Fallstudie: weisenburger bau GmbH

weisenburger baut die Zukunft: Elektronische Aktenverwaltung, E-Mail-Archivierung und Geschäftsprozess-Steuerung.

"Wir bauen Zukunft“ – unter diesem Motto zählt die weisenburger bau GmbH schon seit 1955 zu den führenden Bauunternehmen im südwestdeutschen Raum und ist seit ihrer Gründung weit über regionale Grenzen hinaus bekannt geworden. Das noch in Rastatt, bald in Karlsruhe beheimatete, inhabergeführte Unternehmen mit Geschäftsstellen unter anderem in Frankfurt, Stuttgart und Freiburg beschäftigt mehr als 500 Mitarbeiter und definiert sich mit seinen Schwestergesellschaften als Full-Service-Dienstleister „rund um die Immobilie“. Dass sich die von weisenburger errichteten Immobilienobjekte durch eine überdurchschnittliche Bauqualität auszeichnen, ist nur ein Aspekt von vielen weiteren, die das Unternehmen als außergewöhnlich charakterisieren.

Auch im Bereich der internen IT setzt das Unternehmen voll und ganz auf Innovation und Fortschritt und wurde deshalb 2017 in die Top 100 der innovativsten Firmen Deutschlands gewählt. weisenburger nutzt das Enterprise-Content-Management-System (kurz ECM-System) windream und weitere Produkte des Bochumer Business-Software-Herstellers windream GmbH zur Verwaltung geschäftsrelevanter Dokumente und zur Steuerung interner Geschäftsvorgänge. „Zukunft zu bauen“ bedeutet für weisenburger eben auch, interne Unternehmensstrukturen genauso wie Bauobjekte mitwachsen zu lassen und damit stets zukunftsorientiert zu handeln – bis ins Detail.

Individueller und brachenspezifischer Software-Einsatz

Insgesamt sind 320 Lizenzen des windream-Systems und weitere windream-Komponenten bei weisenburger im täglichen Einsatz. Schon allein die gezielte Auswahl der Software-Komponenten zeigt deutlich, wie individuell und gleichzeitig branchenspezifisch sich moderne Software-Werkzeuge insbesondere auch in der Baubranche einsetzen lassen:

• Das windream ECM-System, das vorwiegend zur Verwaltung von Bauakten eingesetzt wird;
• die E-Mail-Archivierungslösung windream Exchange zur Verwaltung und Archivierung der gesamten E-Mail-Kommunikation sowie;
• das windream BPM-System zur Steuerung und Modellierung interner Geschäftsprozesse

Bauakten mit „kontaktbasierter“ Verschlagwortung

Die rein elektronische Aktenverwaltung auf der Basis eines IT-gestützten Systems spielt eine zentrale Rolle in den internen Geschäftsprozessen von weisenburger. In diesem Kontext stehen natürlich Akten mit branchenspezifischen Inhalten im Fokus – die Bauakten. Sie enthalten alle elektronisch erfassten Informationen, die im Zusammenhang mit den assoziierten Immobilienobjekten wichtig sind, von Kundenkorrespondenzen über Verträge bis hin zu möglichen Reklamationen und allen sonstigen Unterlagen, die im Zusammenhang mit einem bestimmten Bauobjekt stehen. weisenburger legt diese elektronischen Bauakten prinzipiell im windream-System an und verwaltet sie auch dort.

Um die gespeicherten Informationen in den Akten jederzeit und schnell wiederfinden zu können, werden alle Akten nach bestimmten Kriterien angelegt, die speziell auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sind. So erfolgt die Indexierung, also die „Verschlagwortung“ der Akten, immer kontaktbasiert. Das gilt insbesondere auch für die Verwaltung von Verträgen und vertragsrelevanten Unterlagen. Vereinfacht gesagt wird grundsätzliche nach dem Motto „Wer mit wem?“ indexiert. Dabei ist es wichtig zu erwähnen, dass eine Verschlagwortung nicht nach rein manuellen Kriterien von den Anwendern vorgenommen wird bzw. vorgenommen werden darf. Durch die rein kontaktbasierte Verschlagwortung wird eine stringente Systematik nach einem einfachen, eingängigen und gleichzeitig effizienten Prinzip erreicht.

Und, nebenbei bemerkt, liegt es natürlich auf der Hand, dass ein gezielter Zugriff auf die in den elektronischen Akten abgelegten Informationen wesentlich schneller erfolgen kann als mit einer zeitintensiven Durchforstung von Papierarchiven. Dass eine Suche nach Informationen sehr effizient, zeitökonomisch und treffsicher durchgeführt werden kann, liegt an den vielfältigen und leicht handhabbaren Recherche-Optionen, die das windream-ECM-System dem Anwender bietet.

Automatisierte E-Mail-Archivierung mit 500 Postfächern

An das windream-System „angeschlossen“ ist weiterhin die Software-Lösung windream Exchange zur Archivierung und Verwaltung der E-Mail-Korrespondenz bei weisenburger. Die Archivierung der elektronischen Nachrichten erfolgt sowohl auf der Client- als auch auf der Serverseite. Während die Mails serverseitig vollautomatisch und ohne manuelle Eingriffe der Anwender archiviert werden, lassen sich bestimmte Mails aber auch auf der Clientseite von den Anwendern zum Beispiel von einem Postfach(-Ordner) in ein anderes Fach verschieben. Apropos Postfächer: Insgesamt überwacht die windream-Lösung zur E-Mail-Archivierung 500 (!) unterschiedliche Postfächer bei weisenburger. Alle Mails aus diesen Fächern werden systematisch und vollständig archiviert.

Eckdaten

• Branchenspezifische Anpassung des windream ECM-Systems an die Bauindustrie
• Elektronische Bauaktenverwaltung mit windream
• Automatische E-Mail-Archivierung
• Postverarbeitung über elektronisch gesteuerte Geschäftsprozesse

 Postverarbeitung mit windream BPM

Generell spielt das Thema „Post“ bei weisenburger offensichtlich eine übergeordnete Rolle. Denn die Abwicklung der Postbearbeitungsprozesse wurde ebenfalls automatisiert und erfolgt elektronisch. Dazu setzen die verantwortlichen Mitarbeiter in der Poststelle die Software windream BPM ein. Die Abkürzung BPM steht für „Business Process Management“ und meint die Modellierung, Realisierung und Abwicklung geschäftsrelevanter Vorgänge auf elektronischer Ebene.

Das effiziente Management der eingehenden Post ist in diesem Kontext ein klassischer Anwendungsfall für BPM in Unternehmen. Eingehende Post wird von den zuständigen Mitarbeitern der Poststelle zunächst digitalisiert und anschließend über das elektronische windream BPM-System weitgehend automatisiert an die Mitarbeiter der adressierten Unternehmensbereiche geschickt. Dort erfolgt dann die eigentliche Bearbeitung der Post.

Fazit: Vertrauennsvolle Zusammenarbeit ist eminent wichtig

Für weisenburger ist die sehr gute Zusammenarbeit mit dem Hersteller windream während der Dauer des gesamten Projekts immer von grundlegender Bedeutung gewesen, und das gilt nach wie vor. Die für das windream-Projekt zuständigen Mitarbeiter des Unternehmens finden den ehrlichen und offenen Umgang miteinander außergewöhnlich und besonders wertvoll. Sie betonen, dass dies die eigentlich wichtige Voraussetzung für das Gelingen eines solchen Projekts sei. Und das Projekt ist – Stand Januar 2019 – längst noch nicht abgeschlossen. weisenburger plant den Erwerb weiterer Lizenzen für Software-Produkte der windream GmbH, um die Einsatzbereiche der windream Software-Lösungen nochmals zu erweitern.