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DMS-Software für Kleinstunternehmen

Erfahren Sie mehr über die Funktionen und Eigenschaften einer DMS-Software für Kleinstbetriebe.

Entgegen verbreiteter Annahmen muss ein Unternehmen für den rentablen Betrieb einer Unternehmenssoftware nicht erst eine bestimmte Größe erreichen. So sind es oft besonders die kleineren Betriebe, die stark von der Implementierung einer entsprechenden Software profitieren könnten. Im Folgenden wollen wir uns daher einmal näher mit DMS-Software für Kleinstbetriebe auseinandersetzen.

Inhaltsverzeichnis 

DMS Definition: Was ist DMS-Software? 

Die Abkürzung „DMS“ bezeichnet ein Dokumentenmanagementsystem. Hierbei handelt es sich um eine Software zur Verwaltung digitaler Dokumente. Grundsätzlichen lassen sich alle im Unternehmen anfallenden Dokumente mittels DMS verwalten; auch jene, ursprünglich analog vorlagen. Durch den Einsatz von Optical Character Recognition (dt. Optische Zeichenerkennung, kurz OCR) wird der Inhalt eines Dokumentes beim Scanvorgang erfasst. So lassen sich auch diese Dokumente innerhalb der DMS-Software beispielsweise mit Metadaten anreichen oder via Volltextsuche auffinden.

Funktionen einer DMS-Software 

Zahlreiche Funktionen sorgen dafür, dass DMS-Software Unternehmen vollumfänglich bei allen Prozessen des Dokumentenmanagements unterstützen kann. Dazu zählen beispielsweise Ordnerstrukturen, digitale Signaturen/ E-Signaturen, eine revisionssichere Ablage und Archivierung, Vertragsmanagement, das Scannen und Identifizieren von Barcodes oder das Personalmanagement.

Anforderungen an eine DMS-Software 

Unternehmen profitieren jedoch nicht zwingend von der Nutzung aller verfügbaren Funktionen. Zahlreiche Faktoren können das Anforderungsprofil eines Unternehmens beeinflussen. Dazu zählt beispielsweise die Branchenausrichtung des Betriebes. Jede Branche verfügt über spezifische Prozesse, die es von einer geeigneten Software abzubilden gilt. Branchefremde Systeme kommen hier schnell an ihre Grenzen. Auch die Unternehmensgröße spielt eine wichtige Rolle. Im Folgenden soll daher einmal ein genauer Blick auf Kleinstunternehmen geworfen werden.

Ein Blick auf Kleinstunternehmen

Die EU-Kommission verwendet den Begriff „Kleinstunternehmen“, um die Größe eines Unternehmens genau zu definieren bzw. einzugrenzen. Demzufolge ist als Kleinstunternehmen zu bezeichnen, wer als Betrieb weniger als 10 Mitarbeiter beschäftigt und einen Umsatz bzw. eine Jahresbilanz von maximal zwei Millionen Euro aufweist.

Kleine Unternehmen und Kleinstunternehmen 

Kleinstunternehmen fallen gemäß der von der EU-Kommission definierten KMU-Schwellenwerte in die Kategorie der Kleinen Unternehmen. Jedoch lässt sich eine Abgrenzung vornehmen. Kleine Unternehmen sind jene Betreibe mit weniger als 50 Beschäftigten und einem Umsatz bzw. einer Jahresbilanz von maximal 10 Millionen Euro. Jedes Kleinstunternehmen ist somit auch ein kleines Unternehmen, nicht jedes kleine Unternehmen jedoch auch ein Kleinstunternehmen.

Günstige DMS-Software für Kleinstunternehmen

Kleinstunternehmen operieren zumeist mit sehr eingeschränkten finanziellen Mitteln. Umso wichtiger ist es für eine geeignete DMS-Software, das unternehmerische Budget so wenig wie möglich zu strapazieren. So zählen zu Kleinstunternehmen beispielsweise auch Start-Ups und Existenzgründer, die besonders zu Beginn noch eine Vielzahl anderer Investitionen zu tätigen haben. Eine Unternehmenssoftware sollte entsprechend günstig ausfallen.

Auch günstige DMS-Software kann Mehrwert darstellen 

Das bedeutet jedoch nicht, dass Unternehmen zahlreiche Abstriche machen sollten. Zwar verfügen besonders günstige oder gar kostenlose Lösungen zumeist über einen vergleichsweise eingeschränkten Funktionsumfang. Zu Beginn reicht dieser jedoch in der Regel aus, um alle wesentlichen unternehmerischen Dokumentenmanagement-Prozesse abzubilden.

Usability: Nutzerfreundliche DMS-Software 

Auch die Nutzerfreundlichkeit des Systems spielt für Kleinstunternehmen eine erhebliche Rolle. Grundsätzlich ist anzumerken, dass sich Nutzerfreundlichkeit (eng. Usability) unabhängig von der Unternehmensgröße zu einem wichtigen Trend entwickelt hat. So ist der Nutzerfreundlichkeit eines Systems unabhängig von dessen Zielgruppe in jedem Fall ein hoher Stellenwert zuzusprechen.

Intuitive Nutzung 

Verfügt das jeweilige DMS über eine hohe Nutzerfreundlichkeit, ist es zumeist vergleichsweise intuitiv nutzbar. Auf diese Weise können umfangreiche Schulungen ggf. vermieden werden. Stattdessen genügt häufig eine Einweisung.

Umfangreicher Support für Kleinstunternehmen 

Viele Kleinstunternehmen, die nicht selbst im Bereich der IT/Softwareentwicklung tätig sind, verfügen nicht über eine eigene IT-Abteilung. Ein wichtiger Faktor, den es bei der Auswahl einer geeigneten DMS-Software zu berücksichtigen gilt. So sollte kein System ausgewählt werden, dessen Wartung und Instandhaltung einer tiefgehenden IT-Expertise bedarf.

On-Premises DMS-Software vs. Cloud DMS 

Grundsätzlich gilt, dass mit der Wartung und Instandhaltung einer lokalen DMS-Software in weitaus größerer Aufwand verbunden ist als mit einer Cloud-Lösung. Cloud-basierte DMS-Software wird Unternehmen durch den Anbieter über das Internet zur Verfügung gestellt, wobei der Anbieter auch die Verantwortung für die Durchführung sämtlicher Planung- und Instandhaltungsmaßnahmen trägt. Zudem bedarf es nicht der Anschaffung eines zumeist kostspieligen Servers.

Die Wahl des richtigen Lizenzmodells 

Dennoch lässt sich keine pauschale Empfehlung für oder gegen ein Lizenzmodell aussprechen. Vielmehr handelt es sich hierbei um Faktoren, die Kleinstunternehmen bei der Softwareauswahl individuell berücksichtigen sollten.

Fazit: Das richtige DMS für Kleinstunternehmen

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass Kleinstunternehmen entgegen weit verbreiteter Annahmen stark von der Nutzung einer DMS-Software profitieren können. Dabei hat bereits ein sehr einfaches System mit rudimentärem Funktionsumfang zumeist das Potenzial, einen erheblichen Mehrwert in das Unternehmen zu tragen.

Kostengünstige Systeme für Kleinstunternehmen

Gleichzeitig sind einfache Systeme in der Regel vergleichsweise erschwinglich, sodass das häufig eng gesteckte Budget eines Kleinstunternehmens nicht unnötig strapaziert wird.

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