DMS als Chance für das Personalwesen

DMS als Chance für das Personalwesen

Wie die adäquate Nutzung eines Dokumentenmanagement Systems den administrativen Aufwand im Bereich HR verringern kann, erfahren Sie hier!

Der administrative Aufwand, mit dem Personaler in einigen Unternehmen konfrontiert werden, ist immens. Dabei sollte der Fokus eigentlich auf der Arbeit selbst liegen. Zwar ist eine gewisse administrative Ebene notwendig, doch sollte diese nicht der Ausführung anderer Aufgabenbereiche behindern. Das Enterprise Application Software Magazine beschreibt in einem Artikel vom 8. Januar, wie ein DMS im Personalwesen dabei behilflich sein kann, den administrativen Aufwand zu reduzieren und so nicht nur Personaler zu entlasten sondern auch die Produktivität der Abteilung zu steigern (vgl. de.eas-mag.digital). 

Das Personalwesen und der Fachkräftemangel 

Laut Enterprise Application Software Magazine sehen sich Personaler oft als wichtige Schnittstelle talentierte Mitarbeiter im Unternehmen zu fördern bzw. sich im allgemeinen für die Belange der Mitarbeiter stark zu machen. Doch oftmals fehlt ihnen die Zeit, diesen Aufgaben nachzugehen. Auch in den Bereich des Recruitings wird oft zu wenig Zeit investiert – dabei herrscht nahezu überall ein gravierender Mangel an Fachkräften. Unternehmen sollten also nicht nur ein grundlegendes Interesse daran haben, neue Fachkräfte anzuwerben, sondern auch daran, Bedingungen zu schaffen, unter denen diese Fachkräfte dem Unternehmen dauerhaft erhalten bleiben. 

Doch wie sollen sich Personaler dieser Aufgaben annehmen, wenn sie vielmehr damit beschäftigt sind zu reagieren statt zu agieren?

„Wer an die Personalressorts dieses Landes denkt, denkt vorrangig und meistens ausschließlich an Administration“, so Matthias Kunisch, Geschäftsführer der Forcont Business Technology GmbH, welche sich auf Enterprise Content Management (ECM) spezialisiert hat (vgl. de.eas-mag.digital). Im April 2019 hatte die Forcont Business Technology GmbH einen Forpeople Day veranstaltet, bei dem ca. 50 Personalverantwortliche die Möglichkeit bekamen, sich in München über das Thema digitaler Wandel auszutauschen. 

Fazit: Nach wie vor Luft nach oben im Bereich Digitalisierung im Personalwesen 

Der Artikel gibt ein ernüchterndes Fazit. Vielen Personalern ist bewusst, dass das Potenzial der Digitalisierung in ihren Abteilungen noch lange nicht voll ausgeschöpft ist. So würde beispielsweise ein geeignetes DMS den administrativen Arbeitsaufwand in vielen Bereichen des Arbeitsalltags erleichtern. Dabei geht es vor allem um die Automatisierung von Prozessen, die vielerorts noch manuell durchgeführt werden. 

Nichts desto trotz scheinen viele Personalmanager den digitalen Wandel in ihrem Bereich noch mehr oder weniger vor sich her – unter anderem offenbar aus Furcht, sich selbst redundant zu machen:

„Leider scheinen aber viele der HRler vermutlich zu befürchten, durch die Digitalisierung selbst obsolet zu werden und ihren Job zu verlieren. Das erklärt vielleicht auch, warum sich manche Personalabteilungen noch dagegen stemmen, „Excel und Outlook“ abzulösen.“ (vgl. de.eas-mag.digital). 

Um sich jedoch wichtigeren Aufgaben wie denen des Recruitings oder des Talentmanagements annehmen zu können, würde die Einführung eines geeigneten DMS in den meisten Fällen enorme Abhilfe schaffen. Es bleibt nur zu hoffen, dass in Zukunft das Potenzial der Digitalisierung mehr ausgeschöpft wird.  

17 Januar 2020

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