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Inhaltsverzeichnis

  1. Einleitung
  2. Systeminformationen
  3. Alle Funktionalitäten
  4. Fordern Sie weitere Informationen an

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System:

COI-BusinessFlow

COI-BusinessFlow ist eine über viele Jahre entwickelte und ausgereifte Client-Server-Lösung. Sie vereint die elektronische Archivierung, Dokumentenmanagement (DMS) und Workflow Management in einer modularen, vielfach und in unterschiedlichsten Umgebungen eingesetzten Clientanwendung.

COI-BusinessFlow ermöglicht eine sichere und konsistente Langzeitarchivierung. Sie verwaltet, versioniert und managt Informationen und Dokumente in einer zentralen Informationsplattform.

Lieferant:

COI GmbH

Das Unternehmen
Die 1988 gegründete COI GmbH zählt zu den führenden deutschen Anbietern im Bereich Dokumenten- und Workflowmanagement sowie Archivierung. Das Lösungsportfolio beinhaltet leistungsfähige ECM-Komponenten, welche als konfigurierbare Standardlösung einsetzbar sind und bei Bedarf individuell angepasst werden können. Kaufmännische und technische Umgebungen mit der Unterstützung unterschiedlichster Unternehmensabläufe, wie Vertrags-, Personal-, Kunden- und Lieferantenverwaltung, als auch die übergreifende Prozessunterstützung stehen im Fokus.

Ergänzend werden branchenspezifische Prozesse optimiert, wie beispielsweise die Arzneimittelzulassung und Lösungen zur GxP-gerechten Dokumentation, oder für den zentralen Austausch von Dokumenten auf Basis von Microsoft-Umgebungen unterstützt. Microsoft SharePoint-Integrationen und -Dienstleistungen sowie die Anbindung von ERP-Systemen (z. B. SAP, Microsoft Dynamics) sind weitere Themen und runden das Profil ab.

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DMS als digitale Datenbank

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Plattform: Cloud, On-premises, Gehostet
Benutzer: 1 bis 10 Benutzer, 10 bis 25 Benutzer, 25 bis 50 Benutzer, 50 bis 150 Benutzer, 150 bis 250 Benutzer, mehr als 250 Benutzer
Unternehmensgröße: 1 bis 10 Mitarbeiter, 10 bis 50 Mitarbeiter, 50 bis 250 Mitarbeiter, mehr als 250 Mitarbeiter
Cloud Budget: Nein
hauseigenes Budget: Nein
Schnittstellen: Buchhaltung, E-Mail Programm, ERP, Office
Mobil: Android, iOS, Windows Phone
Browser: Chrome, Firefox, Edge, Safari
Datenbank: mySQL, Oracle
Support: E-mail Unterstützung, FAQ's, Anleitungen und Whitepapers, Live Chat, Telefonische Unterstützung, Video Unterstützung
Lokale Unterstützung: Deutschland, Österreich, Schweiz
Interface Sprache: Englisch, Deutsch
Steuerkonformität: Deutschland
Quellcode: Closed Source
Ecosystem: Nein
kostenlose Testversion: Nein
Sandbox: Ja

Alle Funktionalitäten

Plattform

Cloud Cloud-basierte DMS 

Cloud
Primär
On-premises
Primär
Gehostet
Primär
Hybrid
Keine

Benutzer

1 bis 10 Benutzer
Primär
10 bis 25 Benutzer
Primär
25 bis 50 Benutzer
Primär
50 bis 150 Benutzer
Primär
150 bis 250 Benutzer
Primär
mehr als 250 Benutzer
Primär

Unternehmensgröße

1 bis 10 Mitarbeiter
Primär
10 bis 50 Mitarbeiter
Primär
50 bis 250 Mitarbeiter
Primär
mehr als 250 Mitarbeiter
Primär

Cloud Budget

bis zu 25€ pro Benutzer pro Monat Diese Lösung ist für Unternehmen mit einem Cloud Budget bis zu 25€ pro Benutzer pro Monat erhältlich. 

bis zu 25€ pro Benutzer und Monat
Keine

25€ bis 50€ pro Benutzer pro Monat Diese Lösung ist für Unternehmen mit einem Cloud Budget zwischen 25€ und 50€ pro Benutzer pro Monat erhältlich. 

25€ bis 50€ pro Benutzer und Monat
Keine

50€ bis 75€ pro Benutzer pro Monat Diese Lösung ist für Unternehmen mit einem Cloud Budget zwischen 50€ und 75€ pro Benutzer pro Monat erhältlich. 

50€ bis 75€ pro Benutzer und Monat
Keine

75€ bis 100€ pro Benutzer pro Monat Diese Lösung ist für Unternehmen mit einem Cloud Budget zwischen 75€ und 100€ pro Benutzer pro Monat erhältlich. 

75€ bis 100€ pro Benutzer und Monat
Keine

100€ bis 150€ pro Benutzer pro Monat Diese Lösung ist für Unternehmen mit einem Cloud Budget zwischen 100€ und 150€ pro Benutzer pro Monat erhältlich. 

100€ bis 150€ Euro pro Benutzer und Monat
Keine

mehr als 150€ pro Benutzer pro Monat Diese Lösung ist für Unternehmen mit einem Cloud Budget von mehr als 150€ pro Benutzer pro Monat erhältlich. 

mehr als 150€ pro Benutzer und Monat
Keine

hauseigenes Budget

Bis 5.000€ Diese Lösung ist für Unternehmen mit einem Budget von bis zu 5.000€ erhältlich. 

bis 5.000€
Keine

5.000€ bis 25. 000€ Diese Lösung ist für Unternehmen mit einem Budget zwischen 5.000€ und 25.000€ erhältlich. 

5.000€ bis 25.000€
Keine

25.000€ bis 50. 000€ Diese Lösung ist für Unternehmen mit einem Budget zwischen 25.000€ und 50.000€ erhältlich. 

25.000€ bis 50.000€
Keine

50.000€ bis 100. 000€ Diese Lösung ist für Unternehmen mit einem Budget zwischen 50.000€ und 100.000€ erhältlich. 

50.000€ bis 100.000€
Keine

Mehr als 100. 000€ Diese Lösung ist für Unternehmen mit einem Budget von mehr als 100.000€ erhältlich. 

mehr als 100.000€
Keine

Abrechnung

Positionen in Teilbeträge splitten Die Positionen der Abrechnung können in Teilbeträge gesplittet werden. 

Positionen in Teilbeträge splitten
Standard verfügbar

Zuweisung Kostenstellen Kosten können direkt den Stellen zugewiesen werden, die sie verursacht haben. 

Zuweisung Kostenstellen
Standard verfügbar

Rechnungs- und Skontofristen überwachen Rechnungs- und Skontofristen werden vom System abgebildet. 

Rechnungs- und Skontofristen überwachen
Standard verfügbar

aktueller Status und Detailinformationen einsehen Bearbeitungsstatus der Abrechnung wird inklusive detaillierter Informationen angezeigt. 

aktueller Status und Detailinformationen einsehen
Standard verfügbar

Zeitkritische Rechnungsbelege anzeigen und filtern Dringende Rechnungsbelege werden angezeigt und können gezielt gefiltert werden. 

Zeitkritische Rechnungsbelege anzeigen und filtern
Standard verfügbar

Frühwarnsystem Warnsystem, welches frühzeitig auf potenzielle bevorstehende Probleme und Gefahren hinweist. 

Frühwarnsystem
Standard verfügbar

Statistische Auswertung Nutzbarmachung diverser Einzeldaten

Statistische Auswertung
Standard verfügbar

Daten ergänzen Das nachträgliche Hinzufügen bzw. Bearbeiten von Daten

Daten ergänzen
Standard verfügbar

Besonderheiten erfassen Festhalten von Anomalien bzw. Ausnahmen.

Besonderheiten erfassen
Standard verfügbar

verschiedene Formularbausteine Diverse Komponenten zur Erstellung eines Formulars

verschiedene Formularbausteine
Standard verfügbar

Chat Eine Chatfunktion zum Austausch in Echtzeit. 

Chat
Standard verfügbar

Informationen austauschen Austausch von Informationen

Informationen austauschen
Standard verfügbar

Beiträge zu Dokumenten erstellen und darauf antworten Es ist möglich, einen Beitrag bzgl. eines bestimmten Dokumentes zu erstellen und auf diesen zu antworten.

Beiträge zu Dokumenten erstellen und darauf antworten
Standard verfügbar

Mitarbeiter im Kommentar verlinken Kollegen können in Kommentaren direkt verlinkt werden.

Mitarbeiter im Kommentar verlinken
Nein

Umfragen erstellen Es können Umfragen zur späteren Auswertung erstellt werden. 

Umfagen erstellen
Nein

Archivieren

Dokumente Dokumente können im DMS archiviert werden. 

Dokumente
Standard verfügbar
E-Mails
Standard verfügbar

Anhänge Anhänge (beispielsweise E-Mail Anhänge) können im DMS archiviert werden. 

Anhänge
Standard verfügbar

Sonstige Die Archivierung weiterer Datenkategorien bzw. Formate 

Sonstige
Standard verfügbar

Belegerfassung

Mail Belege aus Mails können erfasst werden. 

Mail
Standard verfügbar

Physisch Analoge Belege können erfasst werden

Physisch
Standard verfügbar

Sonstige Belege, welche auf anderem Weg eingehen, können erfasst werden. 

Sonstige
Standard verfügbar

Barcodes scannen und identifizieren

Barcodes scannen und identifizieren Barcodes können, beispielsweise mittels OCR, eingescannt und gelesen werden. 

Barcodes scannen und identifizieren
Standard verfügbar

Barcodes generieren Neue Barcodes können erzeugt werden

Barcodes generieren
Standard verfügbar

automatische Verschlagwortung Informationen werden über die Regelwerke automatisch ausgelesen

automatische Verschlagwortung
Standard verfügbar

verschiedene Barcodetypen mehrere Barcode Arten können vom System gelesen und verarbeitet werden. 

verschiedene Barcodetypen
Standard verfügbar

Digitale Signaturen

Textsignatur
Anpassung möglich
Bildsignatur
Anpassung möglich
private key
Anpassung möglich
public key
Anpassung möglich
qualifizierte elektronische Signatur
Anpassung möglich
qualifizierter Zeitstempel
Anpassung möglich

Drag & Drop

E-Mails Lassen sich E-Mail via Drag&Drop verschieben?

E-Mails
Standard verfügbar

PDF Lassen sich PDF-Datein via Drag&Drop verschieben? 

PDF
Standard verfügbar

Sonstige Lassen sich sonstige Datein via Drag&Drop verschieben? 

Sonstige
Standard verfügbar

Mobile Verfügbarkeit

Dateien mobil übertragen
Standard verfügbar
voller Zugriff auf alle Dateien
Standard verfügbar
Dokumente scannen
Standard verfügbar
Verschlagworten
Standard verfügbar

OCR

Zeichenerkennung
Standard verfügbar
Texterkennung
Standard verfügbar
Dokumentenerkennung
Standard verfügbar

Ordnerstruktur

Standardstruktur
Standard verfügbar
neue Ordner anlegen
Standard verfügbar
Ordner verschieben
Standard verfügbar
Ordner unbennen
Standard verfügbar
Standaraddokumente
Standard verfügbar
bestehende DMS an Standard anpassen
Standard verfügbar
Standardstruktur wiederherstellen
Standard verfügbar

Personalmanagement

Stammdaten anlegen
Standard verfügbar
Filtermöglichkeiten für Personalakten
Standard verfügbar
Status
Standard verfügbar
Teams
Standard verfügbar
Beruf
Standard verfügbar
Weiterbildungen
Standard verfügbar
Benachrichtigung Termine und Fristen
Standard verfügbar
Akteneinsicht
Standard verfügbar
automatische Kopien von Akten
Standard verfügbar
automatische Löschung von Kopien der Akten
Standard verfügbar
Änderungsmitteilung für Akten
Standard verfügbar
Organigramm
Nein
verschiedene Hierachien definieren
Nein
Position in Personalakte übernehmen
Nein
Verantwortlichekeiten definieren
Nein
Teilstrukturen
Nein
Kalenderansicht
Nein
Checklisten
Standard verfügbar
Bewerbermanagement
Nein
Bedarfmeldung erstellen
Nein
Stellenausschreibung erstellen
Nein
Verküpfung zu Jobportalen
Nein
Bewerbungen archivieren
Standard verfügbar
Korrespondenzvorlagen
Standard verfügbar
Arbeitsvertrag erstellen
Nein

Revisionssichere Ablage

ISO 15489-1
Standard verfügbar
ISO 15489-2
Nein
ISO 82045
Nein
ISO 10166
Nein
Signaturrichtlinie EU-Richtlinie 1999/93/EG
Nein

Suchfunktion, Verschlagwortung

nach Dateiname
Standard verfügbar
nach letzter Benutzer
Standard verfügbar
nach Datei-Typ
Standard verfügbar
nach Tags/Schlagworten
Standard verfügbar
nach Tickets
Standard verfügbar
Volltextsuche
Standard verfügbar

Vergabe von Tickets bei Dokumenteneingang
Anpassung möglich
Dokumente und E-Mails ins Ticket verlinkt
Anpassung möglich
Tickets auf Wiedervorlage
Anpassung möglich
Suche nach Tickets
Anpassung möglich
Tickethistorie für Kundenordner
Anpassung möglich

Versionierung

Protokollierung von Änderungen
Standard verfügbar
Wiederherstellung alter Stände
Standard verfügbar
Archivierung einzelner Versionen
Standard verfügbar
Koordinierung des gemeinsamen Zugriffs
Standard verfügbar
mehrere Entwicklungszweige
Anpassung möglich

Vertragsmanagement

Freigabeworkflows
Standard verfügbar
Revisionssichere Ablage
Standard verfügbar
Digitale Signaturen
Anpassung möglich
Kollaborationen
Standard verfügbar
mobiler Zugriff
Standard verfügbar

Weitere Funktionalitäten

Bearbeitungsstand der Dokumente
Standard verfügbar
Freigabe
Standard verfügbar
Geräteverwaltung
Anpassung möglich
Kategorisierung der Dokumente
Standard verfügbar
Kollaboration
Standard verfügbar
Kreditorenrechnung/Kreditkonto
Anpassung möglich
Kundenmanagement
Anpassung möglich
Mandantenordner
Anpassung möglich
Anforderungsmanagement
Nein

Wiedervorlagen

Rechnungsfristen
Standard verfügbar
Verträge
Standard verfügbar
Eskalationsstufen
Anpassung möglich
Weiterleiten bei Nichtbearbeitung
Anpassung möglich

Wissensdatenbank

Fragen bewerten
Nein
Lösungsvorschläge einbringen
Nein
Kommentieren
Nein
Antwort als Lösung markieren
Nein
Auszeichnung für Nutzer
Nein

Workflow

Workflow-Designer
Anpassung möglich
Verarbeitungsregeln integrieren
Standard verfügbar
Scripting-Möglichkeiten
Nein
nachvollziehbare Entscheidungswege
Standard verfügbar
individuelle Formulare
Standard verfügbar
Teilformulare
Nein
eigene Skripte in Formular integireren
Nein

Betriebssystem

Linux
Primär
Mac OS
Keine
Windows Vista
Keine
Windows XP
Keine
Windows 7
Keine
Windows 8
Primär
Windows 10
Primär
Unix
Primär
Andere
Keine

Schnittstellen

Kassensystem
Eingeschränkter Support
Buchhaltung
Standard verfügbar
Callcenter Pakete
Eingeschränkter Support
DMS
Eingeschränkter Support
E-Mail Programm
Standard verfügbar
ERP
Standard verfügbar
Office
Standard verfügbar
Office for Mac
Nein

Mobil

Android
Ja
iOS
Ja
BlackBerry
Nein
Windows Phone
Ja

Browser

Chrome
Primär
Firefox
Primär
Edge
Primär
Safari
Primär

Datenbank

Access
Keine
Btrieve
Keine
FoxPro
Keine
FileMaker
Keine
Hana
Keine
IBM DB2
Keine
Informix
Keine
Microsoft SQL
Begrenzt
mySQL
Primär
Oracle
Primär
Pervasive SQL
Keine
PostgreSQL
Keine
Progress
Keine
Sybase
Keine

Support

E-mail Unterstützung
Standard verfügbar
FAQ's
Standard verfügbar
Anleitungen und Whitepapers
Standard verfügbar
Live Chat
Standard verfügbar
Telefonische Unterstützung
Standard verfügbar
Video Unterstützung
Standard verfügbar

Lokale Unterstützung

Niederlande
Nein
Belgien
Nein
Deutschland
Ja
Frankreich
Nein
Österreich
Ja
Vereinigtes Königreich
Nein
Schweiz
Ja
Andere
Nein

Interface Sprache

Niederländisch
Nein
Englisch
Ja
Deutsch
Ja
Französisch
Nein
Andere
Nein
Spanisch
Nein

Steuerkonformität

Niederlande
Nein
Belgien
Nein
Deutschland
Ja
Frankreich
Nein
Österreich
Nein
Vereinigtes Königreich
Nein
Schweiz
Nein
Andere
Nein

Quellcode

Closed Source
Ja
Open Source
Nein

Ecosystem

Ecosystem
Nein

kostenlose Testversion

kostenlose Testversion
Begrenzt

Sandbox

Sandbox
Standard verfügbar

Fallstudien