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Inhaltsverzeichnis

  1. Einleitung
  2. Systeminformationen
  3. Alle Funktionalitäten
  4. Fordern Sie weitere Informationen an

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System:

K&R Digital Archiv

Das revisionssichere K&R Digital Archiv erleichtert Ihren Arbeitsalltag und stellt gleichzeitig sicher, dass alle Anforderungen der GoBD 2020 erfüllt werden. Zu den Funktionen zählen beispielsweise klar definierte Zugriffs- und Benutzerrechte für jeden einzelnen Mitarbeiter – dadurch werden eindeutige Zuständigkeiten geschaffen und ein unbefugter Zugriff verhindert. Die OCR-Texterkennung ermöglicht eine Volltextsuche, ohne dass eine vorherige Verschlagwortung erfolgt. Die Workflow-Funktion hilft Ihnen bei der Prüfung von Dokumenten durch mehrere Mitarbeiter.

Egal ob es sich um eine Rechnung, einen Vertag oder ein anderes Dokument handelt: fügen Sie in entsprechender Reihenfolge alle Mitarbeiter hinzu, die das Dokument freigeben müssen. Die Filter- und Wiedervorlagefunktion sowie die Verfahrensdokumentation sind weitere Beispiele, wie das K&R Digital Archiv Ihrem Unternehmen zu mehr Effizienz verhilft. Die aufwenige Suche nach relevanten Dokumenten gehört ab sofort der Vergangenheit an. Das K&R Digital Archiv zeichnet sich außerhalb durch eine unklopizierte Handhabung aus und kann in jedem Unternhemen ohne aufwenige Schulungen etabliert werden.

Lieferant:

Kunze & Ritter GmbH

Die Kunze & Ritter GmbH ist einer der führenden Spezialisten für intelligente Druck- und IT-Lösungen in der Region. Seit fast 40 Jahren bieten wir innovative Lösungen und Produkte im Bereich Druck- und Kopierlösungen, IT-Sicherheit und Dokumenten-Management.

Durch eine kundenorientierte Bedarfsermittlung und prozessübergreifende Analysen finden wir immer wieder neue Wege und Lösungen, um die Wirtschaftlichkeit unserer Kunden zu erhöhen und Kosten zu senken. Dabei arbeiten wir ausschließlich mit etablierten Herstellern und Produkten von höchster Qualität.

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Plattform: Cloud, On-premises
Benutzer: 1 bis 10 Benutzer, 10 bis 25 Benutzer, 25 bis 50 Benutzer
Unternehmensgröße: 1 bis 10 Mitarbeiter, 10 bis 50 Mitarbeiter
Cloud Budget: Von €1 zu €75
hauseigenes Budget: Von €1 zu €25.000
Schnittstellen: Buchhaltung, E-Mail Programm, Office
Mobil: Android, iOS, BlackBerry, Windows Phone
Browser: Chrome, Firefox
Datenbank: Microsoft SQL
Support: E-mail Unterstützung, FAQ's, Anleitungen und Whitepapers, Telefonische Unterstützung, Video Unterstützung
Lokale Unterstützung: Deutschland
Interface Sprache: Deutsch
Steuerkonformität: Deutschland, Schweiz
Quellcode: Closed Source
Ecosystem: Ja
kostenlose Testversion: Ja
Sandbox: Nein

Alle Funktionalitäten

Plattform

Cloud Cloud-basierte DMS 

Cloud
Primär
On-premises
Primär
Gehostet
Keine
Hybrid
Keine

Benutzer

1 bis 10 Benutzer
Primär
10 bis 25 Benutzer
Primär
25 bis 50 Benutzer
Primär
50 bis 150 Benutzer
Sekundär
150 bis 250 Benutzer
Sekundär
mehr als 250 Benutzer
Sekundär

Unternehmensgröße

1 bis 10 Mitarbeiter
Primär
10 bis 50 Mitarbeiter
Primär
50 bis 250 Mitarbeiter
Sekundär
mehr als 250 Mitarbeiter
Sekundär

Cloud Budget

bis zu 25€ pro Benutzer pro Monat Diese Lösung ist für Unternehmen mit einem Cloud Budget bis zu 25€ pro Benutzer pro Monat erhältlich. 

bis zu 25€ pro Benutzer und Monat
Primär

25€ bis 50€ pro Benutzer pro Monat Diese Lösung ist für Unternehmen mit einem Cloud Budget zwischen 25€ und 50€ pro Benutzer pro Monat erhältlich. 

25€ bis 50€ pro Benutzer und Monat
Primär

50€ bis 75€ pro Benutzer pro Monat Diese Lösung ist für Unternehmen mit einem Cloud Budget zwischen 50€ und 75€ pro Benutzer pro Monat erhältlich. 

50€ bis 75€ pro Benutzer und Monat
Sekundär

75€ bis 100€ pro Benutzer pro Monat Diese Lösung ist für Unternehmen mit einem Cloud Budget zwischen 75€ und 100€ pro Benutzer pro Monat erhältlich. 

75€ bis 100€ pro Benutzer und Monat
Keine

100€ bis 150€ pro Benutzer pro Monat Diese Lösung ist für Unternehmen mit einem Cloud Budget zwischen 100€ und 150€ pro Benutzer pro Monat erhältlich. 

100€ bis 150€ Euro pro Benutzer und Monat
Keine

mehr als 150€ pro Benutzer pro Monat Diese Lösung ist für Unternehmen mit einem Cloud Budget von mehr als 150€ pro Benutzer pro Monat erhältlich. 

mehr als 150€ pro Benutzer und Monat
Keine

hauseigenes Budget

Bis 5.000€ Diese Lösung ist für Unternehmen mit einem Budget von bis zu 5.000€ erhältlich. 

bis 5.000€
Primär

5.000€ bis 25. 000€ Diese Lösung ist für Unternehmen mit einem Budget zwischen 5.000€ und 25.000€ erhältlich. 

5.000€ bis 25.000€
Primär

25.000€ bis 50. 000€ Diese Lösung ist für Unternehmen mit einem Budget zwischen 25.000€ und 50.000€ erhältlich. 

25.000€ bis 50.000€
Keine

50.000€ bis 100. 000€ Diese Lösung ist für Unternehmen mit einem Budget zwischen 50.000€ und 100.000€ erhältlich. 

50.000€ bis 100.000€
Keine

Mehr als 100. 000€ Diese Lösung ist für Unternehmen mit einem Budget von mehr als 100.000€ erhältlich. 

mehr als 100.000€
Keine

Abrechnung

Positionen in Teilbeträge splitten Die Positionen der Abrechnung können in Teilbeträge gesplittet werden. 

Positionen in Teilbeträge splitten
Standard verfügbar

Zuweisung Kostenstellen Kosten können direkt den Stellen zugewiesen werden, die sie verursacht haben. 

Zuweisung Kostenstellen
Standard verfügbar

Rechnungs- und Skontofristen überwachen Rechnungs- und Skontofristen werden vom System abgebildet. 

Rechnungs- und Skontofristen überwachen
Eingeschränkter Support

aktueller Status und Detailinformationen einsehen Bearbeitungsstatus der Abrechnung wird inklusive detaillierter Informationen angezeigt. 

aktueller Status und Detailinformationen einsehen
Standard verfügbar

Zeitkritische Rechnungsbelege anzeigen und filtern Dringende Rechnungsbelege werden angezeigt und können gezielt gefiltert werden. 

Zeitkritische Rechnungsbelege anzeigen und filtern
Standard verfügbar

Frühwarnsystem Warnsystem, welches frühzeitig auf potenzielle bevorstehende Probleme und Gefahren hinweist. 

Frühwarnsystem
Nein

Statistische Auswertung Nutzbarmachung diverser Einzeldaten

Statistische Auswertung
Eingeschränkter Support

Daten ergänzen Das nachträgliche Hinzufügen bzw. Bearbeiten von Daten

Daten ergänzen
Standard verfügbar

Besonderheiten erfassen Festhalten von Anomalien bzw. Ausnahmen.

Besonderheiten erfassen
Eingeschränkter Support

verschiedene Formularbausteine Diverse Komponenten zur Erstellung eines Formulars

verschiedene Formularbausteine
Nein

Chat Eine Chatfunktion zum Austausch in Echtzeit. 

Chat
Nein

Informationen austauschen Austausch von Informationen

Informationen austauschen
Standard verfügbar

Beiträge zu Dokumenten erstellen und darauf antworten Es ist möglich, einen Beitrag bzgl. eines bestimmten Dokumentes zu erstellen und auf diesen zu antworten.

Beiträge zu Dokumenten erstellen und darauf antworten
Eingeschränkter Support

Mitarbeiter im Kommentar verlinken Kollegen können in Kommentaren direkt verlinkt werden.

Mitarbeiter im Kommentar verlinken
Standard verfügbar

Umfragen erstellen Es können Umfragen zur späteren Auswertung erstellt werden. 

Umfagen erstellen
Standard verfügbar

Archivieren

Dokumente Dokumente können im DMS archiviert werden. 

Dokumente
Standard verfügbar
E-Mails
Standard verfügbar

Anhänge Anhänge (beispielsweise E-Mail Anhänge) können im DMS archiviert werden. 

Anhänge
Standard verfügbar

Sonstige Die Archivierung weiterer Datenkategorien bzw. Formate 

Sonstige
Standard verfügbar

Belegerfassung

Mail Belege aus Mails können erfasst werden. 

Mail
Standard verfügbar

Physisch Analoge Belege können erfasst werden

Physisch
Standard verfügbar

Sonstige Belege, welche auf anderem Weg eingehen, können erfasst werden. 

Sonstige
Standard verfügbar

Barcodes scannen und identifizieren

Barcodes scannen und identifizieren Barcodes können, beispielsweise mittels OCR, eingescannt und gelesen werden. 

Barcodes scannen und identifizieren
Standard verfügbar

Barcodes generieren Neue Barcodes können erzeugt werden

Barcodes generieren
Nein

automatische Verschlagwortung Informationen werden über die Regelwerke automatisch ausgelesen

automatische Verschlagwortung
Standard verfügbar

verschiedene Barcodetypen mehrere Barcode Arten können vom System gelesen und verarbeitet werden. 

verschiedene Barcodetypen
Anpassung möglich

Digitale Signaturen

Textsignatur
Nein
Bildsignatur
Nein
private key
Nein
public key
Nein
qualifizierte elektronische Signatur
Nein
qualifizierter Zeitstempel
Standard verfügbar

Drag & Drop

E-Mails Lassen sich E-Mail via Drag&Drop verschieben?

E-Mails
Standard verfügbar

PDF Lassen sich PDF-Datein via Drag&Drop verschieben? 

PDF
Standard verfügbar

Sonstige Lassen sich sonstige Datein via Drag&Drop verschieben? 

Sonstige
Standard verfügbar

Mobile Verfügbarkeit

Dateien mobil übertragen
Standard verfügbar
voller Zugriff auf alle Dateien
Standard verfügbar
Dokumente scannen
Nein
Verschlagworten
Standard verfügbar

OCR

Zeichenerkennung
Standard verfügbar
Texterkennung
Standard verfügbar
Dokumentenerkennung
Standard verfügbar

Ordnerstruktur

Standardstruktur
Nein
neue Ordner anlegen
Standard verfügbar
Ordner verschieben
Nein
Ordner unbennen
Standard verfügbar
Standaraddokumente
Nein
bestehende DMS an Standard anpassen
Standard verfügbar
Standardstruktur wiederherstellen
Nein

Personalmanagement

Stammdaten anlegen
Anpassung möglich
Filtermöglichkeiten für Personalakten
Nein
Status
Anpassung möglich
Teams
Anpassung möglich
Beruf
Anpassung möglich
Weiterbildungen
Anpassung möglich
Benachrichtigung Termine und Fristen
Standard verfügbar
Akteneinsicht
Unbekannt
automatische Kopien von Akten
Unbekannt
automatische Löschung von Kopien der Akten
Unbekannt
Änderungsmitteilung für Akten
Unbekannt
Organigramm
Nein
verschiedene Hierachien definieren
Standard verfügbar
Position in Personalakte übernehmen
Nein
Verantwortlichekeiten definieren
Nein
Teilstrukturen
Nein
Kalenderansicht
Nein
Checklisten
Nein
Bewerbermanagement
Nein
Bedarfmeldung erstellen
Nein
Stellenausschreibung erstellen
Nein
Verküpfung zu Jobportalen
Nein
Bewerbungen archivieren
Standard verfügbar
Korrespondenzvorlagen
Nein
Arbeitsvertrag erstellen
Nein

Revisionssichere Ablage

ISO 15489-1
Standard verfügbar
ISO 15489-2
Standard verfügbar
ISO 82045
Standard verfügbar
ISO 10166
Standard verfügbar
Signaturrichtlinie EU-Richtlinie 1999/93/EG
Standard verfügbar

Suchfunktion, Verschlagwortung

nach Dateiname
Standard verfügbar
nach letzter Benutzer
Nein
nach Datei-Typ
Standard verfügbar
nach Tags/Schlagworten
Standard verfügbar
nach Tickets
Standard verfügbar
Volltextsuche
Standard verfügbar

Vergabe von Tickets bei Dokumenteneingang
Nein
Dokumente und E-Mails ins Ticket verlinkt
Nein
Tickets auf Wiedervorlage
Nein
Suche nach Tickets
Nein
Tickethistorie für Kundenordner
Nein

Versionierung

Protokollierung von Änderungen
Standard verfügbar
Wiederherstellung alter Stände
Standard verfügbar
Archivierung einzelner Versionen
Standard verfügbar
Koordinierung des gemeinsamen Zugriffs
Standard verfügbar
mehrere Entwicklungszweige
Nein

Vertragsmanagement

Freigabeworkflows
Standard verfügbar
Revisionssichere Ablage
Standard verfügbar
Digitale Signaturen
Nein
Kollaborationen
Nein
mobiler Zugriff
Standard verfügbar

Weitere Funktionalitäten

Bearbeitungsstand der Dokumente
Standard verfügbar
Freigabe
Standard verfügbar
Geräteverwaltung
Nein
Kategorisierung der Dokumente
Standard verfügbar
Kollaboration
Nein
Kreditorenrechnung/Kreditkonto
Nein
Kundenmanagement
Nein
Mandantenordner
Nein
Anforderungsmanagement
Nein

Wiedervorlagen

Rechnungsfristen
Nein
Verträge
Standard verfügbar
Eskalationsstufen
Nein
Weiterleiten bei Nichtbearbeitung
Nein

Wissensdatenbank

Fragen bewerten
Nein
Lösungsvorschläge einbringen
Nein
Kommentieren
Nein
Antwort als Lösung markieren
Nein
Auszeichnung für Nutzer
Nein

Workflow

Workflow-Designer
Standard verfügbar
Verarbeitungsregeln integrieren
Standard verfügbar
Scripting-Möglichkeiten
Nein
nachvollziehbare Entscheidungswege
Standard verfügbar
individuelle Formulare
Nein
Teilformulare
Nein
eigene Skripte in Formular integireren
Nein

Betriebssystem

Linux
Begrenzt
Mac OS
Begrenzt
Windows Vista
Begrenzt
Windows XP
Begrenzt
Windows 7
Begrenzt
Windows 8
Begrenzt
Windows 10
Primär
Unix
Begrenzt
Andere
Begrenzt

Schnittstellen

Kassensystem
Nein
Buchhaltung
Standard verfügbar
Callcenter Pakete
Nein
DMS
Eingeschränkter Support
E-Mail Programm
Standard verfügbar
ERP
Eingeschränkter Support
Office
Standard verfügbar
Office for Mac
Nein

Mobil

Android
Ja
iOS
Ja
BlackBerry
Ja
Windows Phone
Ja

Browser

Chrome
Primär
Firefox
Primär
Edge
Sekundär
Safari
Sekundär

Datenbank

Access
Keine
Btrieve
Keine
FoxPro
Keine
FileMaker
Keine
Hana
Keine
IBM DB2
Keine
Informix
Keine
Microsoft SQL
Primär
mySQL
Keine
Oracle
Keine
Pervasive SQL
Keine
PostgreSQL
Keine
Progress
Keine
Sybase
Keine

Support

E-mail Unterstützung
Standard verfügbar
FAQ's
Standard verfügbar
Anleitungen und Whitepapers
Standard verfügbar
Live Chat
Nein
Telefonische Unterstützung
Standard verfügbar
Video Unterstützung
Standard verfügbar

Lokale Unterstützung

Niederlande
Nein
Belgien
Nein
Deutschland
Ja
Frankreich
Nein
Österreich
Nein
Vereinigtes Königreich
Nein
Schweiz
Nein
Andere
Nein

Interface Sprache

Niederländisch
Nein
Englisch
Nein
Deutsch
Ja
Französisch
Nein
Andere
Nein
Spanisch
Nein

Steuerkonformität

Niederlande
Nein
Belgien
Nein
Deutschland
Ja
Frankreich
Nein
Österreich
Nein
Vereinigtes Königreich
Nein
Schweiz
Ja
Andere
Nein

Quellcode

Closed Source
Ja
Open Source
Nein

Ecosystem

Ecosystem
Standard verfügbar

kostenlose Testversion

kostenlose Testversion
Ja

Sandbox

Sandbox
Nein

Fallstudien