DMS und ECM-Systeme im Mittelstand

Zunehmend investieren Unternehmen des Mittelstandes in Deutschland in DMS und ECM-Systeme. Das analoge Büro ist schon bald Geschichte

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Es geht voran im Mittelstand. So kann man die neue Bitkom-Studie „Digital Office im Mittelstand 2019“ wohl interpretieren. Demzufolge investieren in nächster Zeit rund 23% aller Unternehmen zwischen 20 und 499 Mitarbeitern in eine Softwarelösung für das digitale Dokumentenmanagement. 

ECM und DMS immer häufiger im Mittelstand

Das sind 5% mehr, als noch im Jahr 2017, indem lediglich 18% angaben, entsprechende Investitionen tätigen zu wollen. Ungefähr die Hälfte (47%) aller Unternehmen des Mittelstandes setzt eine Standard-Software für Aufgaben im digitalen Büro ein. Nur rund 40% davon unternehmensweit. Das heißt, dass gerade einmal 19% aller mittelständischen Unternehmen für eine umfassende Digitalisierung im Büro aufgestellt sind. 

In Unternehmen über 500 Mitarbeitern hingegen sei die Zahl bedeutend größer. Hier seien rund 86% für eine umfangreiche Digitalisierung im Büro software-seitig gut aufgestellt. Doch wie eingangs erwähnt, die Zahl der mittelständischen Unternehmen wächst, wenn auch langsam. Nach 11% im Jahr 2017 stiegt die Zahl derer die bereits auf ein entsprechendes DMS oder ECM setzen dann doch. 

Prozesse verschlanken, Dokumente schneller finden

Dabei können DMS und ECM-Systeme gerade mittelständischen Unternehmen durchaus helfen die alltäglichen Arbeitsprozesse zu verschlanken. So attestieren 94% der mittelständischen Unternehmen, die bereits ein entsprechendes System im Einsatz haben, diesem einen wesentlichen Beitrag zur Steigerung der Effizienz beim Zugriff auf Informationen, sowie weitere 78% eine Verbesserung der Daten- und Informationssicherheit im Umgang mit Dokumenten. 70% sehen in der mobilen Nutzung ihrer ECM-Software einen spürbaren Mehrwert. 

Warum ein DMS im Mittelstand? 

Was sind also die Beweggründe für Unternehmen des Mittelstandes, sich für eine DMS bzw. ECM-Lösung zu entscheiden? Es ist vor allem die verheißungsvolle Steigung der Effizienz („schneller Zugriff auf Informationen“ und „Geringere Kosten für die Handhabung von Dokumenten“) sowie der bessere Schutz vor Datenverlust und eine verbesserte Compliance, welche zur Investition verleiten. 

Digitalisierung ist Chefsache

Ein weiteres zentrales Ergebnis der Studie – Digitalisierung ist Chefsache. Im Mittelstand liege die Verantwortung bei der Einführung eines ECM oder DMS-Systems klar bei der Geschäftsleitung. 90% der Befragten Unternehmen handhaben dies so, wobei die IT-Abteilung – sofern vorhanden – bei knapp der Hälfte der befragten Unternehmen Einfluss auf derartige Investitionsentscheidungen habe. 

Trendthema Cloud-DMS oder ECM

Cloud oder lokal, diese Frage stellt sich heutzutage bei so gut wie jeder Einführung einer Businesssoftware-Lösung. Die Potentiale im Mittelstand, die die Cloud mit sich bringt, sind enorm. IT-Ressourcen sind hier meist knapp und viele verfügen über keine eigene IT-Abteilung.

So betreiben mittlerweile mehr als die Hälfte der befragten Unternehmen ihr System in der Cloud. Bei den größeren Unternehmen bleibt On-Premise mit 66% der Installationen weiter die beliebteste Speicherart.