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Inhaltsverzeichnis

  1. Einleitung
  2. Systeminformationen
  3. Alle Funktionalitäten
  4. Fordern Sie weitere Informationen an

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System:

One Unity DMS

One Unity DMS – Unser unabhängiger Alleskönner
One Unity DMS ist Ihr Hub für digitale Geschäftsprozesse im Unternehmen. Unsere Dokumentenmanagement-Software verarbeitet Rechnungen, Personaldaten, Verträge, digitale Akten uvm. Gestalten Sie Ihren persönlichen Unternehmens-Maßanzug mit der Offenheit des Baukastensystems.

Workflowmanagement
Automatisieren Sie manuelle Aufgaben mit unsere Workflowmanagement. Unsere Plattform bietet Ihnen die Möglichkeit über Microsoft Visio Ihre Geschäftsprozesse zu modellieren und darüber von einfachen Routinearbeiten bis hin zu komplexen Abläufen, alles zu automatisieren. Veröffentlichen Sie neue Anpassungen per Knopfdruck um diese sofort auf unserer Plattform zu verwenden.

Suche und Datenanalyse
Als Daten- und Dokumentenplattform laufen alle Informationen aus Ihrem Unternehmen zentral in unserer Plattform zusammen. Durch die mächtige Volltext- und Indexsuche erreichen Sie schnell und unkompliziert die Antworten auf Ihre Fragen. Lassen Sie die Daten von unserer Plattform automatisch analysieren und binden Sie Ihre BI-Systeme nahtlos an unser Plattform an.

"Sicher für immer!" mit unserer revisionssicheren Archivierung
Ob Rechnungen, digitale Akten oder Personaldokumente... archivieren Sie alle Daten aus One Unity DMS in unser revisionssicheres Archiv, zertifiziert nach dem deutschen Prüfungsstandard IDW PS-880 und dem internationalen Standard ISAE 3000. Die übersichtliche Ablage aller relevanten Informationen ist im Einklang mit deutschen Anforderungen (GoBD, DSGVO) sowie internationalen Anforderungen. Entdecken Sie hier, wie umfangreich unsere Software ist. Archivierungssoftware

Ganzheitliche Kollaboration
Unsere Plattform fördert die digitale Zusammenarbeit über alle Fachabteilungen und Rollen im Unternehmen. Ob internes Benachrichtigung-System, Anbindungen an Chatsoftware oder Kollaboration mit externen Ressourcen, alle Informationen werden Transparent auf unserer Plattform dargestellt und verarbeitet.

Intelligente Dokumenten- und Datenablage
Digitalisieren Sie Papierbelege und lassen Sie elektronische Dokumente über unsere Plattform auslesen und klassifizieren. Als Baukastensystem können Sie mit unserer Plattform diese Funktionalitäten sowohl als Inputmanagement oder auch als automatisierte Workflow-Schritte einbinden.

Lieferant:

One Unity Consulting GmbH & Co. KG

One Unity: Ihr Profi in digitalen Geschäftsprozessen
Die One Unity betreut namenhafte Kunden aus den unterschiedlichsten Branchen. Vom kleinen Unternehmen bis hin zum Konzern – One Unity hilft Teams auf der ganzen Welt, ihre größten Ziele schneller zu erreichen.

Mit unserem umfangreichen Produkt-Portfolio decken wir alle Lösungen von Dokumenten-Archivierung bis hin zum individuellen Geschäftsprozess ab und erweitern das Portfolio sinnvoll mit unseren Fachlösungen. Dies alles wird effizient mit unseren Enterprise Content Services verknüpft. 

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Wissensmanagement mit dem DMS

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Plattform: Cloud, On-premises, Gehostet, Hybrid
Benutzer: 1 bis 10 Benutzer, 10 bis 25 Benutzer, 25 bis 50 Benutzer, 50 bis 150 Benutzer, 150 bis 250 Benutzer, mehr als 250 Benutzer
Unternehmensgröße: 50 bis 250 Mitarbeiter, mehr als 250 Mitarbeiter
Cloud Budget: Von €50 zu €150+
hauseigenes Budget: Von €25.000 zu €100.000+
Schnittstellen: Buchhaltung, DMS, E-Mail Programm, ERP, Office, Office for Mac
Mobil: Android, iOS
Browser: Chrome, Firefox, Edge, Safari
Datenbank: Hana, Microsoft SQL, mySQL, Oracle, PostgreSQL
Support: E-mail Unterstützung, FAQ's, Anleitungen und Whitepapers, Live Chat, Telefonische Unterstützung, Video Unterstützung
Lokale Unterstützung: Niederlande, Belgien, Deutschland, Frankreich, Österreich, Vereinigtes Königreich, Schweiz, Andere
Interface Sprache: Niederländisch, Englisch, Deutsch, Französisch
Steuerkonformität: Niederlande, Belgien, Deutschland, Frankreich, Österreich, Vereinigtes Königreich, Schweiz
Quellcode: Closed Source
Ecosystem: Ja
kostenlose Testversion: Ja
Sandbox: Ja

Alle Funktionalitäten

Plattform

Cloud Cloud-basierte DMS 

Cloud
Primär
On-premises
Primär
Gehostet
Primär
Hybrid
Primär

Benutzer

1 bis 10 Benutzer
Primär
10 bis 25 Benutzer
Primär
25 bis 50 Benutzer
Primär
50 bis 150 Benutzer
Primär
150 bis 250 Benutzer
Primär
mehr als 250 Benutzer
Primär

Unternehmensgröße

1 bis 10 Mitarbeiter
Keine
10 bis 50 Mitarbeiter
Sekundär
50 bis 250 Mitarbeiter
Primär
mehr als 250 Mitarbeiter
Primär

Cloud Budget

bis zu 25€ pro Benutzer pro Monat Diese Lösung ist für Unternehmen mit einem Cloud Budget bis zu 25€ pro Benutzer pro Monat erhältlich. 

bis zu 25€ pro Benutzer und Monat
Keine

25€ bis 50€ pro Benutzer pro Monat Diese Lösung ist für Unternehmen mit einem Cloud Budget zwischen 25€ und 50€ pro Benutzer pro Monat erhältlich. 

25€ bis 50€ pro Benutzer und Monat
Keine

50€ bis 75€ pro Benutzer pro Monat Diese Lösung ist für Unternehmen mit einem Cloud Budget zwischen 50€ und 75€ pro Benutzer pro Monat erhältlich. 

50€ bis 75€ pro Benutzer und Monat
Sekundär

75€ bis 100€ pro Benutzer pro Monat Diese Lösung ist für Unternehmen mit einem Cloud Budget zwischen 75€ und 100€ pro Benutzer pro Monat erhältlich. 

75€ bis 100€ pro Benutzer und Monat
Primär

100€ bis 150€ pro Benutzer pro Monat Diese Lösung ist für Unternehmen mit einem Cloud Budget zwischen 100€ und 150€ pro Benutzer pro Monat erhältlich. 

100€ bis 150€ Euro pro Benutzer und Monat
Primär

mehr als 150€ pro Benutzer pro Monat Diese Lösung ist für Unternehmen mit einem Cloud Budget von mehr als 150€ pro Benutzer pro Monat erhältlich. 

mehr als 150€ pro Benutzer und Monat
Primär

hauseigenes Budget

Bis 5.000€ Diese Lösung ist für Unternehmen mit einem Budget von bis zu 5.000€ erhältlich. 

bis 5.000€
Keine

5.000€ bis 25. 000€ Diese Lösung ist für Unternehmen mit einem Budget zwischen 5.000€ und 25.000€ erhältlich. 

5.000€ bis 25.000€
Keine

25.000€ bis 50. 000€ Diese Lösung ist für Unternehmen mit einem Budget zwischen 25.000€ und 50.000€ erhältlich. 

25.000€ bis 50.000€
Sekundär

50.000€ bis 100. 000€ Diese Lösung ist für Unternehmen mit einem Budget zwischen 50.000€ und 100.000€ erhältlich. 

50.000€ bis 100.000€
Primär

Mehr als 100. 000€ Diese Lösung ist für Unternehmen mit einem Budget von mehr als 100.000€ erhältlich. 

mehr als 100.000€
Primär

Abrechnung

Positionen in Teilbeträge splitten Die Positionen der Abrechnung können in Teilbeträge gesplittet werden. 

Positionen in Teilbeträge splitten
Standard verfügbar

Zuweisung Kostenstellen Kosten können direkt den Stellen zugewiesen werden, die sie verursacht haben. 

Zuweisung Kostenstellen
Standard verfügbar

Rechnungs- und Skontofristen überwachen Rechnungs- und Skontofristen werden vom System abgebildet. 

Rechnungs- und Skontofristen überwachen
Standard verfügbar

aktueller Status und Detailinformationen einsehen Bearbeitungsstatus der Abrechnung wird inklusive detaillierter Informationen angezeigt. 

aktueller Status und Detailinformationen einsehen
Standard verfügbar

Zeitkritische Rechnungsbelege anzeigen und filtern Dringende Rechnungsbelege werden angezeigt und können gezielt gefiltert werden. 

Zeitkritische Rechnungsbelege anzeigen und filtern
Standard verfügbar

Frühwarnsystem Warnsystem, welches frühzeitig auf potenzielle bevorstehende Probleme und Gefahren hinweist. 

Frühwarnsystem
Standard verfügbar

Statistische Auswertung Nutzbarmachung diverser Einzeldaten

Statistische Auswertung
Standard verfügbar

Daten ergänzen Das nachträgliche Hinzufügen bzw. Bearbeiten von Daten

Daten ergänzen
Standard verfügbar

Besonderheiten erfassen Festhalten von Anomalien bzw. Ausnahmen.

Besonderheiten erfassen
Standard verfügbar

verschiedene Formularbausteine Diverse Komponenten zur Erstellung eines Formulars

verschiedene Formularbausteine
Standard verfügbar

Chat Eine Chatfunktion zum Austausch in Echtzeit. 

Chat
Standard verfügbar

Informationen austauschen Austausch von Informationen

Informationen austauschen
Standard verfügbar

Beiträge zu Dokumenten erstellen und darauf antworten Es ist möglich, einen Beitrag bzgl. eines bestimmten Dokumentes zu erstellen und auf diesen zu antworten.

Beiträge zu Dokumenten erstellen und darauf antworten
Standard verfügbar

Mitarbeiter im Kommentar verlinken Kollegen können in Kommentaren direkt verlinkt werden.

Mitarbeiter im Kommentar verlinken
Standard verfügbar

Umfragen erstellen Es können Umfragen zur späteren Auswertung erstellt werden. 

Umfagen erstellen
Standard verfügbar

Archivieren

Dokumente Dokumente können im DMS archiviert werden. 

Dokumente
Standard verfügbar
E-Mails
Standard verfügbar

Anhänge Anhänge (beispielsweise E-Mail Anhänge) können im DMS archiviert werden. 

Anhänge
Standard verfügbar

Sonstige Die Archivierung weiterer Datenkategorien bzw. Formate 

Sonstige
Standard verfügbar

Belegerfassung

Mail Belege aus Mails können erfasst werden. 

Mail
Standard verfügbar

Physisch Analoge Belege können erfasst werden

Physisch
Standard verfügbar

Sonstige Belege, welche auf anderem Weg eingehen, können erfasst werden. 

Sonstige
Standard verfügbar

Barcodes scannen und identifizieren

Barcodes scannen und identifizieren Barcodes können, beispielsweise mittels OCR, eingescannt und gelesen werden. 

Barcodes scannen und identifizieren
Standard verfügbar

Barcodes generieren Neue Barcodes können erzeugt werden

Barcodes generieren
Standard verfügbar

automatische Verschlagwortung Informationen werden über die Regelwerke automatisch ausgelesen

automatische Verschlagwortung
Standard verfügbar

verschiedene Barcodetypen mehrere Barcode Arten können vom System gelesen und verarbeitet werden. 

verschiedene Barcodetypen
Standard verfügbar

Digitale Signaturen

Textsignatur
Über Dritte
Bildsignatur
Über Dritte
private key
Über Dritte
public key
Über Dritte
qualifizierte elektronische Signatur
Über Dritte
qualifizierter Zeitstempel
Über Dritte

Drag & Drop

E-Mails Lassen sich E-Mail via Drag&Drop verschieben?

E-Mails
Standard verfügbar

PDF Lassen sich PDF-Datein via Drag&Drop verschieben? 

PDF
Standard verfügbar

Sonstige Lassen sich sonstige Datein via Drag&Drop verschieben? 

Sonstige
Standard verfügbar

Mobile Verfügbarkeit

Dateien mobil übertragen
Standard verfügbar
voller Zugriff auf alle Dateien
Standard verfügbar
Dokumente scannen
Standard verfügbar
Verschlagworten
Standard verfügbar

OCR

Zeichenerkennung
Standard verfügbar
Texterkennung
Standard verfügbar
Dokumentenerkennung
Standard verfügbar

Ordnerstruktur

Standardstruktur
Standard verfügbar
neue Ordner anlegen
Standard verfügbar
Ordner verschieben
Standard verfügbar
Ordner unbennen
Standard verfügbar
Standaraddokumente
Standard verfügbar
bestehende DMS an Standard anpassen
Standard verfügbar
Standardstruktur wiederherstellen
Standard verfügbar

Personalmanagement

Stammdaten anlegen
Standard verfügbar
Filtermöglichkeiten für Personalakten
Standard verfügbar
Status
Standard verfügbar
Teams
Standard verfügbar
Beruf
Standard verfügbar
Weiterbildungen
Standard verfügbar
Benachrichtigung Termine und Fristen
Standard verfügbar
Akteneinsicht
Standard verfügbar
automatische Kopien von Akten
Standard verfügbar
automatische Löschung von Kopien der Akten
Standard verfügbar
Änderungsmitteilung für Akten
Standard verfügbar
Organigramm
Standard verfügbar
verschiedene Hierachien definieren
Standard verfügbar
Position in Personalakte übernehmen
Standard verfügbar
Verantwortlichekeiten definieren
Standard verfügbar
Teilstrukturen
Standard verfügbar
Kalenderansicht
Standard verfügbar
Checklisten
Standard verfügbar
Bewerbermanagement
Nein
Bedarfmeldung erstellen
Nein
Stellenausschreibung erstellen
Nein
Verküpfung zu Jobportalen
Nein
Bewerbungen archivieren
Nein
Korrespondenzvorlagen
Nein
Arbeitsvertrag erstellen
Nein

Revisionssichere Ablage

ISO 15489-1
Standard verfügbar
ISO 15489-2
Standard verfügbar
ISO 82045
Standard verfügbar
ISO 10166
Standard verfügbar
Signaturrichtlinie EU-Richtlinie 1999/93/EG
Standard verfügbar

Suchfunktion, Verschlagwortung

nach Dateiname
Standard verfügbar
nach letzter Benutzer
Standard verfügbar
nach Datei-Typ
Standard verfügbar
nach Tags/Schlagworten
Standard verfügbar
nach Tickets
Standard verfügbar
Volltextsuche
Standard verfügbar

Vergabe von Tickets bei Dokumenteneingang
Standard verfügbar
Dokumente und E-Mails ins Ticket verlinkt
Standard verfügbar
Tickets auf Wiedervorlage
Standard verfügbar
Suche nach Tickets
Standard verfügbar
Tickethistorie für Kundenordner
Standard verfügbar

Versionierung

Protokollierung von Änderungen
Standard verfügbar
Wiederherstellung alter Stände
Standard verfügbar
Archivierung einzelner Versionen
Standard verfügbar
Koordinierung des gemeinsamen Zugriffs
Standard verfügbar
mehrere Entwicklungszweige
Standard verfügbar

Vertragsmanagement

Freigabeworkflows
Standard verfügbar
Revisionssichere Ablage
Standard verfügbar
Digitale Signaturen
Standard verfügbar
Kollaborationen
Standard verfügbar
mobiler Zugriff
Standard verfügbar

Weitere Funktionalitäten

Bearbeitungsstand der Dokumente
Standard verfügbar
Freigabe
Standard verfügbar
Geräteverwaltung
Anpassung möglich
Kategorisierung der Dokumente
Standard verfügbar
Kollaboration
Standard verfügbar
Kreditorenrechnung/Kreditkonto
Standard verfügbar
Kundenmanagement
Standard verfügbar
Mandantenordner
Standard verfügbar
Anforderungsmanagement
Standard verfügbar

Wiedervorlagen

Rechnungsfristen
Standard verfügbar
Verträge
Standard verfügbar
Eskalationsstufen
Standard verfügbar
Weiterleiten bei Nichtbearbeitung
Standard verfügbar

Wissensdatenbank

Fragen bewerten
Anpassung möglich
Lösungsvorschläge einbringen
Anpassung möglich
Kommentieren
Anpassung möglich
Antwort als Lösung markieren
Anpassung möglich
Auszeichnung für Nutzer
Anpassung möglich

Workflow

Workflow-Designer
Standard verfügbar
Verarbeitungsregeln integrieren
Standard verfügbar
Scripting-Möglichkeiten
Standard verfügbar
nachvollziehbare Entscheidungswege
Standard verfügbar
individuelle Formulare
Standard verfügbar
Teilformulare
Standard verfügbar
eigene Skripte in Formular integireren
Standard verfügbar

Betriebssystem

Linux
Primär
Mac OS
Sekundär
Windows Vista
Primär
Windows XP
Primär
Windows 7
Primär
Windows 8
Primär
Windows 10
Primär
Unix
Primär
Andere
Begrenzt

Schnittstellen

Kassensystem
Eingeschränkter Support
Buchhaltung
Standard verfügbar
Callcenter Pakete
Nein
DMS
Standard verfügbar
E-Mail Programm
Standard verfügbar
ERP
Standard verfügbar
Office
Standard verfügbar
Office for Mac
Standard verfügbar

Mobil

Android
Ja
iOS
Ja
BlackBerry
Nein
Windows Phone
Nein

Browser

Chrome
Primär
Firefox
Primär
Edge
Primär
Safari
Primär

Datenbank

Access
Keine
Btrieve
Keine
FoxPro
Keine
FileMaker
Keine
Hana
Primär
IBM DB2
Keine
Informix
Keine
Microsoft SQL
Primär
mySQL
Primär
Oracle
Primär
Pervasive SQL
Keine
PostgreSQL
Primär
Progress
Keine
Sybase
Keine

Support

E-mail Unterstützung
Standard verfügbar
FAQ's
Standard verfügbar
Anleitungen und Whitepapers
Standard verfügbar
Live Chat
Standard verfügbar
Telefonische Unterstützung
Standard verfügbar
Video Unterstützung
Standard verfügbar

Lokale Unterstützung

Niederlande
Ja
Belgien
Ja
Deutschland
Ja
Frankreich
Ja
Österreich
Ja
Vereinigtes Königreich
Ja
Schweiz
Ja
Andere
Ja

Interface Sprache

Niederländisch
Ja
Englisch
Ja
Deutsch
Ja
Französisch
Ja
Andere
Begrenzt
Spanisch
Begrenzt

Steuerkonformität

Niederlande
Ja
Belgien
Ja
Deutschland
Ja
Frankreich
Ja
Österreich
Ja
Vereinigtes Königreich
Ja
Schweiz
Ja
Andere
Nein

Quellcode

Closed Source
Ja
Open Source
Nein

Ecosystem

Ecosystem
Standard verfügbar

kostenlose Testversion

kostenlose Testversion
Ja

Sandbox

Sandbox
Standard verfügbar

Fallstudien