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Suche der KMUs nach der perfekten DMS-Software

Kleine und mittelständische Unternehmen suchen immer häufiger nach einer DMS-Software, die deren Ansprüche ausreichend erfüllen kann. Worauf es ankommt, lesen Sie hier.

Mit einer modernen DMS-Software haben kleine und mittelständische Unternehmen das perfekte Tool für eine digitalisierte Zukunft in der Hand. Doch wie findet man das richtige DMS für seine Zwecke und worin unterscheiden sich die verschiedenen Lösungen am Markt?

Auf Fragen wie diese und viele andere wollen wir an dieser Stelle Antwort geben. Zunächst jedoch wollen wir nochmal einen Blick auf die allgemeinen Funktionsweisen derartigen Lösungen werfen, um besser verstehen zu können, wie derartige Unterschiede zu Stande kommen. 

Inhaltsverzeichnis

Was ist DMS-Software? – Eine Definition

DMS ist die Abkürzung für Dokumentenmanagement-System. Dieses umfasst sämtliche Maßnahmen zum Umgang mit allen Dokumenten die im Unternehmen umhergehen.

Dabei müssen eingehende und ausgehende Dokumente, sowie deren jeweilige Bearbeitungsversionen koordiniert werden.

Während früher physische Dokumente gestempelt, kopiert und entsprechend abgelegt werden mussten, sind die meisten heutigen Dokumente fast ausschließlich in digitaler Form vorhanden.

Zu Beginn dieses Umschwungs wurden die wenigen digitalen Dokumente ausgedruckt und dem physischen Dokumentenmanagement zugefügt. 

Digitale Dokumente in der Überzahl

Das ist sich heute umgekehrt. Die wenigen noch analogen Dokumente werden eingescannt und den digitalen Archiven zugeführt. Doch dieses muss organisiert werden.

Oftmals speichern Mitarbeiter Ihre Daten ohne großes Konzept in eigens angelegten Ordnern ab, die es für Dritte nahezu unmöglich machen, in diesen etwa wiederzufinden. 

Alle Dokumente an einem zentralen Ort

Ein digitales Dokumentenmanagement-System speichert sämtliche Dokumente im Unternehmen auf einer zentralen Datenbank ab und fügt diese entsprechend Ihres Inhaltes einer speziellen Ordnerstruktur zu.

Mit diversen Suchfunktionen können alle Anwender nach den Dokumenten suchen und diese schnell finden.

Es gibt immer eine valide Version eines Dokumentes, sodass Fehler durch Dubletten oder verschiedene Versionen ausgeschlossen werden. 

Dabei können unterschiedliche Zugangsrechte bei den Dokumenten vergeben werden, sodass immer nur derjenige Mitarbeiter ein Dokument verändern darf, der auch die entsprechenden Rechte hat.

So wird ausgeschlossen, dass Dokumente durch Dritte versehentlich gelöscht oder verändert werden. 

Prozesse effizienter gestalten

Durch die Zentralisierung aller Daten und Dokumente werden auch die Prozesse deutlich schneller. Informationen lassen sich deutlich schneller teilen, Prozesse lassen sich zusammenführen und verschlanken und das System selbst kann viele dieser Prozesse gar gänzlich automatisieren.

So sorgt eine moderne DMS-Lösung für schnellere und effizientere Abläufe, was sich letztlich in massiven Ressourceneinsparungen niederschlägt.

Kosten auf mehreren Ebenen sparen

Doch nicht nur hinsichtlich der Prozesse ist das Einsparungspotential enorm. Auch in Bezug auf die Einsparungen in Bezug auf die Papier- und Druckkosten, sowie die Kosten für die Verwaltung physischer Archive ergeben sich teils gravierende Einsparungen.

Das macht eine digitale Dokumentenmanagement-Lösung auch für so gut wie jedes Unternehmen so attraktiv. 

Technische Seite von DMS-Software

Aufgebaut sind diese Software-Anwendungen zumeist aus verschiedenen Modulen. Dabei deckt jedes dieser Module einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen ab. In modernen DMS-Systemen finden sich oftmals folgende Module an: 

  • Workflow-Funktion
  • Elektronische Ein- und Ausgangsrechnungen
  • Suchfunktionen
  • Dokumentenbearbeitung
  • Wissensportal
  • Bewerbungsportal
  • Import und Export von Dokumenten usw. 

Nicht jedes Unternehmen benötigt gleich jedes dieser Module, andere Unternehmen benötigen darüber hinaus noch weitere Funktionen.

Doch nicht nur hinsichtlich des Funktionsumfangs ergeben sich Unterschiede bei den verschiedenen DMS-Lösungen am Markt. Auch in Bezug auf das jeweilige Lizenzmodell unterscheiden sich die Anwendungen voneinander.

Verschiedene Lizenzmodelle am Markt

Während klassischerweise eine Software von einem Anbieter erworben und auf den eigenen Servern installiert wurde, etablieren sich zunehmend andere Modelle Am Markt.

Insbesondere das Cloud-Computing gewinnt seit einigen Jahren an immer mehr Bedeutung. Heute finden sich vor allem diese vier Modelle am DMS-Markt:

  • On-Premises-DMS
  • Cloud-DMS
  • Hybride DMS
  • Gehostete DMS

Für welches dieser Modelle man sich am Ende entscheidet, hängt massiv vom eigenen Unternehmen und den Begebenheiten ab.

Der Vorteil einer DMS-Software aus der Cloud ist, dass keine eigenen Server von Nöten sind und auch die Instandhaltung und Wartung von Cloud-Anbieter übernommen wird. 

Das perfekte DMS für KMUs

Gerade kleinere und mittelständische Unternehmen ohne eine eigene breite IT-Infrastruktur können davon massiv profitieren. Über einen Internetzugang kann das System ganz einfach Online genutzt werden.

Man zahlt einfach einen monatlichen Betrag für die genutzten Lizenzen und kann direkt loslegen. 

Gleichsam darf dabei nicht vergessen werden, dass die Daten auf fremden Servern des Cloud-Anbieters gespeichert werden.

Hier gilt es zum einen darauf zu achten, dass gesetzliche Vorschriften eingehalten werden können, zum anderen gilt es zu klären, ob dieses Modell für die eigenen Zwecke überhaupt in Frage kommt. 

Gehostete DMS-Variante

Man hat auch die Möglichkeit einen Server zu mieten, falls keine eigenen vorhanden sind. Bei dieser Variante spricht man dann von gehosteten DMS. Hier stellt ein Anbieter die Serverkapazität zur Verfügung, ohne dass man seine Daten über das Internet auf fremde Server transferiert. 

Unterschiedliche Kostenmodelle

Doch gerade in Bezug auf die jeweiligen Kostenmodelle die den verschiedenen Varianten zu Grunde liegen, ergeben sich entscheidenden Unterschiede.

So sieht man sich bei einer lokalen On-Premises-Lösung mit hohen Anfangsinvestitionen konfrontiert. Zum einen muss die Lösung erworben werden und zum anderen muss die IT-Infrastruktur ausreichend aufgebaut werden.

Dafür sind die monatlichen Folgekosten deutlich geringer. 
Anders bei der Cloud. Hier fallen keine hohen Anfangsinvestitionen an, jedoch steht man hier hohen monatlichen Gebühren gegenüber.

Für welches diese Modelle man sich letztlich entscheidet, hängt wieder einmal stark von den eigenen Begebenheiten im Unternehmen und den Zielen ab. 

Gerade kleine und mittelständische Unternehmen greifen gern auf eine Lösung in der Cloud zurück, da hier neben den Anfangsinvestitionen auch die Notwendigkeit einer eigenen Infrastruktur und dem damit verbundenen Knowhow entfallen.

Funktionen für das perfekte DMS für KMUs 

KMUs sind keineswegs als eine homogene Gruppe zu verstehen. Unter diesem Sammelbegriff werden die unterschiedlichsten Unternehmen zusammengefasst. Daher ist es auch nahezu unmöglich zu sagen, welches System nun das perfekte für diese gesamte Gruppe sein kann. 

Was sich jedoch ausmachen lässt ist, welche Funktionen sind gerade für kleine und mittelständische Unternehmen von zentraler Bedeutung. Auf eben jene wollen wir an dieser Stelle einen etwas genaueren Blick werfen. 

Revisionssicher Archivieren und Speichern

Eine moderne DMS-Software hilft Unternehmen dabei, gesetzliche Vorgaben in Bezug auf bestimmte Dokumente einzuhalten.

Einige Dokumente unterliegen bestimmten Lösch- bzw. Aufbewahrungsfristen.

Die Software hilft dabei zum einen all jene Dokumente zu schützen, die einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unterliegen, indem sie diese unlöschbar für den Zeitraum machen. 

Zum anderen kann das System nach Ablauf einer bestimmten Zeit an die Löschung von z.B. personenbezogener Daten erinnern und diese auch selbst vornehmen.

Das gibt gerade kleinere Unternehmen die Sicherheit im alltäglichen Umgang mit Dokumenten, den sie so dringend benötigen. 

Workflow-Manager für schnelle Prozesse

Durch die Zentralisierung sämtlicher Dokumente auf einer Datenbank, können Prozesse deutlich verschlankt und optimiert werden. Zudem bieten DMS-Lösungen die Möglichkeit bestimmte Workflows einzurichten.

So können beispielweise eingehend E-Mails hinsichtlich ihres Inhaltes erkannt und an die entsprechend Stelle zur Bearbeitung weitergeleitet werden. 

Bewerbungsmanagement optimieren

Mit einem DMS lässt sich auch der Bewerbungsprozess deutlich besser strukturieren. Bereits die Stellenausschreibung kann automatisch erfolgen.

Eingehend Bewerbungen werden in Workflows eingeordnet und von Entscheidern bewertet. 
Das System kann dann über die Kalender der Entscheider nach geeigneten Terminen für ein Vorstellungsgespräch suchen und den Bewerber entsprechend einladen.

Zudem lassen sich alle Bewerbungen in einen Talent-Pool einordnen, sodass bei späteren Ausschreibungen auf diese zurückgegriffen werden kann. 

Wissen im Unternehmen halten

Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen geht mit diesem oftmals auch ein beträchtlicher Teil an Wissen. Dieser Verlust ist oftmals viel gravierender als die Arbeitskraft selbst.

Ein DMS bietet die Möglichkeit Wissensportale anzulegen, in denen das gesamte Wissen des Unternehmens festgehalten wird. 

So haben es neue Mitarbeiter einfacher sich einzuarbeiten und auch bei Krankheit eines Mitarbeiters können die Kollegen einfacher nachvollziehen, wie die offenen Prozesse zu bewerkstelligen sind.

Täglich verbringen Mitarbeiter unfassbar viel Zeit mit der Suche nach Informationen. All das lässt sich durch ein umfangreiches Wissensportal deutlich besser abfangen.

Fazit: Mehr als nur Dokumente speichern

Wer sich bis heute noch mit physischer Ablage und Archiven rumplagt verschwendet Unmengen an Ressourcen auf mehreren Ebenen.

Mal abgesehen von Papier- und Druckkosten, sind die Prozesse oftmals unnötig aufgebläht und lassen sich mit einer DMS-Lösung massiv verschlanken und teilweise sogar automatisieren. 

Die Einsparungspotentiale sind riesig. Insbesondere KMUs gewinnen mit einer derartigen Anwendung die Sicherheit für den alltäglichen Geschäftsbetrieb. Dokumente werden sicher und nach gesetzlichen Vorgaben archiviert. 

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