Der WWF digitalisiert während der Pandemie

Der WWF Deutschland stand zu Beginn der Pandemie vor einer großen Herausforderung. Eine Digitalisierung der eigenen Prozesse schaffte Abhilfe.

Der World Wide Fund for Nature (WWF) ist eine der größten und bekanntesten Naturschutzorganisationen der Welt.

Umstellungen der Arbeitswelt 

Doch auch Organisationen dieser Größenordnung blieben von der Pandemie nicht unberührt. So schickte auch der WWF einen Großteil der Belegschaft ins Homeoffice.

Für den deutschen Hauptsitz in Berlin bedeutete dies, dass eine effiziente Lösung für den Empfang, die Bearbeitung und die Distribution der Eingangspost gefunden werden musste.

„Wir erhalten monatlich eine vierstellige Zahl an Briefen. Dazu gehören vor allem Schreiben unserer Fördermitglieder, beispielsweise Antragsänderungen, die Bekanntgabe neuer Adressdaten bzw. Bankverbindungen oder Kündigungen, sowie Verträge und Rechnungen“ – Boris Oldag, Mitarbeiter der Abteilung Office-Management, WWF Deutschland (vgl. it-zoom.de, 09.06.2021).

WWF: Digitalisierung während der Pandemie 

Aus diesem Grund beauftragte die Organisation einen externen Dienstleister mit der Digitalisierung dieser Prozesse. Die Zusammenarbeit wurde dann allerdings aufgrund „unbefriedigender Ergebnisse“ aufgekündigt, wie IT-Zoom berichtet (vgl. it-zoom.de, 09.06.2021). So müsste während des Lockdowns eine Alternative gefunden werden. Die Wahl fiel letztlich auf den ebenfalls in Berlin ansässigen Digitalisierungsspezialisten Caya.

Postdigitalisierung beim WFF 

In diesem besonderen Fall ging es darum, analoge Posteingangsprozesse möglichst effizient zu gestalten. Der Dienstleister holt nun täglich die vorsortierte Post per Kurier ab. Sie wird dann zu den eigenen Scancentern zur Digitalisierung transportiert. Da der WWF auch handschriftliche Briefe erhält, werden diese zudem manuell mit Metadaten versehen.

Zugriff binnen weniger Stunden 

Letztlich hat der WWF die Möglichkeit, binnen weniger Stunden auf die Eingangspost zuzugreifen.

Sie wird digital auf der Plattform des Dienstleisters zur Verfügung gestellt und kann von dort aus durch den Anwender über die hinterlegen E-Mail-Adressen an die zuständigen Abteilungen weitergeleitet werden. Einmal wöchentlich erhält die Stiftung die analogen Originale zurück.

Erhebliche Zeitersparnis 

Für den WWF Deutschland ist die Digitalisierung durch den Dienstleister nicht mehr wegzudenken. Täglich würden durch das Entfallen manueller Tätigkeiten bis zu zwei Stunden eingespart werden (vgl. it-zoom.de, 09.06.2021).