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Der digitale Posteingang und das DMS

Digitalisieren sie Ihre eingehende Post, optimieren Sie bestehende DMS-Prozesse und sparen Sie so Zeit und Geld.

Egal ob digital oder konventionell in Schriftform: Post fällt in jedem Unternehmen an. Obgleich wir uns in Zeiten der digitalen Transformation befinden, sind viele Unternehmen vom papierlosen Büro noch weit entfernt. Im Folgenden wollen wir uns daher einmal damit befassen, warum Betriebe ihre Eingangspost digitalisieren sollten.

Gleichsam soll ein Zusammenhang mit DMS-Software hergestellt werden. Letztlich lassen sich auch Dokumentenmanagementprozesse durch den digitalen Posteingang maßgeblich optimieren. Dafür muss jedoch zunächst definiert werden, worum es sich bei einer DMS-Software eigentlich handelt.

Inhaltsverzeichnis

Was ist DMS-Software? 

Die drei Buchstaben „DMS“ bezeichnen ein Dokumentenmanagementsystem. Hierbei handelt es sich um eine Software zur Verwaltung digitaler Dokumente. Das System fungiert dabei zum einen als zentraler Speicherort für sämtliche im Unternehmen anfallenden Dokumente. Zum anderen zeichnen sich moderne DMS-Lösungen jedoch auch durch zahlreiche Funktionen aus, die Unternehmen bei allen Prozessen aus dem Bereich des Dokumentenmanagements maßgeblich unterstützen.

DMS-Funktionen 

Dazu zählen beispielsweise:

  • Abrechnung,
  • Archivierung,
  • Belegerfassung,
  • Barcodes scannen und identifizieren,
  • Digitale Signaturen,
  • Drag & Drop,
  • OCR,
  • Ordnerstruktur,
  • Personalmanagement,
  • Revisionssichere Ablage,
  • Suchfunktion, Verschlagwortung,
  • Versionierung,
  • Vertragsmanagement,
  • Wiedervorlagen,
  • Wissensdatenbank und
  • Workflows.

All diese Funktionen sind jedoch nicht von Nutzen, wenn zahlreiche Dokumente analog vorliegen. Letztlich lassen sich mittels DMS nur digitale Dokumente vermittelt. Es besteht jedoch die Möglichkeit, analoge Dokumente zu digitalisieren. Häufig kommt dabei Optical Character Recognition (OCR) zum Einsatz. Im Folgenden wollen wir uns nun einmal näher mit dem digitalen Posteingang befassen und aufzeigen, wie Unternehmen davon profitieren können.

Ein Blick auf den digitalen Posteingang 

Der Begriff „Posteingang“ umfasst zunächst einmal sämtliche Post, die das Unternehmen erreicht; unabhängig davon, wie oder in welcher Form sie das Unternehmen erreicht. Zum einen bezieht sich dies selbstverständlich auf analoge Post in Form von Briefen. Ebenso spielt jedoch der digitale Posteingang eine Rolle.

Zentrale Verwaltung analoger und digitaler Dokumente 

Schließlich bedarf es auch einem Grad an Standardisierung und Zentralisierung, um Dokumentenmanagementprozesse möglichst effizient zu gestalten. Es geht also beim digitalen Posteingang nicht nur darum, analoge Eingangsdokumente zu digitalisieren, sondern diese auch mit bereits digital eingehenden Dokumenten zusammenzuführen und übersichtlich zu verwalten.

Der Weg zum papierlosen Büro 

In vielen Betrieben mangelt es an eben jener einheitlichen Handhabung eingehender Post. In anderen Betrieben hingegen fehlt es an einer geeigneten Software zur vollumfänglichen Digitalisierung und Verwaltung eingehender Post.

Vorteile des digitalen Posteingans 

Dabei kann ein digitaler Posteingang zahlreiche Vorteile mit sich bringen, mit welchen wir uns an dieser Stelle einmal näher befassen wollen.

Effizientere Prozesse 

So werden beispielsweise die Liege- und Transportzeiten erheblich reduziert. Durch die zentrale Verwaltung haben zudem alle Mitarbeiter Zugang zu den Dokumenten und Informationen, die sie benötigen. Der standardisierte Ansatz sorgt zudem für eine stetige Nachvollziehbarkeit aller im Unternehmen eingehenden Dokumente.

Dokumenten-Workflows 

Auch lassen sich eingehende Dokumente über moderne Systeme teils automatisiert den richtigen Stellen zuweisen. Zudem besteht die Möglichkeit, Dokumente softwareseitig direkt an Workflows zu übergeben.

Kosten sparen 

Zu guter Letzt sorgt eine effizientere Gestaltung bestehender (Dokumentenmanagement-)Prozesse auch dafür, dass Kosten eingespart werden können. Zudem erhalten Mitarbeiter durch eine Reduzierung des administrativen Aufwandes zusätzliche Kapazitäten, um sich gewinnbringenderen Tätigkeiten zu widmen. Somit besteht für Unternehmen die Möglichkeit, auf unterschiedliche Art und Weise finanziell vom digitalen Posteingang zu profitieren.

Automatisierung 

Für viele Betriebe ist die Einführung einer Dokumentenmanagement-Lösung der erste, wichtige Schritt in Richtung Digitalisierung. Dies ist nicht ohne Grund der Fall. Digitalisierte Dokumente können die Basis für die Automatisierung von Dokumentenmanagement- und Geschäftsprozessen bilden (vgl. d-velop.de, 10.08.2021). Mit einem entsprechenden Automatisierungsgrad gehen wiederum Effizienz und Kosteneinsparungen einher.

Fazit: DMS und digitaler Posteingang 

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass Unternehmen stark von der Nutzung eines digitalen Posteingangs profitieren können. Zur Realisierung im eigenen Betrieb bedarf es dazu jedoch nicht nur einer geeigneten Softwarelösung, die die Digitalisierung technisch umsetzt.

Einheitliche Herangehensweise 

So bedarf es zunächst vor allem auch einer einheitlichen Herangehensweise bei der Verarbeitung eingehender Post; unabhängig davon, ob es sich um digitale Post oder analoge Briefe handelt.

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