Kosten eines Cloud-DMS

Kosten eines Cloud-DMS

Was kostet ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) in der Cloud eigentlich genau und wie setzen sich die Kosten zusammen?

Eine entscheidende Frage bei der Suche nach einem geeigneten Anbieter eines DMS-Systems in der Cloud ist auch immer jene nach den Kosten des Systems, beziehungsweise der Lizenzen. Grundsätzlich mietet man in der Cloud nämlich entsprechende Zugänge und bezahlt einen monatlichen Beitrag für die Bereitstellung des Systems, die Wartung und auch die Speicher- und Rechenleistung. Doch wonach richten sich die Kosten eigentlich? Welche Folgekosten sind zu erwarten und wie stellen sich flexible Bezahlmodelle genau dar? 

Wir wollen in diesem Artikel einen genauen Blick auf die anfallenden Kosten einer DMS-Lösung werfen und dabei herausstellen, worauf letztlich bei der Auswahl eines geeigneten Systems hinsichtlich der entstehenden Kosten zu achten ist. Doch zunächst wollen wir uns noch einmal die allgemeine Funktionsweise eines DMS-Systems in der Cloud vors Auge rufen. 

Was ist ein DMS? 

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Softwareanwendung, die Unternehmen bei der Organisation und der Verwaltung ihrer Dokumente und Daten unterstützt. Dabei werden alle Dokumente digitalisiert und dann automatisch in eine entsprechende Ordnerstruktur eingeordnet. 

Auf einer zentralen Datenbank werden all diese Dokumente gespeichert, sodass diese für jeden Anwender mit entsprechender Zugangsberechtigung frei einsehbar und bearbeitbar sind. Letztlich gibt es auf diese Weise nur noch eine aktuelle Version eines Dokumentes, so dass fortan alle Stellen über die gleichen validen Informationen verfügen. Auf diese Weise lassen sich auch viele Geschäftsprozesse bündeln und automatisieren. 

Das führt letztlich dazu, dass derartige Prozesse deutlich verschlankt und beschleunigt werden, was Ressourcen freisetzt, die an anderer Stelle eingesetzt werden können. Gerade Bezogen auf alltägliche lästige Ablage- und sonstige Bürotätigkeiten, kann ein DMS einen großen Teil automatisieren. Fehlerquoten werden gesenkt und die Zufriedenheit der Angestellten steigt. 

So spart ein DMS auf massive Kosten ein. Doch nicht nur durch die diversen Automatisierungen, sondern auch hinsichtlich der Einsparung von Papier, Druckkosten und physischen Archiven haben DMS-Lösungen ein großes Potential für weitere Verbesserungen des Cash-Flows. 

Ein DMS in der Cloud

DMS-Systeme können lokal oder eben in der Cloud genutzt werden. Bei letzterer Variante mietet man eine entsprechende Software und kann auf diese über das Internet zugreifen. Dazu bucht man meist einzelne Lizenzen für all jene Mitarbeiter die einen Zugriff auf das System benötigen und zahlt einen monatlichen Beitrag an den Anbieter des Systems. Wie dieser sich zusammen setzt, wollen wir in diesem Artikel einmal etwas genauer aufschlüsseln. Welche Faktoren sind also letztlich entscheidend bei der Zusammensetzung der Kosten?

Funktionsumfang

An erster Stelle entscheidet letztlich der Funktionsumfang des Dokumentenmanagementsystems darüber, wie teuer eine monatliche Rate am Ende ist. Oftmals bieten Anbieter verschiedene Pakete oder Lizenzmodelle an, die je nach Umfang im Preis variieren. So gibt es zum einen Lizenzen, die dem Anwender lediglich Einsicht in die Dokumente gewähren, es ihm aber untersagen diese zu bearbeiten.

Diese lesenden Lizenzen sind dann oftmals günstiger, als jene die den vollen Umfang der Bearbeitbarkeit in sich tragen. Auch hinsichtlich des eigentlichen Funktionsumfang ergeben sich Unterschiede. So vertreiben Anbieter Starter-Pakete, die oftmals nur eine Auswahl der wesentlichsten Funktionen enthalten, Pro-Versionen mit einem erweiterten Umfang und mehreren spezifischeren Funktionen bis hin zu Premium-Versionen die den vollen Funktionsumfang mit sich bringen. 

Speicherkapazität

Auch unterscheiden einige Anbieter bei den Modellen ihrer DMS-Lösungen weniger nach Funktionsumfang also vielmehr nach dem benötigten Speicherplatz in der Cloud, die ein Anwender benötigt. So können unbegrenzt viele Anwender das System nutzen, jedoch lediglich bis zu einer bestimmten GB-Anzahl im Monat.

So werden beispielsweise 50 GB für knapp 500 Euro im Monat angeboten, 250 GB für knapp 1000 Euro usw. offeriert. Auch Mischformen aus Clients und maximaler Speicherkapazität sind an dieser Stelle denkbar. So gibt es Anbieter, die im Basispaket beispielsweise vier Clients und maximal 20 GB für 160 Euro im Monat anbieten.

Zusätzliche Dienstleistungen

Ein weiterer entscheidender Faktor bei der Preisbildung für ein DMS-System stellt die Inanspruchnahme zusätzlicher Dienstleistungen dar. Der Anbieter des Systems offeriert neben der Wartung und Instandhaltung der eigentlichen Software, auch Schulungen, Support-Dienstleistungen, wie Live-Chats, Skype-Support usw. oder individuelle Anpassungen am System.

Je nach Paketpreis können diese mit abgedeckt oder eben ausgeschlossen werden, was letztlich wieder eine entscheidende Rolle bei den Kosten spielt. Verfügt ein Unternehmen beispielweise über eine eigene IT-Abteilung, so können viele dieser externen Dienstleistungen selbst übernommen werden, andernfalls schätzen Unternehmen diesen Support oft sehr. 

Anbindungen an andere Systeme

Auch muss darauf geachtet werden, ob ein zu implementierendes DMS-System in andere Systeme integriert werden soll. DMS-Systeme entfalten viele weitere Vorteile, beispielsweise wenn diese mit einem CRM-System oder einem ERP-System kommunizieren können. Dazu müssen die jeweiligen Anwendungen jedoch aneinander angebunden werden, was je nach System mit einem gewissen Aufwand verbunden sein kann. An dieser Stelle kann es also ebenfalls zu Kosten kommen, die mit in das Projekt einbezogen werden müssen. 

Was kostet ein DMS denn nun?

Wie aufgezeigt, lässt es sich nicht pauschal sagen, wie teuer ein Dokumentenmanagementsystem letztlich ist. Es kommt darauf an, wie viele Lizenzen beziehungsweise Clients erworben werden müssen und wie diese sich hinsichtlich der Berechtigungsstufen darstellen. Auch muss berücksichtigt werden, welche Funktionen mit dem DMS abgedeckt werden sollen, wie viel Speicherkapazität benötigt wird und in welchem Maße externe Dienstleistungen notwendig werden. 

Grundsätzlich lässt sich festhalten, dass hohe Anfangsinvestitionen, die bei einer lokalen Implementierung weitestgehend umgangen werden können, da das System bereits in der Cloud installiert ist und auch die Anschaffung und der Betrieb einer aufwendigen IT-Infrastruktur nicht notwendig sind. Alles was es braucht sind eine stabile und möglichst schnelle Internetverbindung, sowie entsprechende Endgeräte. 

Doch können durchaus noch andere Kosten zu Beginn anfallen, nämlich dann, wenn noch diverse Papierdokumente digitalisiert werden müssen. Diese Kosten werden oftmals vergessen, vor allem dann, wenn man einen externen Dienstleister damit beauftragen möchte. 

Die monatlichen Kosten eines DMS-System erstrecken sich letztlich von 0 Euro für kostenlose Open-Source-Lizenzen, die meist in ihrem Funktions- und Speicherungsumfang stark begrenzt sind, bis hin zu 1.000 Euro und mehr pro Monat für unbegrenzt viele Clients, aber mit einer Speicherkapazitätsgrenze von beispielsweise 250 GB pro Monat.

Übersteigt man diese, zahlt man extra. Somit lässt sich nicht genau sagen, wie teuer ein DMS letztlich ist. Es gilt das richtige System für die Bedürfnisse des Unternehmens zu finden. Bezahlt macht sich ein DMS in der Regel ohnehin relativ schnell, bedenkt man die Kosten, die man damit einsparen kann.

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