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Ein Blick auf EASY Software

Wir werfen einen Blick auf die EASY Software AG und ihre Softwarelösungen für das Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management (ECM).

Der Unternehmenssoftwaremarkt ist überaus vielfältig. Allein im DMS-Segment finden sich zahlreiche Lösungen unterschiedlicher Anbieter. Vielen Unternehmen fällt es daher nicht leicht, den Überblick zu wahren und zeitnah ein geeignetes System zu finden. Aus diesem Grund wollen wir uns im Folgenden einmal näher mit einem bekannten Anbieter von DMS-Software auseinandersetzen: EASY Software. Zunächst muss jedoch definiert werden, worum es sich bei einer DMS-Software eigentlich handelt.

Inhaltsverzeichnis

DMS-Definition: Was ist DMS-Software?

Die drei Buchstaben „DMS“ sind die Abkürzung für „Dokumentenmanagementsystem“. Hierbei handelt es sich um eine Software zur Verwaltung digitaler Dokumente. In Unternehmen fallen täglich unzählige Dokumente an. Die effiziente Verwaltung lässt sich in Anbetracht des Dokumentenaufkommens in analoger Form jedoch kaum noch realisieren.

Aus diesem Grund stellt die Einführung einer Dokumentenmanagementsoftware für viele Unternehmen den ersten, wichtigen Schritt in Richtung einer ganzheitlichen Digitalisierung der eigenen Geschäftsprozesse dar. Ein DMS ebnet den Weg zum papierlosen Büro und vereinfacht zahlreiche Prozesse des Dokumentenmanagements.

Funktionen einer DMS-Software 

Dabei kommen unterschiedliche Funktionen zum Einsatz. Innerhalb des Systems werden diese zumeist in Modulen gebündelt. Ein Modul umfasst dabei all jene Funktionen, derer es in einem bestimmten Geschäftsbereich zumeist bedarf. Zu den wichtigsten Modulen einer DMS-Software zählen:

  • Die Abrechnung,
  • die Archivierung,
  • die Belegerfassung,
  • Das Scannen und Identifizieren von Barcodes,
  • digitale Signaturen,
  • Drag & Drop,
  • Optical Character Recognition (OCR),
  • Ordnerstruktur,
  • das Personalmanagement,
  • die revisionssichere Ablage,
  • Suchfunktionen und Verschlagwortung,
  • die Versionierung,
  • das Vertragsmanagement,
  • Wiedervorlagen,
  • eine Wissensdatenbank und
  • Workflows.

Der genaue Funktionsumfang eines DMS kann von System zu System stark variieren.

Der DMS-Software-Markt

Bei der Wahl eines geeigneten Systems sollten Unternehmen primär darauf achten, dass die Software sämtliche DMS-Prozesse des eigenen Betriebes vollumfänglich abbilden kann. Es gibt zahlreiche kleine und große Anbieter auf dem DMS-Markt, die sich auf die individuellen Bedürfnisse bestimmter Unternehmensgrößen, Branchen oder Nischen spezialisiert haben. Darüber hinaus sind auf dem DMS-Markt auch einige Hausnamen vertreten, die bereits aus anderen Bereichen vertraut sind.

DMS-Anbieter 

So beispielsweise Amazon. Amazon WorkDocs ist die DMS-Lösung aus der AWS-Sparte (Amazon Web Services) des Online-Giganten. Auch SAP, Europas größter Softwarehersteller, hat mit SAP DMS eine Dokumentenmanagement-Lösung im Portfolio. Weitere, bekannte Unternehmen mit breiten Partnernetzwerken sind zudem die DocuWare AG mit Hauptsitz im bayrischen Germering, die d.velop AG aus Gescher in Nordrhein-Westfalen, die ELO Digital Office GmbH aus Stuttgart, Optimal Systems aus Berlin und die Kendox AG aus Oberriet in der Schweiz, wobei dies lediglich eine Übersicht ist.

Ein Blick auf EASY Software

Auch EASY Software ist im DMS-Segment ein durchaus bekannter Name. Der deutsche Softwarehersteller mit Sitz in Mülheim an der Ruhr wurde 1990 gegründet. Die Ag spezialisiert sich auf die Bereitstellung von Software zur Erfassung von Massendaten, zur Strukturierung des Dokumentenflusses sowie zur revisionssicheren Langzeitarchivierung. EASY Software beschäftigt mehrere hundert Mitarbeiter. Charakteristisch für das Unternehmen ist seine internationale Vertriebsstruktur, welche vom indirekten vertrieb geprägt das.

EASY Software: Näheres zur Konzernstruktur

Die EASY Software AG in Mühlheim an der Ruhr hat Beteiligungen an zahlreichen Tochterunternehmen. So ist das Unternehmen auch in Leipzig, Salzburg (Österreich), Suffolk (UK), Exton (PA/USA), Singapur (Asia Pacific) und Istanbul (Türkei) vertreten.

EASY Software: Produkte und Lösungen

Im Folgenden soll nun einmal ein detaillierter Blick auf die unterschiedlichen Produkte und Lösungen der EASY Software AG geworfen werden. Dabei soll jedoch herausgestellt werden, dass keinerlei Anspruch auf Aktualität oder Vollständigkeit erhoben wird. Auf der eigenen Internetpräsenz führt die EASY Software AG unterschiedliche Softwarelösungen aus den Bereichen Dokumentenmanagement, Beschaffungsprozesse, Vertragsmanagement, Personalprozesse, Multi-Experience Services, EASY for SAP und Stammdatenmanagement in SAP.

Multi-Experience Services 

Im Bereich der Multi-Experience Services ist der „EASYApiOmat“ herauszustellen, welcher Kunden bei der Digitalisierung des eigenen Geschäftes unterstützt und den gesamten Zyklus der digitalen Services abdeckt.

EASY for SAP und Stammdatenmanagement in SAP 

EASY for SAP umfasst zahlreiche Add-Ons für SAP-Systeme wie S/4HANA. Diese stehen Kunden sowohl lokal (on-prem) als auch über die Cloud zur Verfügung. Im Bereich des Stammdatenmanagements unterstützt EASY Software SAP Logistikprozesse, beispielsweise für das Material Management, die Kundenstammdaten-Anlage, das Änderungsmanagement und das Service Request Management.

EASY DMS: Dokumentenmanagement mit EASY Software

Auch für das Dokumentenmanagement bietet EASY Software unter dem Namen EASY DMS zahlreiche Funktionen. Diese decken die Bereiche digitale Belegerfassung, Archivierung, elektronische Akte, Workflow, E-Mail Archivierung und Integrationen und Schnittstellen ab.

Digitale Belegerfassung mit EASY DMS

Im Bereich der digitalen Belegerfassung nutzt die EASY Software AG OCR (Optical Character Recognition). Mit der OCR-Lösung lassen sich Belege erfassen, extrahieren und verschlagworten. Anbieterangaben zufolge ist dies quellenunabhängig von der Papierrechnung bis zur E-Mail möglich.

Archivierung mit EASY DMS

Die EASY Archive Smart umfasst eine wartungsfreie integrierte Datenbank und soll Konfiguration und Administration erleichtern. Dabei kommt auch die Rechtskonformität, beispielsweise im Hinblick auf die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) Anbieterangaben zufolge nicht zu kurz.

Elektronische Akte 

Elektronische Akten (kurz E-Akten) finden in unterschiedlichen Bereichen Anwendung. Dazu zählt beispielsweise das Vertragsmanagement. EASY Software stellt hier beispielsweise digitale Vertragsakten für SAP- oder Microsoft Dynamics und andere ERP-Systeme zur Verfügung. Auch eine digitale Personalakte lässt sich realisieren.

EASY Workflow 

EASY Workflow zielt auf die Prozessautomatisierung ab. Von der regelbasierten Posteingangsverarbeitung über Bestellprozesse und die Eingangsrechnungsprüfung bis hin zu digitalen Personal- und Vertragsakten passt sich das Workflow Management System Anbieterangaben zufolge dank zahlreicher performanter Out-of-the-Box Lösungen flexibel an das DMS der Anwender an.

E-Mail-Archivierung mit EASY DMS 

Auch für die E-Mail-Archivierung stellt EASY Software eine Lösung bereit. Hier ist eine Archivierung Anbieterangaben zufolge direkt aus Microsoft Outlook und IBM Notes möglich. Neben der revisionssicheren Langzeitarchivierung lassen sich E-Mails EASY Software zufolge auf Knopfdruck mit anderen geschäftsvorfallbezogenen Informationen verknüpfen.

EASY DMS: Integrationen und Schnittstellen 

Das volle Potenzial einer Unternehmenssoftware entfaltet sich erst dann, wenn sie vollumfänglich in die bestehende IT-Infrastruktur integriert ist. Schnittstellen und Integrationen spielen dabei eine entscheidende Rolle, da sie den nahtlosen Informationsaustausch zwischen unterschiedlichen Geschäftsbereichen ermöglichen. Die EASY Software AG bietet zahlreiche Integrationen für ERP- und CRM-Systeme an. Dabei werden vor allem auch namhafte Anbieter und Systeme, wie SAP, Microsoft Dynamics bzw. SharePoint oder Salesforce abgedeckt (vgl. easy-software.com, 21.09.2021).

Fazit: EASY Softwares umfangreiches Portfolio

Es wird deutlich, dass die EASY Software seinen Kunden zahlreiche Lösungen zur Verfügung stellt. Der Fokus liegt dabei auf Anwendungsprogrammen aus dem Bereich des Dokumentenmanagements bzw. Enterprise Content Managements (ECM).

Funktionen von EASY DMS 

Dabei werden wichtige Bestandteile wie die digitale Belegerfassung, die Archivierung, die E-Akte, Workflows und die E-Mail-Archivierung abgedeckt. Auch stehen zahlreiche Integrationen und Schnittstellen zu gängigen ERP- und CRM-Systemen zur Verfügung.

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