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DMS-Beratung durch Bekannte – eine gute Idee?

Guter Rat bei der DMS-Auswahl ist teuer. Umso besser, wenn Sie auf die Erfahrung guter Bekannter zurückgreifen können.

Die Suche nach einer passenden DMS-Software kann mitunter sehr mühsam werden. Viele verschiedene Anbieter mit unterschiedlichen DMS-Lösungen finden sich am Markt und machen diesen unübersichtlich. 

Hier ist guter Rat teuer und man ist als Unternehmen ohne weitreichende Kenntnis des Marktes für jeden Tipp dankbar. Doch wie wertvoll sind solche Tipps von Bekannten eigentlich wirklich? Dieser Frage wollen wir an dieser Stelle einmal genauer nachgehen. 

Zuvor jedoch werfen wir noch einen Blick auf die allgemeine Funktionsweise von DMS-Software, auch um besser verstehen zu können, warum die Suche nach einer passenden Lösung mitunter so schwerwiegend sein kann. 

Inhaltsverzeichnis

Was ist DMS-Software? – Eine Definition

DMS steht für Dokumentenmanagement-System und beschreibt alle Maßnahmen die ein Unternehmen zur Organisation der umlaufenden Dokumente ergreift. Während dies in früheren Zeiten bedeutete, Aktenordner anzulegen und diese einem physischen Archiv zuzuführen, geht es heute eher darum, alle digital umherlaufenden Dokumente zu organisieren. 

Die letzten analogen Dokumente müssen somit in das digitale Archiv geführt werden und nicht umgekehrt. DMS-Software-Lösungen speichern sämtliche Dokumente eines Unternehmens auf einer zentralen Datenbank. So haben alle Akteure im Unternehmen Zugriff auf denselben Datenstamm. 

Dokumente nur noch in einer Version

Dadurch werden Dokumente nur noch in einer einzigen validen Version gespeichert, was Übertragungsfehler vermeidet und Informationen schneller verbreitet. Auch wird dadurch der Datenmüll deutlich reduziert und es ist immer ersichtlich, welche Version eines Dokumentes die richtige ist. 

Schnellere und schlanker Prozesse

Auf diese Weise werden auch viele Prozesse im Unternehmen deutlich schlanker und schneller. Überall im Unternehmen entstehen durch das Zusammenführen von Prozessen dynamische Workflows, mit denen sich einfach nachvollziehen lässt, welche Schritte gerade noch nötig sind, ehe ein Dokument als vollständig bearbeitet archiviert werden kann. 

Automationen im gesamten Unternehmen

Auch übernimmt das DMS viele Aufgaben vollständig und automatisiert viele Prozesse im gesamten Unternehmen. So werden beispielsweise alle Dokumente hinsichtlich ihrer Beschaffenheit vom System erkannt und in Bezug auf die gesetzlichen Bestimmungen entsprechend archiviert. 

Technische Seite von DMS-Software

Aufgebaut sind DMS-Software-Lösungen zumeist aus verschiedenen Modulen, die jeweils einen bestimmten Bereich im Unternehmen abdecken. In standardisierten DMS-Lösungen finden sich oftmals folgende Module an: 

  • Workflow-Funktion
  • Elektronische Ein- und Ausgangsrechnungen
  • Suchfunktionen
  • Dokumentenbearbeitung
  • Wissensportal
  • Bewerbungsportal
  • Import und Export von Dokumenten usw.

Nicht jedes Unternehmen bedarf gleich aller Module, andere Unternehmen benötigen über diese hinaus noch weitere Funktionen. Doch nicht nur hinsichtlich des Funktionsumfangs, sondern auch in Bezug auf das zu Grunde liegende Lizenzmodell muss das Unternehmen eine Entscheidung treffen. 

Will man sein DMS aus der Cloud heraus beziehen oder doch lieber auf den hauseigenen Servern betreiben. Beide Varianten haben ihre ganz eigenen Vor- und Nachteile, die individuell gegeneinander abgewogen werden müssen. 

DMS-Beratung durch Bekannte hilfreich?

Als dies veranschaulicht recht gut, dass die Wahl der passenden Software für seine Belange durchaus schwierig sein kann. Kennt man sich am Markt nur unzureichend aus, ist man für jeden Ratschlag dankbar. Oft kommt es vor, dass ein Bekannter im Zuge Ihrer Suche mit Tipps aufwartet und Ihnen zu dem System rät, dass er in seiner Firma verwendet. 

Tipps von Bekannten bewerten

Doch wie hilfreich ist ein solcher Tipp und welchen Nutzen können Sie aus der Beratung eines Bekannten ziehen? Wo sind die Grenzen eines solchen Ratschlages und wann müssen Sie sogar vorsichtig sein? All diesen Fragen werden wir nun einmal genauer nachgehen. 

Vorteile der Beratung durch Bekannte

Beginnen wir zunächst mit den positiven Aspekten einer Beratung durch Bekannte. Ein entscheidender Vorteil ist sicherlich die Unabhängigkeit Ihres Bekannten. Dieser versucht Ihnen einen gutgemeinten Ratschlag zu geben, ohne für diesen eine Provision von Anbieter zu erwarten. Bei externen Beratern kann das oft zu einem Problem werden. 

Tipps aus der Praxis

Ein weiterer und wohl der wichtigste positive Aspekt bei der Beratung eines Bekannten, betrifft die praxisnähe. Ihr Bekannter arbeitet wohlmöglich selbst schon lange mit der DMS-Lösung und kann von der Praxis der Lösung berichten. 

Ungeschönte Praxiserfahrung

Von ihm erfahren Sie, wie die Mitarbeiter die Lösung in ihren Arbeitsalltag integriert haben und wo es Stolpersteine in der Einführung gab. Diese Praxiserfahrung ist für Sie pures Gold. Nirgendwo sonst erhalten Sie derart ungeschönte und ehrliche Aussagen über ein entsprechendes DMS-System

Dauer und Kosten der Implementierung

Auch können Sie von Ihrem Bekannten erfahren, wie lange es tatsächlich gendauert hat ehe das System die gewünschten Vorteile geliefert hat und was die Implementierung letztlich mit allen Folgekosten beansprucht hat. 

Nachteile der Beratung durch Bekannte

Doch hat die Beratung durch bekannte auch einige Nachteile. Rät Ihnen Ihr Bekannter beispielweise zu der von ihm verwendeten Lösung, darf dabei nicht vergessen werden, dass eine Lösung die für ein Unternehmen gut funktioniert, für ein anderes Unternehmen die völlig falsche sein kann. 

Sensibler Eingriff in den Geschäftsalltag

Eine DMS-Software stellt immer einen sensiblen Eingriff in den Arbeitsalltag des gesamten Unternehmens dar. Prozesse werden deutlich effizienter gestaltet und an vielen Stellen zusammengeführt. Hat man an dieser Stelle nicht die passende Software, können viele Vorteile so nicht genutzt werden. 

Objektivität fragwürdig

Ebenfalls kann das Feedback Ihres Bekannten durch die eigene Lösung deutlich verzerrt sein. Probleme die die Lösung wohlmöglich hat, werden schnell abgetan und als nicht so schlimm dargestellt. Daher gilt es in jedem Fall bei der Beratung von Bekannten ein nötiges Maß an Abstand zu wahren. 

Wann ist die Beratung durch Bekannte nun sinnvoll?

Eine Beratung eines Bekannten kann ein guter Weg sein, sich mit der Praxis von DMS-Lösungen vertraut zu machen. Eine eigene Suche ersetzt die Beratung jedoch keinesfalls. Vielmehr sollten Sie zunächst darauf schauen, was wichtig für Ihr Unternehmen ist und was Ihre ganz eigenen Ziele bei der Implementierung einer DMS-Lösung sind. 

Ziele realistisch formulieren

Die wertvollen Tipps von Ihrem Bekannten können dabei helfen, Ihre Ziele realistisch zu formulieren und geben Ihnen wertvolle Einblicke in die Arbeitspraxis solcher Lösungen. Anbieter werben für Ihr Produkt und werden daher wenig Negatives über Ihre eigenen Lösungen preisgeben. 

Auch negative Aspekte erfahren

Casestudies können ein Weg sein, einen Eindruck zu bekommen, wie die jeweilige Lösung in der Praxis arbeitet, gleichsam darf dabei nicht vergessen werden, dass nur all jene Fallbeispiele veröffentlicht werden, die positiv verlaufen sind. Die negativen Seiten bleiben im Verborgenden. 

Anders bei der Beratung des Bekannten. Er kann Ihnen auch von negativen Einflüssen berichten, falls es diese in seinem Unternehmen gegeben hat. Diese können Sie nutzen, um nicht dieselben Fehler zu machen. Gleiches gilt für die eigentliche Suche nach einer passenden DMS-Software. 

Sucherfahrung erfragen

Fragen Sie Ihren bekannten unbedingt, wie sein Unternehmen die für sie passende DMS-Software gefunden haben und wie sie die Suche angegangen sind. 

Fazit: Bekanntenmeinung durchaus nützlich

Die Beratung durch Bekannte kann wertvolle Aspekte in sich tragen. Beispielweise erfahren Sie so praxisnah wie möglich, wie eine DMS-Lösung arbeitet und wo Schwierigkeiten im Umgang mit dieser auftauchen. 

Gleichsam muss man immer berücksichtigen, dass die Beratung eines Bekannten, niemals eine eigene Suche ersetzen kann. DMS-Lösungen sind, wie Unternehmen auch, sehr unterschiedlich. Die gewählte Lösung muss in jedem Fall zum Unternehmen passen, weshalb es nicht ratsam ist, dieselbe Lösung, wie Ihr Bekannter, auszuwählen, nur um die Suche möglichst schnell zu beenden. 

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