Moderne Printsysteme und New Work

Wie lassen sich moderne Printsysteme in den New-Work-Alltag integrieren?

Diese Frage beantwortet Thiemo Rau, VP Channel & SMB DACH, Indirect Sales bei Xerox, in einem aktuellen Interview auf It-Zoom. Dabei geht es vor allem um die Rolle von Dokumentenmanagement- und Printsystemen in der Gestaltung neuer Arbeitsmodelle wie Remote Work, Homeoffice und Co. 

Ein Blick auf den „Modern Workplace“

Zurück zur alten Normalität oder Blick in die Zukunft? Viele Unternehmen dürften bei der Rückkehr ins Büro wohl einen Mittelweg wählen. Rau zufolge gibt es in Bezug auf die flexible Arbeitsumgebung sechs wesentliche Bereiche, die Unternehmen beachten müssen:

• Die Sicherheit der Belegschaft,
• Die Produktivität,
• Die Kommunikation untereinander,
• Raum für Flexibilität auf Mitarbeiterebene,
• Vorbereitung auf die Zukunft,
• Die richtige Infrastruktur, um anstehende Herausforderungen technisch bewältigen zu können und
• Die Sicherheit der Mitarbeiter müsse dabei an erster Stelle stehen, ohne dass die Produktivität unter den vorgestellten Maßnahmen leide.

Dokumentenmanagementsysteme nehmen bei der Gestaltung des modernen Arbeitsplatzes Rau zufolge eine wichtige Rolle ein.

Die Rolle von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) 

Viele Unternehmen seien auf das Drucken angewiesen, wobei die meisten von ihnen eine bessere Integration von digitalen Abläufen und Papiernutzung anstreben würden. DMS-Lösungen helfen dabei, papierbasierte Prozesse zu digitalisieren und unterstützen zudem bei Themen wie Datenschutz oder Produktivitätssteigerung. Sind analoge Dokumente erst einmal digitalisiert, erhalten Mitarbeiter zeit- und ortsunabhängigen Zugriff. Dies reduziere Kosten- und Arbeitsaufwand, vereinfache die Zusammenarbeit und ermögliche zudem ein flexibles Arbeiten (vgl. it-zoom.de, 17.08.2021).

Druckerinfrastruktur in neuen Arbeitsmodellen 

Für Unternehmen, die binnen kurzer Zeit große Mengen an Dokumenten produzieren müssen, stelle der fehlende Zugang zu betrieblichen Standorten wie im Falle der Corona-Pandemie ein echtes Problem dar.  Auch bei der eingehenden Post könne es zu Verzögerungen komme. In diesen Fällen benötigten Unternehmen Alternativen zur Sicherstellung der Kundenzufriedenheit sowie anderer kritischer Prozesse. Hier könnten digitale Lösungen Abhilfe schaffen, so Rau.

Sicherheit moderner Printsysteme 

Auch die Sicherheit spielt hier eine wichtige Rolle; auch in Bezug auf Printsysteme. Als physische Endpoints sollten auch sie bei Sicherheitsfragen berücksichtigt werden. Moderne Printsysteme verfügen Rau zufolge über eine automaische Überwachung und Fehlerbehebung, sodass die Geräte jederzeit auf dem neusten Stand bleiben und dafür sorgen, dass nur autorisierte Nutzer Dokumente drucken können (vgl. it-zoom.de, 17.08.2021).