Fallstudie: sonnen GmbH

Power fürs Archiv: Digital, komfortabel - und vor allem revisionssicher.

Für die IT-Abteilung eines Unternehmens ist die Einführung der elektronischen Rechnungsbearbeitung einschließlich E-Mail-Archivierung ein herausforderndes Projekt, das viel Vorbereitung benötigt. Doch wenn anschließend die Nutzer ohne Wenn und Aber gern damit arbeiten, lohnt sich der Aufwand allemal. Dass ein reibungsloser Umstieg gelingen kann, zeigt das Beispiel der sonnen GmbH mit Sitz im Oberallgäu.

Revisionssicherheit als Einstieg ins Dokumentenmanagement 

Als zukunftsweisendes Unternehmen kommt auch sonnen natürlich nicht an der elektronischen Rechnung vorbei: Die meisten Lieferanten rechnen ihre Leistungen bereits per E-Mail ab, und sonnen möchte gern, dass alle diesen Weg nutzen. Durch die Arbeit mit SAP ist dies eigentlich auch gar kein Problem, doch es stellte sich heraus, dass das bisher eingesetzte Archivierungssystem nicht die Revisionssicherheit bot, die in Deutschland gefordert ist. Man begab sich also auf die Suche nach einem entsprechenden Ablagesystem und erteilte schließlich windream den Zuschlag. „Wir haben uns für windream entschieden, weil das System unseren Anforderungen an die revisionssichere Aufbewahrung und die Integration in SAP nachkommt. Aber auch, weil es ausbaufähig ist und wir es künftig für weitere Projekte im Dokumentenmanagement nutzen können und dafür keine weiteren Sonderlösungen einsetzen müssen“, erklärt Daniela Langhammer, Leitung Konzernrechnungswesen der sonnen GmbH.

Hintergrund: Die sonnen GmbH

Das Kerngeschäft von sonnen liegt im Angebot von Solarstromspeichern – den sonnenBatterien – für privat und gewerblich genutzte Photovoltaikanlagen sowie deren Vernetzung. Kunden von sonnen müssen ihren selbst erzeugten Strom nicht bei den konventionellen Anbietern einspeisen, sondern können ihn speichern, um ihn direkt zu nutzen und ihn selbst mit anderen zu teilen. Das Ziel ist, die Energiewende wirksam voranzutreiben und die Community mit sauberer und bezahlbarer Energie zu versorgen. Das im Jahr 2010 gegründete Unternehmen mit Sitz in Wildpoldsried im Oberallgäu ist auf Expansionskurs und hat weitere Gesellschaften in mehreren Ländern auf der ganzen Welt. Für sein Geschäftsmodell wurde es bereits mit zahlreichen Innovationspreisen ausgezeichnet.

Große Nutzerakzeptanz vom ersten Tag an 

IT-seitig hat die Einführung eine Weile gedauert, denn die revisionssichere Archivierung benötigt eine Verfahrensdokumentation, es müssen Zugriffsrechte organisiert und vergeben werden und alles muss so sicher laufen, dass nichts schief gehen kann. Für die Buchhaltung hingegen gestaltete sich der Umstieg so einfach, wie man es sich nur wünschen kann: Als die elektronische Rechnungserfassung Anfang März 2021 startete, nahmen die rund 30 Nutzer aus der Finanzbuchhaltung und dem Controlling eigentlich gar keine Veränderung wahr.

„Wir haben so gut wie nichts davon mitbekommen, denn windream arbeitet im Hintergrund“, erinnert sich Langhammer. „Irgendwann erhielten wir die Information: ‚Es läuft, bitte ausprobieren‘. Daraufhin haben wir ein bisschen nachgebessert, dann war es erledigt, gänzlich unspektakulär. Alles läuft wie vorher: Wir öffnen ein Rechnungs-PDF – und dass es nicht mehr auf dem alten Archivierungssystem, sondern revisionssicher in windream abgelegt ist, fällt dabei nicht auf.“ Auf diese Weise ist die Akzeptanz für ein neues System natürlich groß. „Wir mussten für die Umstellung kaum Ressourcen einplanen, eine Schulung war nicht nötig.“

Wir wünschen uns eine einheitliche Archivierungsplattform für alle Stammdaten – mit windream ist sie möglich.

Daniela Langhammer, Leiterin Konzernrechnungswesen, sonnen GmbH.

Archiv mit gewissem Mehrwert

Einen Unterschied gibt es allerdings schon: Wurden vorher von Rechnungen, die per E-Mail eingehen, lediglich die Anhänge gespeichert, archiviert windream darüber hinaus die E-Mail-Nachricht selbst. „Manchmal steht dort eine wichtige Erläuterung oder Ergänzung drin, und die können wir nun ebenfalls einsehen, ohne die E-Mail andernorts zu suchen“, schildert Lang-hammer. „windream speichert zwei PDF-Dateien ab, deren Zusammengehörigkeit ersichtlich ist.“ Vor der Archivierung durchlaufen die Rechnungen einen OCR-Scanprozess. Alle erkannten Daten werden dabei sichtbar gemacht, woraufhin die Buchhaltung die Inhalte prüfen und eine Rechnung gegebenenfalls zur Freigabe verschicken kann.

Eckpunkte 

• Revisionssichere Aufbewahrung elektronischer Rechnungen
• Unkomplizierte Implementierung des neuen Archivierungssystems
• Integration eines E-Mail-Managementsystems
• Hohe Mitarbeiterakzeptanz seit dem ersten Tag
• ECM-Integration in das vorhandene SAP-System

Projekt mit breitem Digitalisierungspotenzial

Derzeit ist die Migration von Altdaten im Gang, damit das Vorgängerarchiv geschlossen werden kann. Im nächsten Schritt sollen weitere Abteilungen und ihre entsprechenden Dokumente in windream integriert werden. „Wir wünschen uns eine einheitliche Archivierungsplattform für alle Stammdaten – mit windream ist sie möglich“, betont Daniela Langhammer. „Verträge, Angebote, Bestellungen und Lieferscheine können wir direkt mit ablegen.

Dann kann beispielsweise die Buchhaltung die dazugehörigen Belege bei Bedarf in die Rechnungsprüfung einbeziehen und muss nicht erst beim Einkauf oder beim Verkauf nachfragen oder um Einsicht in die Ordner bitten: Das wird ein großer Vorteil sein.“ Da im Zuge der Expansion von sonnen die Einzelgesellschaften Land für Land in SAP integriert werden, liegt es nahe, auch sie mit windream auszustatten. Mit diesem System könnten beispielweise über die Belegarchivierung hinaus alle Dokumente weltweit zentral von Deutschland aus verwaltet werden.