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Die perfekte DMS-Software für Freelancer

Freelancer müssen sich selbst organisieren. Wie Ihnen ein DMS-System dabei helfen kann, jetzt hier.

Selbstständige und Freiberufler können in vielen Bereichen von der Nutzung einer DMS-Software profitieren. 
Damit sich jedoch die potenziellen Vorteile eines solchen Systems einstellen, muss es auch für den Einsatz im jeweiligen Unternehmen geeignet sein.

Welche Anforderungen eine DMS-Software dafür erfüllen muss und wie Freiberufler konkret von ihr profitieren können, soll im Folgenden einmal näher aufgegriffen werden. 

Im Vorab sollte jedoch bereits eins herausgestellt werden: Kein Unternehmen ist zu klein, um einen Mehrwert aus der Nutzung einer DMS-Software ziehen zu können. Dies schließt auch Freiberufler und Selbstständige mit ein. 

Inhaltsverzeichnis

DMS-Software: Eine Definition

„DMS“ ist ein Akronym und bezeichnet ein Dokumentenmanagementsystem. Hierbei handelt es sich im Grunde genommen lediglich um eine Software zur Verwaltung digitaler Dokumente.

Doch eine moderne DMS-Software hat mittlerweile einen weitaus extensiveren Funktionsumfang als ein einfaches digitales Ablagesystem. 

ECM- und EI-Funktionen

In diesem Zusammenhang fallen neben „DMS“ auch oftmals die Abkürzungen „ECM“ und EIM“. Diese bezeichnen jeweils das Enterprise Content Management bzw. das Enterprise Information Management.

ECM-Funktionen innerhalb der DMS-Software dienen dazu, alle unternehmensrelevanten Dokumente und Inhalte auch in richtiger Form an allen relevanten Stellen im Unternehmen zur Verfügung zu stellen. 

Das EIM geht noch einen Schritt weiter und bezieht sich auf die Kollaborations-Ausrichtung einer DMS-Software. Diese kann nicht zuletzt auch als wertvolles Tool zur Verbesserung der unternehmensinternen, abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit genutzt werden. 

Mittels OCR analoge Dokumente digitalisieren

Die Einführung einer DMS-Software stellt für viele Unternehmen den ersten, nennenswerten Schritt in Richtung einer ganzheitlichen Digitalisierung dar. Doch wie gelingt der Umstieg ins digitale Zeitalter, wenn bislang nach wie vor viel auf analoge Dokumente gesetzt wurde? 

Hier schafft Optical Character Recognition (OCR) bzw. Zu Deutsch die optische Zeichenerkennung Abhilfe. OCR-fähige Scanner sind dazu in der Lage, beim Scanvorgang nicht nur ein Abbild des Dokumentes, sondern auch die darin enthaltenen Informationen zu erfassen. 

So können auch ehemals analoge Dokumente als vollwertige Digitaldokumente in die DMS-Software aufgenommen werden. Hier können sie dann beispielsweise über eine Volltextsuche bei einer entsprechenden Suchanfrage binnen weniger Sekunden abgerufen werden. 

Es wird also deutlich, dass Selbstständige und Freiberufler in vielen Bereichen vom Einsatz einer adäquaten DMS-Software profitieren können. 

Selbstständige und Freiberufler: Ein Überblick

Dazu muss das System jedoch auch auf die Anforderungen des jeweiligen Freiberuflers bzw. Selbstständigen abgestimmt sein. Um die Anforderungen dieser speziellen Gruppe besser nachvollziehen zu können, wollen wir uns im Folgenden zunächst einmal näher mit der Gruppe selbst auseinandersetzen. 

Wer ist Freiberufler/ selbstständig?

Wer als Freiberufler bzw. selbstständig-Tätiger einzustufen ist, wird in §18 des Einkommenssteuergesetzes konkret definiert. Demnach zählen zu den freiberuflichen Tätigkeiten selbstständig ausgeübte 

  • Wissenschaftliche 
  • Künstlerische 
  • Schriftstellerische
  • Unterrichtende
  • Erzieherische 

Tätigkeiten. Von einer selbstständigen Tätigkeit ist hingegen bei:

  • Rechtsanwälten, Patenanwälten, Notaren 
  • Ärzten, Zahnärzten, Tierärzten 
  • Ingenieuren, Vermessungsingenieuren 
  • Architekten 
  • Wirtschaftsprüfern, Buchprüfern
  • Steuerberatern, Steuerbevollmächtigten 
  • Handelsmechanikern 
  • Beratenden Volks- und Betriebswirten 
  • Heilpraktikern 
  • Dentisten, Krankengymnasten 
  • Dolmetschern,  Übersetzern 
  • Journalisten 
  • Bildberichterstattern 
  • Lotsen 

Und ähnlichen Berufen die Rede. Es handelt sich demnach um eine überaus vielfältige Gruppe, in der die unterschiedlichsten Branchen vertreten sind.

Folglich können auch die Anforderungen, die Selbstständige und Freiberufler an eine geeignete DMS-Software haben, stark variieren. 

So können Freelancer von einer DMS-Software profitieren

Dennoch profitieren Freiberufler und selbstständig-Tätige in vielen Bereichen ähnlich vom Einsatz einer entsprechenden DMS-Software, die speziell auf ihre Anforderungen ausgerichtet ist.

So zählen zu den grundlegenden Vorteilen einer DMS-Software-Nutzung bei Selbstständigen und Freiberuflern beispielsweise: 

  • Reduzierte Betriebskosten 
  • Zeitersparnis 
  • Rechtskonformität 
  • Erhöhte Wettbewerbsfähigkeit. 

Im Folgenden wollen wir uns einmal mit jedem dieser Punkte etwas näher auseinandersetzen. 

1 – Zeitersparnis

Die Zeitersparnis im hektischen Tagesgeschäft ist vermutlich einer der Vorteile, die sich vergleichsweise schnell nach der Implementierung einer (neuen) DMS-Software einstellen. Insbesondere dann, wenn bisher noch keinerlei DMS-Software im Einsatz war, können die Unterschiede hier gravierend sein. 

Ein-Mann-Unternehmen

Selbstständige und Freiberufler können im Gegensatz zu anderen Unternehmen zumeist auf keinerlei Unterstützung bauen. Sie sind gänzlich für die Abwicklung der Aufgaben aller Geschäftsbereiche verantwortlich. Dazu zählen beispielsweise 

  • Das Management 
  • Die Buchhaltung 
  • Der Kundenservice 
  • Das Marketing 
  • Der Vertrieb 
  • Die Beschaffung 

Eine ganzheitliche DMS-Software, die die Dokumente aller Geschäftsbereiche zentral verwaltet, kann den administrativen Aufwand auf ein Minimum reduzieren.

Oftmals sind insbesondere Selbstständige, Freiberufler oder auch kleine Unternehmen zu einem zu großen Ausmaß mit administrativen Tätigkeiten beschäftigt.

Wertvolle Personalressourcen sind während dieser Zeit eingebunden und können nicht für das eigentliche Kerngeschäft eingesetzt werden. Eine geeignete DMS-Software kann hier Abhilfe schaffen. 

2 – Reduzierte Betriebskosten

Auch die Betriebskosten lassen sich durch den Einsatz einer DMS-Software beträchtlich reduzieren. 

Wie groß hier der Unterschied ist, hängt stark vom jeweiligen Dokumentenaufkommen im Unternehmen ab. Je mehr analoge Dokumente innerhalb des Unternehmens produziert werden bzw. in Umlauf sind, desto größer ist das Einsparpotenzial bei der Einführung einer DMS-Software. 

Kosten für Toner & Co. entfallen

Zum einen entfallen Kosten für Toner, Kopierpapier oder Drucker. Zum anderen lassen sich digitale Dokumente durch Funktionen wie eine Volltextsuche auch wesentlicher schneller abrufen.

So wird die vermeidbare Einbindung von Personalressourcen auch an dieser Stelle auf ein Minimum reduziert. 

3 – Wettbewerbsfähigkeit

Der effizientere Einsatz von Personalressourcen hat letztlich auch auf die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens einen positiven Einfluss. Grundsätzlich ist Unternehmenssoftware darauf ausgelegt, innerbetriebliche Abläufe, Workflows und Arbeitsprozesse transparenter und effizienter zu gestalten

Prozesse effizienter gestalten

DMS-Software ermöglichst dies beispielsweise durch EIM-Funktionen zur Verbesserung der unternehmensinternen Kollaboration.

So kann eine DMS-Software durch die Optimierung von Dokumentenmanagement-Prozessen letztlich auch einen positiven Einfluss auf die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens haben. 

4 – Rechtskonforme Datenverarbeitung

Letztlich profitieren Selbstständige und Freelancer auch von einer einfacheren Einhaltung geltender Rechtsnormen.

Moderne DMS-Software verfügt in diesem Bereich zumeist über eine Vielzahl von Automatisierungen die Unternehmen bei der Einhaltung von rechtlicher Rahmenbedingungen unterstützen. 

DSGVO-konform dank DMS-Software

Ein beliebtes Beispiel für rechtliche Vorschriften, die Unternehmern oftmals Magenschmerzen bereiten, ist die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). 2018 trat sie endgültig in Kraft. Seitdem drohen Unternehmen bei Verstoß hohe Strafen.

DMS-Software kann diese Verstöße durch Automatisierungen vermeiden. Diese kommen beispielsweise bei der Einhaltung von Löschfristen zum Tragen.

Mitarbeiter werden in diesem Fall proaktiv von der Software daran erinnert, dass Dokumente vor Ablauf einer bestimmten Frist gelöscht werden müssen. 

Insbesondere in Bezug auf datenschutzrechtliche Rahmenbedingungen empfiehlt sich die Anbindung der DMS-Software an ein bestehendes CRM-System.

So kann eine Schnittstelle zum Kunden geschaffen werden, über die diese Informationen zu den vom Unternehmen verarbeiteten personenbezogenen Daten anfordern können.  

Fazit: So profitieren Freelancer von adäquater DMS-Software

Es wird deutlich, dass Freelancer und selbstständig-Tätige in vielen Bereichen von der Nutzung einer geeigneten DMS-Software profitieren können.

Dies ist jedoch nur möglich, wenn die DMS-Software auch dem individuellen Anforderungsprofil des jeweiligen Unternehmers gerecht wird. 

Zwar gibt es einige, grundlegende Gemeinsamkeiten in den Anforderungen von Selbstständigen und Freelancern.

Dennoch spricht dies Unternehmer nicht gänzlich von der Aufgabe frei, sich aktiv mit ihren eigenen, potenziellen Anforderungen auseinanderzusetzen und auf Grundlage dessen eine geeignete DMS-Software auszuwählen. 

Abhilfe schafft hier oftmals auch die Verwendung eines kostenfreien unabhängigen Vergleichstools wie dmssoftware.de. So lassen sich innerhalb kürzester Zeit eine Vielzahl unterschiedlicher DMS-Software-Systeme miteinander vergleichen. 

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