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Wie lange hält ein DMS eigentlich?

Die Nutzungsdauer eines DMS hängt maßgeblich vom Service und der Instandhaltung ab. Wir zeigen Ihnen was es zu beachten gilt.

Es gibt viele, gute Gründe für die Einführung eines DMS. Wenn auch Sie über die Anschaffung eines DMS nachdenken oder sich womöglich schon für die Umsetzung eines solchen Projektes im eigenen Unternehmen entschieden haben, stellt sich auch Ihnen früher oder später vermutlich die Frage: Wie lange hält ein DMS eigentlich? 

Eine berechtigte Frage. Letztlich ist die Anschaffung einer Unternehmenssoftware immer mit einer gewissen Investition verbunden. Abgesehen von den Kosten des Systems werden auch Zeit und Kapazitäten für die Planung und Umsetzung in Anspruch genommen. 
Daher lohnt sich die Anschaffung eines DMS nur, wenn es auch über einen gewissen Zeitraum einen Mehrwert für das Unternehmen darstellt. Wie hoch die durchschnittliche Lebensdauer eines DMS ist und was Sie als Unternehmen aktiv zu dessen Verlängerung beitragen können, erfahren Sie hier. 

Inhaltsverzeichnis

Gründe für die Anschaffung eines DMS

Es gibt diverse Gründe für den Einstieg in die digitale Dokumentenverwaltung und die damit einhergehende Anschaffung eines Dokumentenmanagementsystems. Dazu zählen beispielsweise: 

  • Einsparung von Papier-, Druck- und Kopierkosten 
  • Reduzierung des Verwaltungsaufwands 
  • Entlastung der Belegschaft
  • Zentralisierung der Dokumentenverwaltung 
  • Standardisierung der Dokumentenverwaltung
  • CSR: Einsparung von Papier aus ökologischen Gründen 

Letztlich haben all diese Gründe jedoch eines gemeinsam: Sie tragen dazu bei, dass Unternehmen in einer von Innovationsdruck und Digitalisierung geprägten Zeit bereit für die Zukunft sind. DMS tragen als wichtiger Bestandteil der unternehmenseigenen IT-Infrastruktur maßgeblich dazu bei, dass Geschäftsprozesse und Workflows effizienter gestaltet werden. 

Die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit wird zudem verbessert, da moderne DMS-Lösungen auch als Kollaborationstools fungieren. 

Volles Potenzial erst bei ganzheitlicher Integrierung

Wichtig ist jedoch, dass sich das volle Potenzial eines DMS erst bei einer ganzheitlichen Integrierung der IT-Infrastruktur entfaltet. Auf dieser Weise kann ein lückenloser Austausch von Informationen zwischen unterschiedlichen Softwarelösungen gewährleistet werden.

Somit sind Unternehmen in der Lage, den größtmöglichen Nutzen aus ihren vorhandenen Daten zu ziehen – eine Fähigkeit, die in unserer heutigen zeit entscheidend für den Erfolg eines Betriebes ist. Es gibt also diverse, triftige Gründe für die Einführung eines DMS. 

Lebensdauer eines DMS

Doch wie lange können Unternehmen ein solches System nach der Einführung noch nutzen? Leben wir nicht in einer enorm schnelllebigen Zeit, in der eine digitale Neuerung die nächste jagt und Software innerhalb kürzester Zeit bereits überholt und veraltet ist?

Unternehmenssoftware ist eine Investition in die Zukunft

Ganz so einfach ist der Sachverhalt tatsächlich nicht. Doch der Reihe nach: Es lässt sich nicht pauschalisieren, wie lange ein Dokumentenmanagementsystem „hält“, bevor es durch eine zeitgemäßere Software abgelöst werden muss. Grundsätzlich gilt jedoch, dass Unternehmenssoftware wie ERP- oder CRM-Systeme bzw. DMS auf eine langfristige Nutzung ausgelegt ist. Sie soll dem Unternehmen möglichst lange einen entsprechenden Mehrwert bieten. 

Nichts hält ewig

Um dies gewährleisten zu können, arbeiten Anbieter unermüdlich an der Verbesserung bestehender Software und stellen regelmäßig Updates und Upgrades zur Verfügung. Denn der Innovationsdruck prägt insbesondere auch die IT-Branche. Wer wachsenden Kundenanforderungen und Marktveränderungen nicht gerecht wird, wird von der Konkurrenz überholt. 

Raum für innovativere Lösungen machen

Früher oder später ist jedoch auch die leistungsstärkste Software irgendwann überholt. In diesen Fällen stellen Anbieter nach rechtzeitiger Vorankündigung und einer Übergangsphase den Support für eine bestimmte Version ein. Dies ist notwendig, um Kapazitäten für neue, relevantere Softwarelösungen zu schaffen. 

3 Dinge, die zur Verlängerung der Lebensdauer Ihres DMS beitragen können

Im Folgenden wollen wir uns nun einmal mit konkreten Maßnahmen auseinandersetzen, die Unternehmen zur Verlängerung der Lebenszeit ihres DMS ergreifen können.  

1. Performance Optimierung des DMS 

Die Performance Optimierung umfasst sämtliche Maßnahmen, deren Ziel die Aufrechterhaltung oder Verbesserung der Leistung des DMS ist. Häufig werden Performance Optimierungsmaßnahmen beispielsweise dann notwendig, wenn es aufgrund einer hohen Auslastung zu langen Ladezeiten kommt. 

Ladezeiten verkürzen

Im Rahmen der Einführung eines DMS sollte daher in jedem Fall die Leistung des Systems bei maximaler Auslastung geprüft werden. Kommt es zu Verzögerungen, müssen vor einem Go-Live Anpassungen vorgenommen werden. Doch auch an späterer Stelle können Anpassungen notwendig werden. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn das Unternehmen wächst und somit auch die Anzahl gleichzeitig auf das System zugreifender User steigt. 

2. Updates, Upgrades und Datenpflege

Die Durchführung regelmäßiger Updates und Upgrades ist unabdingbar, um einen langen Nutzen der Software zu gewährleisten. Obwohl wir besonders im privaten Bereich Pop-Ups bezüglich verfügbarer Updates gerne vorübergehend durch das Klicken auf „Später erinnern“ verschwinden lassen, sollte ihr Stellenwert keineswegs unterschätzt werden. 

Immer auf dem neusten Stand

Zum einen werden Anbieter mit der regelmäßigen Bereitstellung von Updates sich verändernden Marktbedingungen und somit auch Kundenerwartungen gerecht. Zum anderen gehen auch Hacker mit der Zeit und entwickeln immer neue Möglichkeiten bzw. finden Schlupflöcher, über die sie sich Zugang zu sensiblen personenbezogenen Daten verschaffen könnten. 

Anbieter sind sich daher der Relevanz einer ständigen Optimierung der Datensicherheit in ihrem Produkten bewusst. Updates und Upgrades sind daher auch aus datenschutzrechtlicher Sicht nicht zu unterschätzen. 

Datenqualität entscheidend

Eine regelmäßige Pflege der (Stamm-)Daten kommt im hektischen Tagesgeschäft oftmals zu kurz. Dabei ist die Qualität der Daten entscheidend darüber, welchen Mehrwert sie für das Unternehmen darstellen. Denn: Daten sind das Öl des 21. Jahrhunderts. Durch eine regelmäßige Datenpflege tragen Unternehmen dazu bei, dass sie langfristig den größtmöglichen Nutzen aus ihrem DMS ziehen. 

3. Wartung und Instandhaltung der Hardware

Auch die Hardware muss regelmäßig gewartet werden, um eine möglichst lange Lebensdauer des DMS gewährleisten zu können. Beispielsweise muss sichergestellt werden, dass ausreichend Kapazitäten auf den Servern zur Verfügung stehen. Doch nicht nur die Server selbst müssen Instand gehalten werden. 

Im Zuge der zunehmend spürbaren Auswirkungen des Klimawandels durch immer heißere Sommer sollte auch die Klimatisierung des Rechenzentrums insbesondere bei steigenden Temperaturen überprüft werden. Anderenfalls kann es zu kostspieligen Schäden und einem Stillstand des Tagesgeschäftes durch Ausfall der Software kommen. 

Eine Frage des Nutzungs- und Lizenzmodells

Die oben genannten Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen sind grundsätzlich bei Unternehmenssoftware aller Art durchzuführen. Das jeweilige Nutzungs- und Lizenzmodell (On-Premises, gehostet, Cloud-basiert, hybrid) entscheidet jedoch darüber, zu welchem Ausmaß Unternehmen diese Maßnahmen in eigener Initiative ausführen müssen. 

Insbesondere bei Cloud-basierten DMS ist der Aufwand meist vergleichsweise gering, da Serviceleistungen wie regelmäßige Updates direkt durch den Anbieter abgewickelt werden. 

Aus diesem Grund ist in Bezug auf Cloud-Lösungen oftmals auch von Software-as-a-Service – kurz SaaS – die Rede. Bei einem On-Premises DMS müssen jeglichen Maßnahmen selbst durchgeführt werden. Bei einem gehosteten System fallen Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen in den Verantwortungsbereich des Unternehmens. 

Die Wartung und Instandhaltung der Hardware hingegen obliegt dem Unternehmen, welches den bzw. die Server betreibt. Die Kosten dafür sind in den Hosting-Gebühren enthalten. 

Fazit: So haben Sie noch lange etwas von Ihrem neuen DMS

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass sich die genaue Lebensdauer eines DMS nur schwer voraussagen lässt. Grundsätzlich ist Unternehmenssoftware jedoch für eine langfristige Nutzung ausgelegt. Damit Unternehmen möglichst lange von einer DMS-Lösung profitieren, arbeiten Anbieter stets an der Entwicklung neuer Features, Updates und Upgrades. 

Regelmäßige Wartung und Instandhaltung

Durch regelmäßige Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen können Unternehmen  zudem selbst dazu beitragen, dass sie ein System möglichst lange nutzen können. Letztlich ist jedoch offenkundig, dass nichts für die Ewigkeit geschaffen wird. 

Investition in ein DMS rentiert sich langfristig

So wird es auch bei regelmäßiger Wartung und Instandhaltung früher oder später an der Zeit für ein neues DMS sein. Bis zu diesem Zeitpunkt hat sich jedoch bei langfristigem, regelmäßigem Nutzen die ursprüngliche Investition bereits deutlich rentiert, sodass das Legacy-System von einer neuen, zeitgemäßen Software abgelöst werden kann. 

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