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PrintForm: Formularsoftware für den Bau

Erfahren Sie mehr über PrintForm: Eigenschaften, Funktionen, Einsatzbereich und vieles mehr.

Vielen Unternehmen fällt die Wahl einer geeigneten Software nicht leicht. Auch bei branchenspezifischen Systemen, wie beispielsweise Spezialanwendungen für die Baubranche, ist die Auswahl zumeist nach wie vor groß. Aus diesem Grund wollen wir uns an dieser Stelle einmal näher mit einer Software auseinandersetzen: PrintForm von Weise Software. Dabei soll lediglich ein Überblick über die wichtigsten Charakteristika des Systems gegeben werden. Es wird keinerlei Anspruch auf Vollständigkeit oder Aktualität erhoben. Zunächst muss jedoch definiert werden, um welche Art der Software es sich genau handelt.

Inhaltsverzeichnis

DMS-Definition: Was ist DMS-Software? 

„DMS“ ist die Abkürzung für „Dokumentenmanagementsystem“. Hierbei handelt es sich um eine Software zur Verwaltung digitaler Dokumente. Dokumente aller lassen sich mittels DMS verwalten. Dazu zählen beispielsweise:

  • Dokumente aus Textverarbeitung,
  • Dokumente aus Tabellenkalkulation,
  • Grafiken,
  • Bilder,
  • Audio-Aufnahmen,
  • Video-Aufnahmen,
  • CAD-Dateien,
  • Formulare (beispielsweise aus EDI) u.v.m.

Dabei verfolgt das System eine zentrale Ausrichtung. Alle Mitarbeiter mit entsprechenden Zugangsberechtigungen haben über das System die Möglichkeit, auf relevante Dokumente zuzugreifen; unabhängig von ihrer Abteilung.

Die Rolle des DMS 

Für viele Unternehmen ist die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems der erste, wichtige Schritt in Richtung einer ganzheitlichen Digitalisierung der eigenen Geschäftsprozesse. Die richtige DMS-Software ebnet Betrieben den Weg zum papierlosen Büro und rundum effizienteren Geschäftsprozessen. Insbesondre in Zeiten neuer Arbeitsmodelle wie Remote Work und Homeoffice entwickeln sich Dokumentenmanagementsysteme immer mehr zum unverzichtbaren, digitalen Helfer, der die Zukunftsfähigkeit des eigenen Unternehmens unterstützt. Damit sich jedoch das volle Potenzial einer DMS-Software entfalten kann, muss sie auch für den Einsatz im jeweiligen Unternehmen ausgelegt sein. In manchen Betrieben spielt dabei das Formularmanagement eine große Rolle.

Was ist Formularsoftware?

Ein Formular ist, in analoger Form, ein Vordruck zur Beantwortung bestimmter Fragen oder für bestimmte Angaben. Es kann jedoch auch in digitaler Ausführung als Formularmaske vorliegen und zur Erhebung von Daten genutzt werden. Formularsoftware oder Formular-Management-Systeme unterstützen zunächst bei der Eingabe von Daten in die Formularmaske. Gleichsam überführen viele dieser Systeme die Formulare jedoch auch direkt zur Weiterverarbeitung an die entsprechenden Workflows.

Eigenschaften einer Formularsoftware 

Die Erhebung der Daten kann an unterschiedlichen Stellen und zu unterschiedlichen Zwecken stattfinden. So gibt es beispielsweise Formularsoftware zur Erhebung interner Daten. Doch auch Web-Formulare, beispielsweise zur Lead-Generierung, lassen sich mittels Formularsoftware verwalten. Häufig lassen sich individuelle Formulare beispielsweise mittels Drag & Drop schnell in das System einbinden. Zudem verfügen die Systeme häufig über entsprechende Vorlagen, die die Erstellung relevanter Formulare mit allen benötigten Feldern erleichtern. Über einen entsprechenden Designer lassen sich Formulare zudem selbst entwerfen.

Branchenspezifische Software für die Baubranche 

Auch im Bereich der Formularsoftware gibt es branchenspezifische Unterschiede. Letztlich herrschen in jeder Branche unterschiedliche Prozesse vor, die wiederum unterschiedliche Formulare bedingen. Aus diesem Grund soll im Folgenden ein Überblick über die Anforderungen an eine Formularsoftware für die Baubranche geschaffen werden.

VOB-Formulare 

VOB ist die Abkürzung für Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen. Die VOB s ein Regelwerk für die Vergabe von Bauaufträgen und den Vertragsbedingungen. Sie wird vom Deutschen Vergabe- und Vertragsausschuss für Bauleistungen erarbeitet. Die VOB besteht aus drei Teilen: VOB/A, VOB/B und VOB/C. Teil A umfasst Allgemeine Bedingungen für die Vergabe von Bauleistungen, Teil B allgemeine Vertragsbedingungen für die Ausführung von Bauleistungen und Teil C allgemeine technische Vertragsbedingungen für Bauleistungen. Eine Formularsoftware für die Baubranche solle in der Lage sein, VOB-Formulare abzubilden und an Workflows anzubinden. Auch VOB-Vorlagen sollten nach Möglichkeit vorhanden sein.

Bauanträge 

Eine geeignete Software für die Baubranche sollte zudem bei sämtlichen Prozessen des Bauantrages unterstützen können, wobei das Bauantragsverfahren nicht zu unterschätzen ist. Formularsoftware sollte daher über entsprechende Vorlagen verfügen. Hier müssen zudem lokale Unterschiede nach Bundesland berücksichtigt werden.

Architektenverträge 

Auch Architektenverträge sollten von einer entsprechenden DMS- bzw. Formularsoftware für das Handwerk unterstützt werden. In Deutschland ist hier die Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) zu berücksichtigen.

DIN-Normen in der Baubranche 

Darüber hinaus gilt es in der eigenen Branche geltende DIN-Normen (Deutsches Institut für Normung) zu berücksichtigen. In der Baubranche greift beispielsweise die DIN 276 zur Ermittlung der Projektkosten. Auch dient sie als Grundlage der zuvor erwähnten Honorarabrechnung nach HOAI. Eine Software für die Baubranche kann in diesem Bereich beispielsweise durch ein integriertes Berechnungsprogramm Mehrwert schaffen.

Ein Blick auf PrintForm 

PrintForm ist eine Formularsoftware für den Baubereich. In ihrer aktuellen Version setzt sie sich aus 8 unterschiedlichen Modulen zusammen, die sich Herstellerangaben zufolge beliebig miteinander kombinieren lassen. Zu den Modulen der Vollversion zählen:

  • Bauanträge für alle Bundesländer,
  • Architektenverträge und RBBauformulare,
  • VOB/A-Formulare,
  • VOB/B-Musterbriefe,
  • Vergabehandbuch (VHB),
  • Kostenermittlung nach DIN 276,
  • Musterverträge nach HOAI und
  • Musterbriefe nach BGB,

wobei RBBau für „Richtlinien für die Durchführung von Bauaufgaben des Bundes“ steht. Die Software ermöglicht beispielsweise die Erstellung von PDF-Dateien. Stammdaten können zudem automatisiert übernommen werden. Auch Stundenzettel helfen Anbieterangaben zufolge dabei, Arbeitsabläufe einfacher und effizienter zu gestalten.

Was kostet PrintForm? 

Die lokale Software lässt sich als Gesamtpaket erwerben. Alternativ können einzelne Module erworben und miteinander kombiniert werden. Ein einzelnes Modul bewegt sich dabei im Bereich zwischen ca. 50-100 Euro bei der Einzelplatzversion. Die Software ist ebenso als Netzwerkversion erhältlich. Der Preis pro Modul bzw. für das Gesamtpaket ist entsprechend höher.

Weise Software 

Weise Software ist der Anbieter hinter PrintForm. Das Unternehmen wurde 1993 als Vordruckverlag Weise GmbH gegründet. Ursprünglich lag der Fokus des Unternehmens darauf, Vordrucke und Formulare für Architekten und Bauingenieure zu vertreiben. Formulare für das Baugenehmigungsverfahren zählten unter anderem zu den ersten Produkte. Drei Jahre später im Jahr 1996 wurde Anbieterangaben dann die Entscheidung zur Entwicklung einer Formularsoftware getroffen und umgesetzt (vgl. weise-software.de, 31.08.2021).

Fazit: PrintForm Formularsoftware 

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass Formularsoftware zahlreiche betriebliche Abläufe erheblich erleichtern kann. Dazu muss die Software jedoch auch für die Nutzung im jeweiligen Betrieb ausgelegt sein. Die Branchenausrichtung spielt dabei eine entscheidende Rolle.

Formularsoftware für die Baubranche 

Die Formularsoftware PrintForm der Firma Weise Software richtet sich vor allem an den Baubereich und umfasst wichtige Funktionen und Module, derer es in dieser Branche bedarf. Dazu zählen beispielsweise Bauanträge, VOB-Formulare und Musterbriefe.

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