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Die Rolle der Versionierung im DMS

Funktionen aus dem Bereich der Versionierung spielen für viele DMS-Software-Nutzer eine wichtige Rolle. Näheres zu den Vorteilen erfahren Sie hier.

Die Versionierung oder auch Versionsverwaltung spielt bei der gemeinsamen Arbeit an Dokumenten eine wichtige Rolle. Aus diesem Grund sind Funktionen aus dem Bereich der Versionierung fester Bestandteil vieler DMS-Software.

Im Folgenden soll daher einmal näher aufgezeigt werden, in welchen Bereichen eine Versionierung von Vorteil ist und welche Funktionen Unternehmen bei der Wahl einer DMS-Software beachten sollten. 

Inhaltsverzeichnis

DMS-Software: Eine Definition

DMS ist ein Akronym und bezeichnet Dokumentenmanagementsysteme. Hierbei handelt es sich um eine Anwendersoftware zur Verwaltung digitaler Dokumente.

Verwaltet werden kann eine Vielzahl unterschiedliche Dokumentenarten, wie beispielsweise: 

  • Bilder 
  • Grafiken 
  • Textdokumente 
  • Dokumente aus Tabellenkalkulation 
  • Videosaufnahmen 
  • Audioaufnahmen 
  • Daten aus EDI (Electronic Data Interchange) 
  • COLD-Dokumente (Computer Output to Laser Disk) 
  • CAD-Dateien (Computer Aided Design) 

So fungiert eine DMS-Software als zentraler Speicherort für alle Dokumente, die im Tagesgeschäft in einem Unternehmen anfallen. 

Vorteile einer DMS-Software

Aus der zentralen Ausrichtung einer DMS-Software ergeben sich diverse Vorteile für das Unternehmen. Beispielsweise wird gewährleistet, dass alle Mitarbeiter mit denselben, korrekten Daten arbeiten. 

Darüber hinaus werden Medienbrüche vermieden, sodass ein lückenloser Informationsfluss im Rahmen von Workflows ermöglicht wird.

Dadurch wird zudem eine doppelte Datenpflege obsolet, sodass auch Übertragungsfehler vermieden werden, was sich wiederum positiv auf die Qualität der verwalteten Daten auswirkt. 

Was bedeutet Versionierung bzw. Versionsverwaltung?

Der Begriff Versionierung oder auch Versionsverwaltung bezeichnet ein System zur Erfassung von Änderungen and Dateien oder Dokumenten. 

Jede Änderung nachvollziehen

Eine Versionierung ermöglicht es so, jede Änderung an einem Dokument nachzuvollziehen. So wird bei jeder Änderung an einem Dokument eine neue Version dieses Dokuments im DMS abgelegt.

Diese Version verfügt sowohl über einen Zeitstempel, als auch über eine Benutzerkennung. 

Im Wesentlichen ist dabei zwischen einer automatischen und einer manuellen Versionierung zu unterscheiden. 

Automatische Versionierung

Bei einer automatischen Versionierung erkennt das System – also die DMS-Software – eigenständig, dass ein Dokument verändert wurde.

Eine aktuelle Kopie des geänderten Dokumentes wird automatisch durch das System nach einer bestimmten Ruhezeit – auch Latenzzeit genannt  –  erstellt und im Dokumentenpool abgelegt.

Die frühere Version bleibt dabei nach wie vor verfügbar; es handelt sich lediglich um eine Kopie. 

Manuelle Versionierung

Bei einer manuellen Versionierung wird der Versionierungsprozess händisch durch den Anwender ausgelöst. Dieser entscheidet also, wann die Änderung eines Dokumentes abgeschlossen ist und eine aktuelle Kopie erstellt werden muss.

In der Regel kann bei der manuellen Versionierung auch eine kurze Beschreibung hinterlegt werden, welche die vorgenommenen Änderungen im Vergleich zur Vorgängerversion darlegen. 

Arten von Versionsverwaltungssystemen

Versionsverwaltungssysteme lassen sich in drei grundlegende Kategorien unterteilen: 

  1. Zentrale Versionsverwaltungssysteme 
  2. Verteilte Versionsverwaltungssysteme 
  3. Lokale Versionsverwaltungssysteme 

1 - Zentrale Versionsverwaltungssysteme

Zentrale Versionsverwaltungssysteme erlauben einen netzwerkweiten Zugriff auf das Repository – also auf das Dokumenten-„Lager“. Über Vergaberechte lässt sich definieren, welcher User welche (Bearbeitungs)-Rechte innerhalb des Systems hat. 

2 – Verteilte Versionsverwaltungssysteme

Bei verteilten Versionsverwaltungssystemen kommt kein zentrales Repository zum Einsatz. Stattdessen verfügt jeder User über sein eigenes Repository.

3 – Lokale Versionsverwaltungssysteme

Lokale Versionsverwaltungssysteme sind hardwaregebunden. Das bedeutet, das sie nur auf einem Computer genutzt werden. Darüber hinaus wird bei der Versionierung eine einzige Datei versioniert.

Es werden also nicht zahlreiche Kopien als separate Dateien abgespeichert. Stattdessen befinden sich die unterschiedlichen Versionen eines Dokumentes in einer Datei.

Vorteile einer DMS-Software für die Versionsverwaltung

Eine in die DMS-Software integrierte Versionsverwaltung bietet sich zum einen an, da hier letztlich die Dokumente liegen, welche Änderungen unterzogen werden. 

Zum anderen bringt eine Versionierung jedoch auch wertvolle Vorteile mit sich. 

So kann ohne eine Versionsverwaltung beispielsweise nicht gewährleistet werden, dass bei jedem Bearbeitungsprozess durch jeden Mitarbeiter auch immer die Vorgängerversion des Dokumentes erhalten bleibt. Es ist durchaus möglich, dass diese in manchen Fällen nicht mehr benötigt wird. 

Negative Auswirkungen eindämmen

Es ist jedoch auch möglich, dass eine aktuelle Änderung unerwartet negative Auswirkungen hat. Dies ist nicht nur dann der Fall, wenn Fehler gemacht werden, sondern auch dann, wenn strategische Entscheidungen im Laufe des Bearbeitungsprozesses revidiert werden und zu einer Vorgängerversion des Dokumentes zurückgekehrt werden muss. 

Datenschutzkonforme Dokumentenverarbeitung

Darüber hinaus unterstützt eine integrierte Versionierung Unternehmen auch bei der DSGVO-konformen Verarbeitung von Dokumenten, welche personenbezogene Daten beinhalten.

Gemäß der europäischen Datenschutzgrundverordnung muss nachvollziehbar sein, welcher Mitarbeiter zu welchem Zeitpunkt Änderungen an den Daten vorgenommen hat bzw. mit den Daten gearbeitet hat. 

Eine (automatische) Versionierung mittels DMS-Software erfüllt diese Dokumentationsanforderungen 

  • Softwareseitig 
  • Bei Bedarf gänzlich automatisiert 
  • Transparent 
  • Einheitlich 

Auf diese Weise lässt sich der Verarbeitungsprozess personenbezogener Daten jederzeit nachvollziehen. 

DMS-Funktionen für die Versionsverwaltung

Diese Vorteile lassen sich softwareseitig über unterschiedliche Funktionen realisieren. Diese sollen im Folgenden einmal exemplarisch näher beleuchtet werden: 

Protokollierung von Änderungen

Eine (automatisierte) Protokollierung durchgeführter Änderungen bezieht sich auf an früherer Stelle bereits erwähnten Dokumentationsanforderungen.

Viele Systeme erstellen automatisiert entsprechende Datei-spezifische Protokolle. Aus diesen wird übersichtlich ersichtlich, welche Mitarbeiter zu welchem Zeitpunkt Änderungen vorgenommen hat. 

Wiederherstellung alter Stände

In manchen Fällen kann es von Nöten sein, ältere Versionen eines Dokumentes wiederherzustellen. Über eine entsprechende Funktion lässt sich dies schnell und unkompliziert realisieren. 

Archivierung einzelner Versionen

Während der Lebenszeit eines Dokumentes kann sich eine Vielzahl unterschiedlicher Versionen eines einzelnen Dokumentes ansammeln. Manche dieser Versionen weichen ggf. nur minimal voneinander ab.

So ist es nicht in jedem Fall zwingend notwendig, alle Versionen eines Dokumentes zu archivieren. Über eine entsprechende DMS-Funktion lassen sich daher auch einzelne, relevante Versionen gezielt archivieren. 

Koordinierung des gemeinsamen Zugriffs

Moderne DMS-Software fungiert immer häufiger auch als leistungsstarkes Kollaborationstool, welches die Zusammenarbeit an Dokumenten im Rahmen von Workflows auf abteilungsübergreifender Ebene erleichtert.

Dabei erfolgen die Zugriffe auf ein Dokumente nicht zwingend nacheinander. Unter Berücksichtigung der Versionierung sollte bei simultanem zugriff bzw. simultaner Bearbeitung eines Dokumentes der gemeinsame Zugriff softwareseitig koordiniert werden können. 

Mehrere Entwicklungszweige

Der Entwicklungsprozess eines Dokumentes ist nicht zwingend gradlinig. Ist dies der Fall, müssen sich mehrere Entwicklungszweige softwareseitig abbilden und versionieren lassen. 

Fazit: Die richtige DMS-Software für die Versionierung

Zusammenfassend wird deutlich, dass eine DMS-gestützte Revisionsverwaltung viele Vorteile mit sich bringt.

So lassen sich beispielsweise datenschutzrechtliche Anforderungen an die Dokumentation der Datenverarbeitung durch entsprechende Automatisierungen ohne nennenswerten administrativen Aufwand erfüllen. 

Je nach Anforderungsprofil des Unternehmens können Funktionen wie 

  • Die Protokollierung von Änderungen 
  • Die Wiederherstellung alter Stände
  • Die Archivierung einzelner Versionen
  • Eine Koordinierung des gemeinsamen Zugriffs 
  • Mehrere Entwicklungszweige 

Bei der Auswahl einer geeigneten DMS-Software eine Rolle spielen. 

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