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Wie setzen Sie Rahmenbedingungen für Ihr DMS-Projekt?

Erfahren Sie hier, welche Rahmenbedingungen Sie vor Beginn Ihres DMS-Projektes definieren sollten.

Wer sich dazu entschieden hat eine neue DMS-Software in seinem Unternehmen einzuführen, sieht sich gleich am Anfang mit einer Vielzahl verschiedener Fragen konfrontiert. Neben der Budgetierung und dem Projektzeitraum, geht es auch um technische Begebenheiten, Verantwortlichkeiten und Fragen zum Umfang der gewünschten Lösung. 

Wie Sie all diesen Fragen am besten begegnen können und warum die Beschäftigung mit diesen zu Beginn so wichtig ist, wollen wir im Folgenden einmal genau klären. Zuvor jedoch wollen wir uns noch ein wenig mit der allgemeinen Funktionsweise von DMS-Lösungen auseinandersetzen, auch um besser verstehen zu können, warum diese Fragen so wichtig sind. 

Inhaltsverzeichnis

Was ist DMS? – Eine Definition

Unter DMS versteht man im Allgemeinen das Dokumentenmanagement-System. Dieses beschäftigt sich mit der Organisation aller Maßnahmen zum strategischen Umgang mit unternehmensbezogen Dokumenten und deren Ablage. 

Während in früheren Zeiten das Hauptaugenmerk auf analoge Dokumente und damit verbunden Aktenordnern und physischen Archiven lag, gehen heute die meisten Dokumente fast ausschließlich digital umher. Daher wird auch ein digitales Dokumentenmanagement-System von immer zentralerer Bedeutung für moderne Unternehmen. 

Fehler vermeiden

Oftmals werden Dokumente auf den einzelnen Rechnern der Akteure erzeugt, gespeichert und weiterverschickt. Dies sorgt für unzählige verschiedene Versionen ein und desselben Dokumentes. Das erzeugt nicht nur Fehler, sondern stellt auch einen unnötigen Mehraufwand dar. 

Alles auf einer zentralen Datenbank

Digitale Dokumentenmanagement-Systeme sind Softwareanwendungen, die alle Dokumente eines Unternehmens auf einer zentralen Datenbank zusammenführen und dort allen Akteuren zur Verfügung stellen. Auf diese Weise gibt es immer nur eine einzige gültige Version eines Dokumentes, was Fehler vermeidet und auch für schnellere Prozesse sorgt. 

Schlanke und effizientere Prozesse

Verändert sich ein Dokument, können auch alle anderen Akteure im Unternehmen die Veränderungen direkt einsehen. Auf diese Weise entstehen im gesamten Unternehmen viele neue effizientere Prozesse. Teilweise werden sogar Prozesse vollständig durch das System automatisiert, was viele Ressourcen freisetzt.

Kosten an vielen Stellen einsparen

Auch hinsichtlich der Papier- und Druckkosten haben DMS-Software-Anwendungen ein enormes Einsparungspotential. Ebenso werden physische Archive obsolet, da die wenigen analogen Dokumente, einfach dem digitalen Archiv zugeführt werden. Hier lassen sich alle Dokumente hinsichtlich deren spezifischen Bestimmungen und Fristen speichern. Das System erinnert dann an deren Löschung oder verhindert diese. 

Technische Seite von DMS-Software

Aufgebaut sind DMS-Software-Lösungen zumeist aus verschiedenen Modulen, die allesamt einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen abdecken. So besteht eine DMS-Lösung beispielweise aus folgenden Modulen: 

  • Workflow-Funktion
  • Elektronische Ein- und Ausgangsrechnungen
  • Suchfunktionen
  • Dokumentenbearbeitung
  • Wissensportal
  • Bewerbungsportal
  • Import und Export von Dokumenten usw.

Nicht jedes Unternehmen benötigt all diese Module sofort, andere überdiese hinaus noch weitere. Neben dem Funktionsumfang ist es auch gewichtig für welches Lizenzmodell man sich entscheidet.

Klassischerweise erwirbt man vom Anbieter eine Software und installiert diese auf den hauseigenen Servern, wo auch die Daten gespeichert werden. In diesem Fall spricht man daher auch von On-Premises. 

Cloud oder doch lieber lokal?

Im Gegensatz dazu hat ein Unternehmen die Möglichkeit eine DMS-Software über das Internet zu nutzen. Die Software und auch die Daten werden dabei auf Servern eines Cloud-Anbieters gespeichert. Man erwirbt entsprechend seines Bedarfs Lizenzen und kann direkt loslegen. Das Modell des Cloud-Computings ist besonders in den letzten Jahren immer beliebter geworden. 

Rahmenbedingungen für Ihr DMS-Projekt setzen

All diese Faktoren spielen bei der Auswahl eines DMS eine wichtige Rolle. Deshalb ist es am Ende auch so schwierig die richtige Lösung für seine Zwecke zu finden. Viele Unternehmen wissen vor der eigentlichen Suche nicht einmal wonach sie suchen. Daher empfiehlt sich eine gute Vorbereitung auf das gesamte DMS-Projekt. 

Zu dieser Vorbereitung gehört es zu aller erst auch die Rahmenbedingungen für das Projekt festzulegen. Mit genau diesen Rahmenbedingungen wollen wir uns an dieser Stelle einmal etwas genauer beschäftigen. 

Viele Faktoren zu berücksichtigen

Zunächst, was sind eigentlich die Rahmenbedingungen für ein DMS-Projekt? Klassischerweise geht es natürlich, wie bei jedem anderen Projekt auch, um den zeitlichen Rahmen, die Verantwortlichkeiten und das Budget. Für Softwareprojekte kommt in noch hinzu, dass die technischen Begebenheiten, wie auch die vorhandene Expertise im Unternehmen unter die Lupe genommen werden müssen. 

Die Verantwortlichkeiten klären

Zu Beginn des Projektes gilt es herauszustellen, wer dieses leitet, wer daran beteiligt ist und ob die eigene Belegschaft über die Kapazitäten verfügt bestimmte Rollen im Projekt einzunehmen. In jedem Fall empfiehlt es sich ein Projektteam, bestehend aus Key-Usern jeder Abteilung und einem Projektverantwortlichen zu gründen. 

Schnittstelle zwischen Anbieter und Belegschaft

Deren Rolle muss dann an Hand Ihrer Expertise geklärt werden. Viele Unternehmen greifen auch auf externe Beratungsleistungen zurück, da Ihnen die eigenen Kapazitäten schlichtweg fehlen. Dabei ist ein eigenes Projektteam jedoch in keinem Fall obsolet. Vielmehr bildet dieses die Schnittstelle zwischen dem Projekt und dem Rest der Belegschaft. 

Annahmewahrscheinlichkeit erhöhen

Die Einbeziehung der Mitarbeiter von Beginn an hat zudem viele weitere Vorteile. Diese können relevante Ideen beisteuern und die aktuellen Problemfelder genau aufzeigen. Darüber hinaus schulen die Key-User den Rest der Belegschaft, wenn das System live geht. Hier wird nicht nur Geld eingespart, das andernfalls für externe Dienstleistungen verwendet werden müsste, sondern es wird auch die Annahmewahrscheinlichkeit im gesamten Unternehmen massiv erhöht. 

Benennen Sie also einen Projektverantwortlichen und ein Projektteam und räumen diesem Zeit ein, sie intensiv mit dem Projekt auseinandersetzen zu können. Wird den Mitarbeitern eine DMS-Software von oben aufgezwungen, reagieren viele mit Ablehnung, was im schlimmsten Fall das gesamte Projekt zu scheitern bringen kann. 

Zeitlichen Rahmen stecken

Neben den Verantwortlichkeiten für Ihr DMS-Projekt, gilt es auch den zeitlichen Rahmen zu klären. Auch hier gibt es wieder viele Dinge zu beachten und viele Abläufe im Projekt sind maßgeblich abhängig von Entscheidungen während des Projektes. 

Eine Frage der Implementierungsart

So lässt sich beispielweise eine DMS-Einführung in der Cloud in der Regel deutlich schneller realisieren, als ein On-Premise-Variante. Ebenso können sich zeitliche Unterschiede hinsichtlich der Implementierungsart ergeben. Entweder man schaltet beim Go-Live alle Funktionen auf einmal frei oder man implementiert die einzelnen Funktionen nach und nach. 
Das Zeitbudget setzt sich so aus mehreren verschiedenen Faktoren zusammen. Im Regelfall sind diese folgende: 

  • Vorbereitungszeit (IST-Analyse, Lastenheft verfassen etc.)
  • DMS-Suche (Longlist, Shortlist, Auswahl) 
  • Testphase (Systeme vergleichen und testen)
  • Anpassungsphase (individuelle Anpassungen am System)
  • Trainingsphase (Schulung der Mitarbeiter)
  • Implementierung (Live-Schalten der Lösung)
  • Überprüfungsphase (Funktionstests, ggf. weitere Anpassungen)
  • Projektabschluss (Evaluation und Projektanalyse)

Daher sollten Sie eine DMS-Einführung nicht auf die leichte Schulter nehmen und auch nicht versuchen die Prozesse unnötig zu beschleunigen. Eine gute Einführung entscheidet über Erfolg oder Misserfolg des gesamten Prozesses. Die Zeit die an dieser Stelle investiert wird, wird ohnehin am Ende durch die schnelleren Prozesse wieder reingeholt. 

Den Kostenrahmen setzen

Die monetäre Budgetierung ist eine durchaus wichtige Sache und stellt eine durchaus große Herausforderung dar. Denn was viele dabei vergessen sind die versteckten und laufenden Kosten, die sich mit einem solchen Projekt ergeben. Werfen wir also einen Blick auf diese verstecken Kosten. Diese können sich beispielsweise wie folgt zusammensetzen: 

  • Kosten für Schulungen
  • Budget für das Projektteam
  • Verdienstausfall für das Projektteam
  • Kosten für individuelle Anpassungen
  • Kosten für Neuanschaffungen (Hardware etc.) 
  • Kosten für weitere externe Dienstleistungen etc.

Das sind jedoch lediglich die Kosten die während eines DMS-Projektes entstehen können. Oftmals werden die laufenden Kosten die in Verbindung mit der Lösung stehen gänzlich vergessen. Wartungsdienstleistungen und ggf. Lizenzgebühren usw. Bei der Budgetplanung sollte man daher bereits im Vorfeld einen gewissen Puffer einplanen, um am Ende nicht von den Kosten erschlagen zu werden. 

Technische Vorrausetzungen klären

Auch hinsichtlich der technischen Begebenheiten im Unternehmen ergeben sich diverse fragen, die es im Vorfeld zu klären gilt. Verfügt das Unternehmen über die IT-Infrastruktur um eine lokale DMS-Software zu implementieren und falls nicht, wie hoch wären die notwendigen Investitionen in die Nachrüstung. 

Eigene Scanner oder Dienstleistung in Anspruch nehmen

Ebenso muss geklärt werden, welche Scanner im Einsatz sind und ob diese ausreichen, sämtliche physischen Dokumente in das digitale Dokumentenmanagement zu überführen. Viele Unternehmen greifen bei einscannen der Dokumente auch auf externe Dienstleistungen zurück. Doch bei sensiblen Dokumenten stellen sich hier wiederum Fragen des Datenschutzes in den Weg. 

Sicherheit der Server

Auch muss man sich mit der Frage der Sicherheit im Allgemeinen auseinandersetzen. Wie sind die Serverräume vor physischen und digitalen Schadquellen geschützt? Erst wenn Sie sich all diese fragen ausreichend beantworten können, kann festgelegt werden, welche Art von DMS-Software implementiert werden soll. 

Fazit: Rahmenbedingen müssen gesteckt werden

Jedes Unternehmen muss sich im Vorfeld zu einer Einführung eines neuen Dokumentenmanagement-Systems mit den Rahmenbedingungen auseinandersetzen. Neben den Fragen des Budgets und des zeitlichen Rahmens in dem das Projekt realisiert werden soll, gilt es auch Verantwortlichkeiten festzulegen und sich mit den technischen Begebenheiten im Unternehmen auseinander zu setzen. 

Erst wenn man die Rahmenbedingungen gesetzt hat, kann mit dem Projekt begonnen werden. Unternehmen die all zu unvorbereitet an das Projekt gehen, scheitern deutlich häufiger. Und ein Scheitern bei einem derartigen Projekt, kann mitunter existenzgefährdend sein. Daher, nehmen Sie sich die Zeit.  

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