Microsoft Teams immer beliebter

Laut einer Studie setzen mittlerweile mehr als zwei Drittel aller Unternehmen auf Microsoft Teams. Die E-Mail-Nutzung bleibt jedoch weiterhin hoch.

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Mit Microsoft Teams wollte man ein Tool entwickeln, welches den E-Mailverkehr in Unternehmen deutlich reduziert und die interne Kommunikation innerhalb von Unternehmen stärkt. Über die Plattform lassen sich Chats, Besprechungen, Notizen und Anhänge miteinander kombinieren und auch Skype und Microsoft Office sind integriert.

Teams ist verbreitet

Alles an einem Platz also. Das schätzen auch die Nutzer, der erst vor zwei Jahren gelaunchten Plattform. Immerhin rund 68 % aller befragten Unternehmen gaben an, mit Microsoft Teams zu arbeiten. 

Historische Entwicklung von Microsoft Teams

Bereits im September 2018 ließ Microsoft verlauten, dass Microsoft Teams die am schnellst wachsende Business-Applikation in der Geschichte des Konzerns sei.

Die im November 2019 erscheinende Studie „Office 365 Fokusstudie 2019 - Herausforderung Collaboration, E-Mail und Dokumentenmanagement“ der Hochschule der Medien Stuttgart und des Fachportals SharePoint360.de scheint dies nun zu belegen. 

E-Mails bleiben wichtig

Doch schon jetzt sind einige Zahlen der Studie veröffentlicht die beispielsweise verlauten lassen, dass rund 61% der Anwender sich von Microsoft Teams eine deutliche Senkung des E-Mail-Verkehrs erhoffen. Doch rechne kaum jemand der Befragten mit der kompletten Ablösung der E-Mail durch derartige Plattformen.

So schätzen 94% der Umfrageteilnehmenden E-Mail als weiterhin wichtigen Kanal ein, jedoch verschiebe sich durch den Einsatz der Plattform die Bedeutung des Kanals eher in Richtung externer Kommunikation mit Kunden oder Partnern. 

Dokumentenmanagement bleibt Herausforderung

Doch bleibe die zentrale Herausforderung das digitale Dokumentenmanagement. Wichtige Dokumente lagern immer noch exklusiv in diversen Postfächern, das verhindern dann auch die modernen Kommunikationstools nicht.

So geht gar ein Viertel der Studienteilnehmenden davon aus, dass das Tool das Dokumentenmanagement gar erschwere. (vgl. Pressemitteilung vom 07.11.2019 auf open PR) 

Dokumentenmanagement-Systeme obsolet? 

Grundsätzlich jedoch habe Microsoft mit Teams eine mächtige Plattform geschaffen, die viele der Microsoft-Dienste an einem Ort übersichtlich bündle. Macht die Plattform Dokumentenmanagementsysteme damit obsolet? – Im Gegenteil.

MS Teams kann eine sehr gute Ergänzung für die Bereiche Kommunikation, Online-Meetings und Videokonferenzen, Dokumentenablage und -austausch, aber auch zur Einbindung von externen Personen sein. Dabei hat das Tool auf seine Grenzen, die es zu beachten gilt. 

Auf die Strategie kommt es an

Letztlich kommt es auf die Strategie an, die ein Unternehmen für das digitale Dokumentenmanagement verfolgt. Dabei sollte unbedingt auf die spezifischen Ziele Rücksicht genommen werden.

Teams kann ein modernes Dokumentenmanagement-System mit seinen zahlreichen Funktionen zur Archivierung und Speicherung von Dokumenten nicht ersetzen, dieses jedoch gut ergänzen. In jedem Fall sollten sich Unternehmen über entsprechende Möglichkeiten zur Anbindung informieren.