerade auf dem Schreibtisch hat.

Wie die Ostangler Versicherungen mit einem modernen Informationsmanagement arbeitet, erfahren sie in der exklusiven Referenzbroschüre der Ceyoniq.