rolle-des-lastenheftes-im-dms-projekt

Warum ein Lastenheft im DMS-Projekt unabdingbar ist

Erfahren Sie, warum ein detailliertes Lastenheft im DMS-Projekt so wichtig ist und wie Sie den Aufbau gestalten sollten.

Auf dem DMS-Markt tummeln sich unzählige Anbieter und Systeme. So fällt es vielen Unternehmen schwer, die richtige DMS-Software für die eigenen Zwecke zu identifizieren. 

Aus diesem Grund wollen wir Unternehmen an dieser Stelle zeigen, wie sie durch die Erstellung eines detaillierten Lastenheftes das für sie beste DMS ausmachen können. 

Inhaltsverzeichnis 

DMS-Software – Ein Überblick

Das Akronym „DMS“ steht für Dokumentenmanagementsystem. Hierbei handelt es sich um eine Software zur Verwaltung digitaler Dokumente. Doch moderne DMS-Software erfüllt weitaus mehr Funktionen als die eines digitalen Ablagesystems. 

Dokumentenmanagement-Prozesse optimieren

Alle Prozesse des Dokumentenmanagements lassen sich mittels DMS-Software ganzheitlich digital abbilden. Innerhalb der Software können diese Prozesse dann verwaltet, gesteuert, optimiert oder sogar automatisiert werden.

Auf diese Weise können Unternehmen an manchen Stellen wertvolle Ressourcen einsparen, welche dann wiederum an anderer Stelle gewinnbringender eingesetzt werden können. So kann Unternehmen durch die Nutzung einer adäquaten DMS-Software durchaus ein Wettbewerbsvorteil entstehen. 

DMS-Software als Kollaborationstool

DMS-Software ist zentral ausgerichtet. Das bedeutet, dass alle Mitarbeiter mit denselben, korrekten Daten arbeiten. So wird die abteilungsübergreifende Kollaboration maßgeblich verbessert.

Workflows werden so für alle Beteiligten transparenter. 
Es wird deutlich, warum sich immer mehr Unternehmen für die Einführung einer neuen DMS-Software entscheiden. tatsächlich ist die EInführung einer DMS-Software ür viele Unternehmen der erste, große Schritt in Richtung einer ganzheitlichen Digitalisierung

Wie finde ich die richtige DMS-Software?

Doch der DMS-Markt ist sowohl groß als auch vielfältig. So fällt es vielen Unternehmen schwer, das richtige DMS für die eigenen Zwecke zu finden. 

Die blinde Auswahl eines belieben Systems birgt zudem diverse Risiken. Denn eine DMS-Software verspricht nur einen entsprechenden Mehrwert, wenn sie jeden noch so individuellen Prozess des Unternehmens abbilden und unterstützen kann. Somit ist die Eignung einer DMS-Software Voraussetzung für ein entsprechendes ROI. 

Das DMS-Projekt

Aus diesem Grund sollten Unternehmen bei der Wahl einer DMS-Software einen strategischen Ansatz verfolgen und die DMS-Einführung wie ein eigenes Projekt behandeln. 

Am Anfang eines Softwareprojektes sollte in jedem Fall eine ausführliche Analyse der IST-Situation im Unternehmen stehen. Anhand der Ergebnisse dieser Analyse lassen sich dann konkrete Ziele definieren, die mit der Einführung einer (neuen) DMS-Software erreicht werden sollen. 

Was ist ein Lastenheft?

Anhand dieser Ziele lassen sich dann konkrete Anforderungen an die DMS-Software definieren. Diese werden in Form  eines Lastenheftes detailliert festgehalten. Das Lastenheft bildet dann die Grundlage, auf der eine geeignete DMS-Software bzw. ein geeigneter Anbieter identifiziert wird. 

Der Aufwand lohnt sich

Es mag zunächst verlockend scheinen, möglichst wenig Zeit und Aufwand in die Erstellung eines Lastenheftes zu investieren.

Schließlich soll in der Regel so schnell wie möglich ein geeignetes System gefunden und implementiert werden. Doch der Aufwand lohnt sich.

Setzen sich Unternehmen bei der Erstellung des Lastenheftes aktiv mit allen möglichen Anforderungen auseinander, sinkt das Risiko, dass an späterer Stelle kostspielige Anpassungen gemacht werden müssen. 

Unternehmen sollten bei ihren Überlegungen auch bedenken, welche Anforderungen sie ggf. zukünftig haben könnten. Befindet sich das Unternehmen beispielsweise im Wachstum, ist der Einsatz eines skalierbaren Systems empfehlenswert. 

Überlegungen bei der Erstellung eines Lastenheftes

Zu Beginn einer jeden Lastenheft-Erstellung sollten sich Unternehmen zunächst einige grundlegende Fragen stellen. Dazu zählen Fragen wie: 

  • Wofür soll die ERP-Software eingesetzt werden?
  • Welche Prozesse sollen mittels ERP-Software optimiert werden? 
  • Welche grundlegenden Unternehmensziele sollen durch die ERP-Einführung erreicht werden? 

Lastenheft erfüllt mehrere Funktionen

Bei der Erstellung des Lastenheftes sollten Unternehmen zudem bedenken, dass es nicht ausschließlich zur Vorlage bei potenziellen Anbietern genutzt wird.

So wird es an späterer Stelle im Projekt auch für Evaluierungen und Tests genutzt. Daher sollte alles so formuliert werden, dass der Inhalt sowohl für den Fachmann als auch für Mitarbeiter des eigenen Unternehmens verständlich ist. 

Inhalt eines DM-Lastenheftes

Doch welche konkreten Informationen sollten Anwender und Anbieter dem Lastenheft entnehmen können? 

Prozessorientierte Ausrichtung

Wie bereits erwähnt sollten aus einem Lastenheft alle benötigten Anforderungen des Unternehmens hervorgehen. Dabei greift jedoch eine reine Beschreibung benötigter Funktionen in der Regel zu kurz. Vielmehr sollte der Fokus auf den Prozessen und ihren Strukturen liegen.

Auf diese Weise entsteht bei potenziellen Anbietern ein besseres Gesamtbild des Unternehmens. Sie können so besser und zielsicherer evaluieren, ob sie in der Lage wären, das Projekt durchzuführen und das Unternehmen optimal zu unterstützen. 

Zudem bietet dies eine optimale Gelegenheit, sich einmal näher mit bestehenden Prozessen auseinanderzusetzen und diese gegebenenfalls zu überdenken. Prozessstrukturen sollten in ihrer effizientesten Form vorliegen, bevor sich Unternehmen für eine DMS-Software entscheiden. Anderenfalls läuft das Unternehmen Gefahr, Altlasten mit in das neue System zu übernehmen. 

Anforderungen statt Lösungswegen

Unternehmen sollten sich bei der Erstellung des Anforderungsprofils auf die Anforderungen selbst beschränken. Grundsätzlich stellen hypothetische Überlegungen zu möglichen Lösungsansätzen keine Problematik dar.

Doch Die Formulierung von Lösungsansätzen für das Lastenheft selbst ist in der Regel eher kontraproduktiv, da potenzielle Anbieter gegebenenfalls ausgeschlossen werden könnten.  

Alle Abteilungen und Fachbereiche miteinbeziehen

Wichtig ist auch, dass die Interessen und Bedürfnisse alle Geschäftsbereiche repräsentiert werden. Auch hier geht es darum, ein besseres Gesamtbild des ganzen Unternehmens zu vermitteln. Letztlich ist es wenig zielführend, die Prozesse für eine einzelne Abteilung zu optimieren, wenn dadurch die einer anderen leiden. 

Durch die DMS-Software-Einführung sollten abteilungsübergreifend Workflows optimiert werden, sodass letztlich das gesamte Unternehmen davon profitiert. Eine Berücksichtigung alle Geschäftsbereiche ist daher unabdingbar. 

Weitere Aspekte

Zu guter Letzt sollten Unternehmen auch beachten, dass es sich bei den Anforderungen nicht ausschließlich um technische Faktoren handelt. Auch Kriterien wie das Service Level oder ein gegebenenfalls benötigter mehrsprachiger Support fließen in die Wahl einer geeigneten DMS-Software mit ein und sollten deshalb bei der Erstellung des Lastenheftes berücksichtigt werden. 

Die ideale Gliederung eines DMS-Lastenheftes

Doch wie sollten die oben genannten Inhalte am besten im Lastenheft dargestellt werden? Im Folgenden finden Sie eine beispielhafte, allgemeine Gliederung, an der Sie sich bei der Erstellung Ihres Lastenheftes orientieren können. 

  1. Produkte, Dienstleistungen und Marktumfeld
  2. Stärken und Alleinstellungsmerkmale
  3. Aktuelle IT-Landschaft inkl. Useranzahl 
  4. Beschreibung funktionaler Anforderungen (prozessorientiert) inkl. Benötigter Schnittstellen und Anbindungen 
  5. Terminplanung / zeitliche Rahmenbedingungen 
  6. Ansprechpartner im Unternehmen 

Hierbei handelt es sich lediglich um eine beispielshafte Vorlage. Wichtig ist, dass Unternehmen bei der Erstellung des Lastenheftes eine Struktur wählen, bei der ein Schritt logisch auf dem vorherigen aufbaut.

Fazit: Lastenheft schafft die Basis für eine erfolgreiche Anbieterauswahl

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass ein ausführliches Lastenheft eine der Grundvoraussetzungen für ein erfolgreiches DMS-Software-Projekt ist. 

Aus diesem Grund sich Unternehmen ausführlich mit allen möglichen Anforderungen auseinandersetzen und diese detailliert im Lastenheft auflisten. Dieses wird dann zur Vorlage bei potenziellen Anbietern genutzt. Anbieter können anhand des Lastenheftes evaluieren, ob sie ein geeigneter Partner für das DMS-Software-Projekt sind. 

Auch dient das Lastenheftes an späterer Stelle im DMS-Projekt für Evaluationen und Tests. Aus diesem Grund sollten Inhalte sowohl für Anbieter als auch normale Anwender verständlich formuliert werden. 

Lesen Sie mehr über:
DMS DMS-Software Lastenheft

Die Kosten einer hybriden DMS-Software

Die Kosten einer DMS-Software hängen unter anderem vom Lizenzmodell des Systems ab. Wieviel eine DMS-Software kostet, erfahren Sie hier.

Lesen Sie weiter

Die Kosten einer lokalen DMS-Software

Eine lokale DMS-Software ist mit vielen verschiedenen Kosten verbunden. Welche das sind und was Sie bei der DMS-Auswahl berücksichtigen sollten, lesen Sie hier.

Lesen Sie weiter