AI, DMS und die Cloud: Ein Blick in die Zukunft

Erfahren Sie mehr über die Rolle des „klassischen“ DMS als Schlüssel für den wirtschaftlichen Nutzen.

Ein aktueller IT-Zoom-Bericht beleuchtet die heutige Rolle von Dokumentenmanagementsystemen (DMS). Während Themen wie KI, Blockchain oder auch Digitalisierung im Allgemeinen in aller Munde sind, fällt das klassische „DMS“ als Schlüssel für den wirtschaftlichen Nutzen mehr und mehr in den Hintergrund.

Dabei blieben noch immer 80 Prozent des Contents in Unternehmen unstrukturiert (vgl. it-zoom.de, 07.06.2021).

Das klassische DMS

Das klassische DMS spiele seine Stärken vor allem bei der Verwaltung großer Dokumentenbestände aus. Dabei spielen beispielsweise Suchfunktionen oder die zentrale Speicherung eine wichtige Rolle. Prozessuale Vorteile seien jedoch erst durch die Integration der DMS-Archive und -Ablagen in Prozesse und deren Schnittstellen entstanden.

Additive Funktionalitäten 

Daher sei die Integration von Input- und Output-Kanälen beliebiger Medien wie E-Mail oder Chats die konsequente Weiterentwicklung der letzten Jahre gewesen.

Durch den Wandel der Endgeräte zu Smart Devices seien additive, kontextgebundene Funktionalitäten mit klassischen Dokumenten verknüpft worden. Paradebeispiele sind unter anderem Sprachnachrichten oder GPS-Daten (vgl. it-zoom.de, 07.06.2021).

KI und Cloud als Schlüssel für den wirtschaftlichen Nutzen

IT-Zoom beruft sich in seinem Bericht auf die Cenit AG, welcher zufolge die intelligente Kombination und Interaktion von Cloud-Technologien und Künstlicher Intelligenz den Schlüssel für den wirtschaftlichen Nutzen in den kommenden Jahren darstelle.

Mit neuen, additiven Kanälen Mehrwert generieren 

Hierbei gehe es vor allem um die funktionale Erweiterung des „klassischen“ DMS um neue Medien. Weitere additive Kanäle neben dem klassischen Scannen, wie beispielsweise Chatbots, hätten demnach direkte Auswirkungen auf die Prozessqualität sowie den Nutzen der gesamten Anwendung.

DMS, KI und Cloud-Technologien intelligent kombinieren 

Somit gilt es, die bestehende Expertise in Bezug auf den Umgang mit klassischen DMS-Produkten und der Digitalisierung papiergebundener Abläufe um prozessuale Komponenten zu erweitern.

Technologien in Prozesse integrieren 

Künstliche Intelligenz, die Cloud & Co. seien zwar hilfreich – einen wirklichen Nutzen würden sie jedoch erst dann stiften, wenn sie in Prozesse integriert werden.

Es geht also weniger um die bequeme, kosteneffiziente Nutzung einer Cloud-DMS-Software, sondern vielmehr um die Schaffung ganzheitlicher, digitaler Prozesse mit den heutigen technologischen Möglichkeiten, die Cloud, KI & Co. bieten (vgl. it-zoom.de, 07.06.2021).