Open-Source DMS-Lösungen

Open-Source DMS-Lösungen

Was können Open-Source-DMS-System in der Cloud wirklich und für wen lohnt es sich auf diese zu schauen?

Es klingt zu schön um wahr zu sein. Ein kostenlosen Dokumentenmanagementsystem das so gut wie alles kann, was andere kostenpflichtige Systeme auch können. Gibt es so etwas wirklich? Können Open-Source DMS Systeme in der Cloud wirklich mithalten? Wir wollen an dieser Stelle einmal klären, was genau Open Source im Kontext von DMS-Lösungen in der Cloud eigentlich bedeutet und ob diese Systeme wirklich kostenlos sind. 

Um dies direkt vorweg zu nehmen, sind sie meistens nicht. Denn zumeist werden derartige Systeme von Anbietern zwar kostenlos zur Verfügung gestellt, jedoch werden rund um dieses diverse Serviceleistungen angeboten, die dann ihren Preis haben. Dennoch lohnt sich ein Blick auf derartige Systeme, gerade weil an deren Entwicklung oftmals viele verschiedene Stellen Mitarbeitern und die Innovationskraft solcher Lösungen mitunter sehr hoch sein kann. 

Doch zunächst wollen wir uns einmal den wesentlichsten fragen widmen, die im Zuge derartiger Lösungen unweigerlich aufkommen. Was genau sind Open Source DMS-Systeme überhaupt? Können diese mit anderen Systemen mithalten und wie funktionieren solche Systeme in der Cloud? Dazu werfen wir zunächst einmal einen Blick auf eine allgemeine Definition von Open Source. Warum sollte jemand überhaupt auf die Idee kommen, eine Softwareanwendung gratis zur freien Verfügung zu stellen? 

Was ist Open Source? 

Als Open Source bezeichnet man Software, dessen Quellcode für alle frei zugänglich ist. Dieser kann von Dritten jedoch nicht nur eingesehen, sondern auch genutzt und verändert werden. Dabei wird kein Entgelt fällig, vielmehr kann dieser meistens frei heruntergeladen werden. Doch warum sollte jemand diesen frei zur Verfügung stellen, mag man sich an dieser Stelle fragen. 

Hier gibt es im Wesentlichen zwei Motive. Zum einen altruistische Gründe. Der Quellcode wird frei zur Verfügung gestellt und ein Kollektiv von Menschen arbeitet an dessen Optimierung, Erweiterung oder Veränderung. Dabei spielen monetäre Gründe keine Rolle, vielmehr geht es um die gegenseitige Wertschätzung und den Gedanken des allgemeinen Wissensschatzes. 

Warum jedoch stellen Anbieter von DMS-Systemen ihre Lösung zur freien Verfügung? Der wirtschaftliche Nutzen ergibt sich für diese zumeist aus zusätzlich zur Lösung angebotenen Dienstleistungen. Wir werden an späterer Stelle einen tiefergehenden Blick auf derartige Dienstleistungen werfen. Zunächst legen wir den Fokus auf die allgemeine Funktionsweise eine Dokumentenmanagementsystems in der Cloud. 

Wie funktioniert ein DMS in der Cloud? 

Ein sogenanntes Dokumentenmanagementsystem (DMS) welches in einer Cloud betrieben wird, hilft Unternehmen bei der Verwaltung und Organisation sämtlicher Dokumente, die in diesem umherlaufen. Täglich gehen unzählige Mails samt Anhängen in ein Unternehmen ein, werden Angebote und Rechnungen erstellt oder werden verschickt. Ohne entsprechendes Dokumentenmanagement verliert man schnell den Überblick und es kommt zu Fehlern.

Ein DMS hilft Unternehmen an dieser Stelle dabei, alle Dokumente strukturiert und sicher in vorher definierte Ordnungsstrukturen zu speichern und zu archivieren. Mit detaillierten Suchfunktionen werden diese Dokumente zudem schneller auffindbar, was zu immensen Zeitersparnissen führt. Die Funktionsweise eines DMS bedingt es, dass alle Dateien auf einer zentralen Datenbank gespeichert werden und alle Beteiligten fortan mit den gleichen validen und korrekten Daten und Versionen arbeiten.

Auch tragen derartige Systeme das Potential in sich, viele verschiedene Prozesse in einem unternehmen zusammenzuführen und zu automatisieren. Die Liste ließe sich an dieser Stelle ewig weiter führen. DMS-System in der Cloud können auch von mobilen Endgeräten oder aus dem Homeoffice heraus bedient werden, was viele weitere Vorteile mit sich bringt. 

DMS-Lösungen sind also durchaus vielseitig und sparen einem Unternehmen langfristig eine Menge Ressourcen ein. Warum also sollte ein Anbieter derartiger Software diese einfach frei zur Verfügung stellen? Hierfür lassen sich grundsätzlich verschiedene Gründe ausmachen. 

Cloud- bzw. Hostdienstleistung 

Ein Open Source DMS bietet den entscheidenden Vorteil, dass man dieses nach Belieben anpassen kann, wenn denn das nötige IT-Wissen vorhanden ist. Doch implementiert man das System dann in einer Cloud, werden zwangsläufig Gebühren fällig. Ja, es gibt auch Webbasierte Open-Source-Systeme in der Cloud die selbst hier noch kostenlos sind, doch sind diese meist nur für die private Nutzung und zu weilen für einen einzigen Client ausgerichtet. 
Der Normalfall sieht jedoch vor, dass man für die Speicher- und Rechenleistung einen monatlichen Beitrag zu entrichten hat. Dieser basiert meist auf einer Speicherkapazitätsgrenze pro Monat oder auf die Anzahl der Clients. So bleibt festzuhalten, will man ein DMS in der Cloud betreiben, fallen auch bei einer Open Source Lösung Kosten an. 

Knowhow des Anbieters

DMS-Softwarelösungen sind durchaus komplexe Systeme, die nicht jeder einfach so programmieren kann. Zwar steht bei Open Source Lösungen der Quellcode zur freien Verfügung, jedoch fehlt es den meisten Unternehmen dann doch am nötigen Knowhow diesen gewinnbringend einzusetzen. Hier bieten die Anbieter dann ihr Wissen als Dienstleistung an. So kann dieses bei der Implementierung herangezogen werden, sodass die angepasste Lösung auch so funktioniert, wie sich das Unternehmen das vorstellt. Will man an dieser Stelle sparen, muss man damit rechnen, dass das System immer wieder kleinere Fehler beinhalten könnte, die mitunter, gravierende Auswirkungen auf die Geschäftsprozesse des Unternehmens haben können. 

Schulungen durch den Anbieter

Ist ein System dann erstmal komplett an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst und theoretisch einsatzbereit, kommt die Praxis ins Spiel. Wie funktioniert das System? Was müssen Anwender bei der Nutzung beachten und wie müssen sie ihre liebgewonnen Routinen anpassen? Schult man seine Angestellten an dieser Stelle nicht ausreichend, ist das System von vornherein zum Scheitern verurteilt. Viele Anbieter bieten deshalb Schulungen zu ihren Systemen an, denn letztlich wissen diese am besten, wie das DMS zu nutzen ist, damit es die gewünschten Mehrwerte produzieren kann. 

Anpassungen und zusätzliche Funktionen

Open Source Lösungen enthalten oftmals mehrere Funktionen die für ein Unternehmen wichtig sind. Doch andere Funktionen sind nicht in den Open Source Versionen enthalten, dennoch für eine ganzheitliche Abdeckung der unternehmerischen Prozesse elementar. Will man diese ebenfalls Implementieren werden wohlmöglich weitere Kosten fällig. Zudem sind individuelle Anpassungen des Systems an die Bedürfnisse des Unternehmens oftmals sehr aufwendig. Diese können ebenfalls durch den Anbieter vorgenommen werden, wofür selbstverständlich weitere Kosten anfallen können. 
Schnittstellen und Anbindungen

Oft müssen DMS-Lösungen an andere Systeme angebunden werden. E-Mailprogrammen müssen integriert oder auch eine Schnittstelle zu DATEV eingerichtet werden. Derartige Anbindungen müssen ebenfalls, wenn das notwendige Knowhow nicht vorhanden ist, durch einen externen Dienstleister übernommen werden. 

Gute Werbung

Letztlich sind Open Source Lösungen eine sehr gute Möglichkeit relativ kostengünstig mit Digitalisierungsprozessen zu starten. Gewöhnt man sich an ein System und die dargebotene Benutzeroberfläche, halten die Anbieter der Open Source Lösungen weitere Softwaresysteme bereit, die perfekt mit der Open Source Lösungen kommunizieren und dasselbe Design haben. Somit wird das DMS zum guten Lockangebot, falls an späterer Stelle weitere Systeme implementiert werden sollen.  

Halten wir fest, Open Source-DMS-Lösungen sind zumeist nur dann kostenlos, wenn man über das nötige Knowhow für die diversen Anpassungen und die Implementierung verfügt und wenn man das System auf den eigenen Servern hostet. Rund um Open-Source DMS-Lösungen haben sich diverse Dienstleistungen gebildet, die ein Unternehmen in Anspruch nehmen kann und in vielen Fällen muss. 

Doch stellen derartige Systeme durchaus eine gute Alternative gerade für kleinere Unternehmen, die gerade mit der Digitalisierung starten, dar. Flexible Bezahlmodelle und standardisierte Funktionen sorgen für einen guten Start. Nach und Nach kann das System dann immer weiter ausgeweitet werden und das Unternehmen wachsen. 

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