Starke-DMS® im Einsatz in der Immobilienbranche

Gemeinsam zum Ziel – die Heindrich Hausverwaltung GmbH und das Dokumenten-Managementsystem Starke-DMS® der Firma Starke+Reichert.

Die Heindrich Hausverwaltungen GmbH zählt in der Region Kassel zu den führenden privaten Hausverwaltungen und wurde 1919 gegründet. Die digitale Transformation der Heindrich Hausverwaltungen GmbH von einem traditionell geführten hin zu einem digitalen Immobilienunternehmen zeigt eindrücklich, welche Optimierungspotenziale für weite Teile der Branche noch existieren.

Bereits im Jahr 2006 entschied sich die Geschäftsführung der Heindrich Hausverwaltung dazu, das Traditionsunternehmen auf die Möglichkeiten und Herausforderungen des digitalen Wandels vorzubereiten. Mit der Einführung des Starke-DMS® sollte die Grundlage für weitgehend papierlose Unternehmensprozesse geschaffen werden.

Optimierung der Unternehmensprozesse

Interne Arbeitsabläufe wurden dank des Einsatzes des Dokumenten-Managementsystems erheblich vereinfacht, z.B. durch die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung sowie die automatische Belegerkennung. Die nächsten Schritte zur weiteren Optimierung der Unternehmensprozesse waren die Betrachtung des Alltags der Mitarbeiter:innen.

Die aufwändigsten Tätigkeiten sowie die Informationsbedürfnisse der Kunden sollten ebenfalls in die digitalisierten Abläufe integriert werden. Hierfür gab es eine klare Vorgabe: die Mitarbeiter:innen würden ihre gewohnten und digitalen Arbeitsprozesse beibehalten, während Wohnungseigentümer und Mieter über eine benutzerfreundliche Online-Lösung integriert werden sollten, z.B. um einen Schaden in der Wohnung zu melden oder die Betriebskostenabrechnung einzusehen.

Cloud-Software

Im nächsten hieß es also eine Cloud-Lösung zu finden, die diese Anforderungen zum Starke-DMS® ergänzen kann. Schnell wurde man auf die Cloud-Plattform der casavi GmbH aufmerksam. Die Kombination der zwei führenden Anbieter auf ihrem jeweiligen Spezialgebiet führte schnell zu den gewünschten Ergebnissen. Die Lösungen von casavi konnten über Standard-Schnittstellen an das Starek-DMS® angebunden werden, um so unternehmensspezifische Daten und Prozesse miteinander zu koppeln. Heute freut sich das Unternehmen über einen papierlosen Arbeitsalltag.