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Inhaltsverzeichnis

  1. Einleitung
  2. Systeminformationen
  3. Alle Funktionalitäten
  4. Fordern Sie weitere Informationen an

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System:

DocuWare

DocuWare Dokumentenmanagement-System – eine Komplettlösung
Vier Funktionen sind der Kern einer umfassenden Lösung, die alle Dokumente Ihres Unternehmens – etwa Papierunterlagen wie Eingangsrechnungen oder Briefwechsel, Verträge, Dateien, E-Mails und vieles mehr – in wertvolle Ressourcen umwandelt und Ihnen gleichzeitig hohe Transparenz in Ihre Geschäftsprozesse bringt:

  • Dokumente erfassen und ablegen
  • Zugriff und Transparenz sicherstellen
  • Reibungslose Zusammenarbeit
  • Durchgängige Dokumenten-Management-Infrastruktur
Lieferant:

köditz-datensysteme GmbH

Als Systemhaus entwerfen, integrieren und unterhalten wir IT-Architekturen für kleine bis mittelständische  Unternehmen. Unser Fokus liegt dabei auf der IT-basierten nachhaltigen Optimierung von Geschäftsprozessen. Mit allen unseren Kunden streben wir den Aufbau langfristiger Geschäftsbeziehungen an.

köditz zeichnet sich durch Flexibilität, Zuverlässigkeit, Sicherheit und Qualität aus. Gemeinsam mit unseren Kunden entwickeln wir effiziente, maßgeschneiderte IT-Gesamtlösungen.

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Das papierlose Büro

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Plattform: On-premises
Benutzer: 1 bis 10 Benutzer, 10 bis 25 Benutzer, 25 bis 50 Benutzer, 50 bis 150 Benutzer, 150 bis 250 Benutzer, mehr als 250 Benutzer
Unternehmensgröße: 1 bis 10 Mitarbeiter, 10 bis 50 Mitarbeiter, 50 bis 250 Mitarbeiter, mehr als 250 Mitarbeiter
Cloud Budget: Von €1 zu €50
hauseigenes Budget: Von €1 zu €100.000+
Schnittstellen: Buchhaltung, E-Mail Programm, ERP, Office
Mobil: Android, iOS
Browser: Chrome, Firefox, Edge, Safari
Datenbank: Microsoft SQL
Support: E-mail Unterstützung, FAQ's, Anleitungen und Whitepapers, Telefonische Unterstützung
Lokale Unterstützung: Deutschland
Interface Sprache: Niederländisch, Englisch, Deutsch, Französisch, Andere, Spanisch
Steuerkonformität: Niederlande, Belgien, Deutschland, Frankreich, Österreich, Vereinigtes Königreich, Schweiz, Andere
Quellcode: Closed Source
Ecosystem: Nein
kostenlose Testversion: Ja
Sandbox: Nein

Alle Funktionalitäten

Plattform

Cloud Cloud-basierte DMS 

Cloud
Keine
On-premises
Primär
Gehostet
Keine
Hybrid
Keine

Benutzer

1 bis 10 Benutzer
Primär
10 bis 25 Benutzer
Primär
25 bis 50 Benutzer
Primär
50 bis 150 Benutzer
Primär
150 bis 250 Benutzer
Primär
mehr als 250 Benutzer
Primär

Unternehmensgröße

1 bis 10 Mitarbeiter
Primär
10 bis 50 Mitarbeiter
Primär
50 bis 250 Mitarbeiter
Primär
mehr als 250 Mitarbeiter
Primär

Cloud Budget

bis zu 25€ pro Benutzer pro Monat Diese Lösung ist für Unternehmen mit einem Cloud Budget bis zu 25€ pro Benutzer pro Monat erhältlich. 

bis zu 25€ pro Benutzer und Monat
Sekundär

25€ bis 50€ pro Benutzer pro Monat Diese Lösung ist für Unternehmen mit einem Cloud Budget zwischen 25€ und 50€ pro Benutzer pro Monat erhältlich. 

25€ bis 50€ pro Benutzer und Monat
Primär

50€ bis 75€ pro Benutzer pro Monat Diese Lösung ist für Unternehmen mit einem Cloud Budget zwischen 50€ und 75€ pro Benutzer pro Monat erhältlich. 

50€ bis 75€ pro Benutzer und Monat
Keine

75€ bis 100€ pro Benutzer pro Monat Diese Lösung ist für Unternehmen mit einem Cloud Budget zwischen 75€ und 100€ pro Benutzer pro Monat erhältlich. 

75€ bis 100€ pro Benutzer und Monat
Keine

100€ bis 150€ pro Benutzer pro Monat Diese Lösung ist für Unternehmen mit einem Cloud Budget zwischen 100€ und 150€ pro Benutzer pro Monat erhältlich. 

100€ bis 150€ Euro pro Benutzer und Monat
Keine

mehr als 150€ pro Benutzer pro Monat Diese Lösung ist für Unternehmen mit einem Cloud Budget von mehr als 150€ pro Benutzer pro Monat erhältlich. 

mehr als 150€ pro Benutzer und Monat
Keine

hauseigenes Budget

Bis 5.000€ Diese Lösung ist für Unternehmen mit einem Budget von bis zu 5.000€ erhältlich. 

bis 5.000€
Sekundär

5.000€ bis 25. 000€ Diese Lösung ist für Unternehmen mit einem Budget zwischen 5.000€ und 25.000€ erhältlich. 

5.000€ bis 25.000€
Sekundär

25.000€ bis 50. 000€ Diese Lösung ist für Unternehmen mit einem Budget zwischen 25.000€ und 50.000€ erhältlich. 

25.000€ bis 50.000€
Primär

50.000€ bis 100. 000€ Diese Lösung ist für Unternehmen mit einem Budget zwischen 50.000€ und 100.000€ erhältlich. 

50.000€ bis 100.000€
Sekundär

Mehr als 100. 000€ Diese Lösung ist für Unternehmen mit einem Budget von mehr als 100.000€ erhältlich. 

mehr als 100.000€
Sekundär

Abrechnung

Positionen in Teilbeträge splitten Die Positionen der Abrechnung können in Teilbeträge gesplittet werden. 

Positionen in Teilbeträge splitten
Über Dritte

Zuweisung Kostenstellen Kosten können direkt den Stellen zugewiesen werden, die sie verursacht haben. 

Zuweisung Kostenstellen
Über Dritte

Rechnungs- und Skontofristen überwachen Rechnungs- und Skontofristen werden vom System abgebildet. 

Rechnungs- und Skontofristen überwachen
Über Dritte

aktueller Status und Detailinformationen einsehen Bearbeitungsstatus der Abrechnung wird inklusive detaillierter Informationen angezeigt. 

aktueller Status und Detailinformationen einsehen
Über Dritte

Zeitkritische Rechnungsbelege anzeigen und filtern Dringende Rechnungsbelege werden angezeigt und können gezielt gefiltert werden. 

Zeitkritische Rechnungsbelege anzeigen und filtern
Über Dritte

Frühwarnsystem Warnsystem, welches frühzeitig auf potenzielle bevorstehende Probleme und Gefahren hinweist. 

Frühwarnsystem
Über Dritte

Statistische Auswertung Nutzbarmachung diverser Einzeldaten

Statistische Auswertung
Über Dritte

Daten ergänzen Das nachträgliche Hinzufügen bzw. Bearbeiten von Daten

Daten ergänzen
Standard verfügbar

Besonderheiten erfassen Festhalten von Anomalien bzw. Ausnahmen.

Besonderheiten erfassen
Standard verfügbar

verschiedene Formularbausteine Diverse Komponenten zur Erstellung eines Formulars

verschiedene Formularbausteine
Über Dritte

Chat Eine Chatfunktion zum Austausch in Echtzeit. 

Chat
Nein

Informationen austauschen Austausch von Informationen

Informationen austauschen
Standard verfügbar

Beiträge zu Dokumenten erstellen und darauf antworten Es ist möglich, einen Beitrag bzgl. eines bestimmten Dokumentes zu erstellen und auf diesen zu antworten.

Beiträge zu Dokumenten erstellen und darauf antworten
Nein

Mitarbeiter im Kommentar verlinken Kollegen können in Kommentaren direkt verlinkt werden.

Mitarbeiter im Kommentar verlinken
Nein

Umfragen erstellen Es können Umfragen zur späteren Auswertung erstellt werden. 

Umfagen erstellen
Über Dritte

Archivieren

Dokumente Dokumente können im DMS archiviert werden. 

Dokumente
Standard verfügbar
E-Mails
Standard verfügbar

Anhänge Anhänge (beispielsweise E-Mail Anhänge) können im DMS archiviert werden. 

Anhänge
Standard verfügbar

Sonstige Die Archivierung weiterer Datenkategorien bzw. Formate 

Sonstige
Standard verfügbar

Belegerfassung

Mail Belege aus Mails können erfasst werden. 

Mail
Über Dritte

Physisch Analoge Belege können erfasst werden

Physisch
Standard verfügbar

Sonstige Belege, welche auf anderem Weg eingehen, können erfasst werden. 

Sonstige
Standard verfügbar

Barcodes scannen und identifizieren

Barcodes scannen und identifizieren Barcodes können, beispielsweise mittels OCR, eingescannt und gelesen werden. 

Barcodes scannen und identifizieren
Über Dritte

Barcodes generieren Neue Barcodes können erzeugt werden

Barcodes generieren
Anpassung möglich

automatische Verschlagwortung Informationen werden über die Regelwerke automatisch ausgelesen

automatische Verschlagwortung
Über Dritte

verschiedene Barcodetypen mehrere Barcode Arten können vom System gelesen und verarbeitet werden. 

verschiedene Barcodetypen
Über Dritte

Digitale Signaturen

Textsignatur
Standard verfügbar
Bildsignatur
Standard verfügbar
private key
Nein
public key
Nein
qualifizierte elektronische Signatur
Eingeschränkter Support
qualifizierter Zeitstempel
Standard verfügbar

Drag & Drop

E-Mails Lassen sich E-Mail via Drag&Drop verschieben?

E-Mails
Eingeschränkter Support

PDF Lassen sich PDF-Datein via Drag&Drop verschieben? 

PDF
Standard verfügbar

Sonstige Lassen sich sonstige Datein via Drag&Drop verschieben? 

Sonstige
Standard verfügbar

Mobile Verfügbarkeit

Dateien mobil übertragen
Über Dritte
voller Zugriff auf alle Dateien
Über Dritte
Dokumente scannen
Über Dritte
Verschlagworten
Eingeschränkter Support

OCR

Zeichenerkennung
Standard verfügbar
Texterkennung
Standard verfügbar
Dokumentenerkennung
Eingeschränkter Support

Ordnerstruktur

Standardstruktur
Nein
neue Ordner anlegen
Standard verfügbar
Ordner verschieben
Standard verfügbar
Ordner unbennen
Standard verfügbar
Standaraddokumente
Nein
bestehende DMS an Standard anpassen
Standard verfügbar
Standardstruktur wiederherstellen
Nein

Personalmanagement

Stammdaten anlegen
Standard verfügbar
Filtermöglichkeiten für Personalakten
Standard verfügbar
Status
Standard verfügbar
Teams
Standard verfügbar
Beruf
Standard verfügbar
Weiterbildungen
Standard verfügbar
Benachrichtigung Termine und Fristen
Über Dritte
Akteneinsicht
Standard verfügbar
automatische Kopien von Akten
Standard verfügbar
automatische Löschung von Kopien der Akten
Über Dritte
Änderungsmitteilung für Akten
Über Dritte
Organigramm
Nein
verschiedene Hierachien definieren
Nein
Position in Personalakte übernehmen
Nein
Verantwortlichekeiten definieren
Nein
Teilstrukturen
Nein
Kalenderansicht
Nein
Checklisten
Über Dritte
Bewerbermanagement
Über Dritte
Bedarfmeldung erstellen
Über Dritte
Stellenausschreibung erstellen
Über Dritte
Verküpfung zu Jobportalen
Nein
Bewerbungen archivieren
Standard verfügbar
Korrespondenzvorlagen
Über Dritte
Arbeitsvertrag erstellen
Über Dritte

Revisionssichere Ablage

ISO 15489-1
Standard verfügbar
ISO 15489-2
Anpassung möglich
ISO 82045
Anpassung möglich
ISO 10166
Anpassung möglich
Signaturrichtlinie EU-Richtlinie 1999/93/EG
Anpassung möglich

Suchfunktion, Verschlagwortung

nach Dateiname
Standard verfügbar
nach letzter Benutzer
Standard verfügbar
nach Datei-Typ
Standard verfügbar
nach Tags/Schlagworten
Standard verfügbar
nach Tickets
Nein
Volltextsuche
Standard verfügbar

Vergabe von Tickets bei Dokumenteneingang
Nein
Dokumente und E-Mails ins Ticket verlinkt
Nein
Tickets auf Wiedervorlage
Nein
Suche nach Tickets
Nein
Tickethistorie für Kundenordner
Nein

Versionierung

Protokollierung von Änderungen
Standard verfügbar
Wiederherstellung alter Stände
Standard verfügbar
Archivierung einzelner Versionen
Standard verfügbar
Koordinierung des gemeinsamen Zugriffs
Standard verfügbar
mehrere Entwicklungszweige
Eingeschränkter Support

Vertragsmanagement

Freigabeworkflows
Über Dritte
Revisionssichere Ablage
Standard verfügbar
Digitale Signaturen
Standard verfügbar
Kollaborationen
Standard verfügbar
mobiler Zugriff
Über Dritte

Weitere Funktionalitäten

Bearbeitungsstand der Dokumente
Standard verfügbar
Freigabe
Über Dritte
Geräteverwaltung
Eingeschränkter Support
Kategorisierung der Dokumente
Standard verfügbar
Kollaboration
Standard verfügbar
Kreditorenrechnung/Kreditkonto
Über Dritte
Kundenmanagement
Standard verfügbar
Mandantenordner
Standard verfügbar
Anforderungsmanagement
Eingeschränkter Support

Wiedervorlagen

Rechnungsfristen
Über Dritte
Verträge
Über Dritte
Eskalationsstufen
Über Dritte
Weiterleiten bei Nichtbearbeitung
Über Dritte

Wissensdatenbank

Fragen bewerten
Eingeschränkter Support
Lösungsvorschläge einbringen
Eingeschränkter Support
Kommentieren
Eingeschränkter Support
Antwort als Lösung markieren
Eingeschränkter Support
Auszeichnung für Nutzer
Eingeschränkter Support

Workflow

Workflow-Designer
Über Dritte
Verarbeitungsregeln integrieren
Über Dritte
Scripting-Möglichkeiten
Standard verfügbar
nachvollziehbare Entscheidungswege
Standard verfügbar
individuelle Formulare
Über Dritte
Teilformulare
Über Dritte
eigene Skripte in Formular integireren
Nein

Betriebssystem

Linux
Begrenzt
Mac OS
Sekundär
Windows Vista
Begrenzt
Windows XP
Begrenzt
Windows 7
Begrenzt
Windows 8
Primär
Windows 10
Primär
Unix
Begrenzt
Andere
Begrenzt

Schnittstellen

Kassensystem
Eingeschränkter Support
Buchhaltung
Standard verfügbar
Callcenter Pakete
Eingeschränkter Support
DMS
Eingeschränkter Support
E-Mail Programm
Standard verfügbar
ERP
Standard verfügbar
Office
Standard verfügbar
Office for Mac
Nein

Mobil

Android
Ja
iOS
Ja
BlackBerry
Begrenzt
Windows Phone
Begrenzt

Browser

Chrome
Primär
Firefox
Primär
Edge
Primär
Safari
Primär

Datenbank

Access
Keine
Btrieve
Keine
FoxPro
Keine
FileMaker
Keine
Hana
Keine
IBM DB2
Keine
Informix
Keine
Microsoft SQL
Primär
mySQL
Begrenzt
Oracle
Sekundär
Pervasive SQL
Keine
PostgreSQL
Keine
Progress
Keine
Sybase
Keine

Support

E-mail Unterstützung
Standard verfügbar
FAQ's
Standard verfügbar
Anleitungen und Whitepapers
Standard verfügbar
Live Chat
Nein
Telefonische Unterstützung
Standard verfügbar
Video Unterstützung
Eingeschränkter Support

Lokale Unterstützung

Niederlande
Begrenzt
Belgien
Nein
Deutschland
Ja
Frankreich
Nein
Österreich
Nein
Vereinigtes Königreich
Nein
Schweiz
Nein
Andere
Nein

Interface Sprache

Niederländisch
Ja
Englisch
Ja
Deutsch
Ja
Französisch
Ja
Andere
Ja
Spanisch
Ja

Steuerkonformität

Niederlande
Ja
Belgien
Ja
Deutschland
Ja
Frankreich
Ja
Österreich
Ja
Vereinigtes Königreich
Ja
Schweiz
Ja
Andere
Ja

Quellcode

Closed Source
Ja
Open Source
Nein

Ecosystem

Ecosystem
Nein

kostenlose Testversion

kostenlose Testversion
Ja

Sandbox

Sandbox
Nein

Fallstudien