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Der Mehrwert von Casestudies für Ihre DMS-Suche

Casestudies können Ihnen bei der Suche nach einer passenden DMS-Software durchaus nützlich sein. Wie und an welcher Stelle, zeigen wir Ihnen hier.

Die Suche nach einer passenden DMS-Lösung kann mitunter zu einem echten Unterfangen werden. Viele verschiedene Lösungen mit verschiedenen Funktionen und ausgelegt auf eine bestimmte Art von Unternehmen machen den Markt letztlich so unübersichtlich. 

Die richtige Lösung zu finden ist da nicht immer einfach. Unternehmen müssen jedoch die passende Lösung für Ihre Zwecke finden, damit sich die gewünschten Vorteile einer DMS-Software auch wirklich einstellen. Neben dem System spielt auch der Anbieter eine entscheidende Rolle. Wie sollte ein Unternehmen also seine Suche gestalten und nach welchen Kriterien auswählen. 

Wir wollen in diesem Kontext die Rolle von Casestudies - zu Deutsch Fallbeispielen - durchleuchten und deren Wert für Ihre DMS-Suche herausstellen. Zuvor jedoch widmen wir uns der allgemeinen Funktionsweise von DMS-Software, um besser verstehen zu können, warum die Suche nach einer passenden Lösung so komplex sein kann. 

Inhaltsverzeichnis

Definition: Was ist DMS-Software?

DMS steht für Dokumentenmanagement-System und umfasst sämtliche Maßnahmen die zur Organisation der unternehmensbezogenen Dokumente gefasst werden. In Zeiten analoger Dokumente hieß dies, Aktenordner anlegen und diese in physischen Archiven ablegen. 

Da in der heutigen Geschäftswelt Dokumente mehrheitlich digital umherlaufen, bedarf es auch eines digitalen Dokumentenmanagement. Oftmals werden Dateien in individuellen Ordnern des jeweiligen Users abgelegt und dort unübersichtlich abgelegt. Benötigt ein anderer Akteur eine Datei muss diese erst in der richtigen Version herausgesucht und via Mail verschickt werden. 

Alle Daten auf einer zentralen Datenbank

Dokumentenmanagement-Systeme machen all dies obsolet. Auf einer zentralen Datenbank werden sämtliche Dokumente des Unternehmens zusammengeführt und zentral gespeichert. Auf diese Weise gibt es immer nur eine valide Version eines Dokumentes und alle Akteure haben Zugriff auf dieses. 

Dadurch werden Prozesse deutlich beschleunigt und Fehler durch Übertragung oder durch Dubletten vermieden. Ebenso lassen sich mit einer DMS-Lösung viele Kosten im Unternehmen einsparen. Zum einen durch die schnelleren Prozesse, aber zum anderen auch durch das Einsparen von Druck- und Papierkosten. 

Dokumente sicher speichern

Auch werden physische Archive weitestgehend obsolet, was weitere Ressourcen im Unternehmen freisetzt. Eine moderne DMS-Software hält überdies jedoch noch viele weiter Funktionen bereit, die die Prozesse im Umgang mit Dokumenten weiter beschleunigen.

So lassen sich Workflows an vielen Stellen initiieren und Dokumente lassen sich revisionssicher archivieren. 
Dabei werden sämtliche gesetzliche Vorschriften berücksichtigt und das System kann automatisch an Fristen erinnern. Generell können viele aufgaben vom DMS automatisiert werden, was weitere Ressourcen freisetzt. Die Einsparungspotentiale sind durchaus hoch. Das macht diese Anwendungen auch so attraktiv für jedes Unternehmen. 

Technische Seite von DMS-Software

Aufgebaut sind DMS-Software-Lösungen meist aus verschiedenen Modulen, die allesamt einen bestimmten Aufgabenbereich abdecken. In standardisierten DMS-Lösungen finden sich oftmals folgende Module an: 

  • Workflow-Funktion
  • Elektronische Ein- und Ausgangsrechnungen
  • Suchfunktionen
  • Dokumentenbearbeitung
  • Wissensportal
  • Bewerbungsportal
  • Import und Export von Dokumenten usw.

Nicht jedes Unternehmen braucht gleich all diese Module, andere benötigen darüber hinaus noch weitere Funktionen. Zudem sind DMS-Lösungen hinsichtlich ihres Speicherortes durchaus unterschiedlich. Im Wesentlichen tuen sich hier zwei Modelle hervor. Die klassische on-premise Variante und die Cloud-Variante. 

Cloud oder doch lieber lokal?

Bei einer On-Premise-Version erwirbt ein Unternehmen die Software vom Anbieter und installiert diese auf den hauseigenen Servern, wo die Daten letztlich auch gespeichert werden. Im Gegensatz dazu erwirbt man bei der Cloud-Variante nur Lizenzen und nutzt das System aus dem Internet heraus.

Die Daten werden dann auf den Servern des Cloud-Betreibers gespeichert. 
All diese Faktoren machen es letztlich auch so schwer das perfekte DMS für seine eigenen Zwecke zu finden. DMS-Anbieter haben sich immer weiter auf bestimmte Branchen oder Betriebsgrößen spezialisiert und ihre Lösungen den speziellen Anforderungen dahingehend angepasst. 

Wie Casestudies bei der DMS-Suche helfen können

Begibt man sich auf die Suche nach einer passenden DMS-Lösung für sein Unternehmen, so wird man schnell feststellen, dass es am Markt weit mehr als nur eine Hand voll Lösungen gibt. Vielmehr tummeln sich hier tausende verschiedene Systeme unterschiedlicher Anbieter. 

Hier den richtigen zu finden gleicht schon einem Lotteriegewinn. Doch mit einer strategischen und systematischen Herangehensweise an die Suche, gelangen Sie relativ schnell an den richtigen Anbieter. Dazu ist jedoch ein wenig Vorbereitung nötig. Mit einem konkreten Ziel vor Augen fällt die Suche letztlich viel einfacher. 

Wissen wonach man sucht

Doch wo beginnt man eigentlich mit seiner Suche. Die Antwort darauf ist simpel – bei sich selbst. Denn zunächst gilt es herauszufinden, wonach Sie eigentlich genau suchen. Wie soll Ihr DMS beschaffen sein, wie viele Nutzer benötigen einen Zugang zu diesem, welche Aufgaben sollen damit erledigt werden können? All das sind Fragen, die es im Vorfeld zu beantworten gilt. 

Technische Voraussetzungen festlegen

Zudem die technische Perspektive. Soll das System in der Cloud oder auf den eigenen Server betrieben werden, über welches Netzwerk und auf welcher Datenbank muss das System laufen? Hier stellen sich viele weitere Fragen in den Weg. 

Start in die DMS-Suche

Haben Sie dann evaluiert was genau Ihre Lösung können muss, beginnt erst die eigentliche Suche. An dieser Stelle ein wichtiger Tipp für Sie. Ehe Sie jedes einzelne Suchergebnis hinsichtlich Ihrer Kriterien überprüfen, nutzen Sie Vergleichsportale. Hier sind viele Anbieter mit ihren DMS-Lösungen gelistet und können einfach gefiltert werden. 

Anbieter bewerten

Relativ schnell erhalten Sie nun eine Liste verschiedener Anbieter, die allesamt zu Ihrem Unternehmen zu passen scheinen. Wie sich nun also entscheiden. Hier kommen weitere Faktoren zum Tragen. Der Anbieter selbst rückt in den Fokus. Wo ist dieser ansässig, welche Serviceleistungen offeriert dieser und vor allem über wie viel Erfahrung verfügt dieser. 

Casestudies als Richtungsweiser

Um letzteres bewerten zu können, bieten sich Casestudies gerade zu an. Hier beschreibt der Anbieter frühere DMS-Projekte und führt genau aus, wie diese verlaufen sind. In der Regel sind Casestudies so aufgebaut, dass in einem ersten Teil von der Ausgangssituation beim Kunden berichtet wird. 

Beschreibung des DMS-Projektes

Im zweiten Teil werden dann der Lösungsweg und die Implementierung der neuen Software beschrieben. Im Letzen Teil geht es dann um die Bewertung des Projektes und es wird wohlmöglich noch ein Ausblick gegeben. 

Casestudies Ihnen ähnlicher Unternehmen

Im besten Fall hat das Unternehmen auf seiner Seite auch eine Casestudie veröffentlich in dem der Kunde Ihrem Unternehmen sehr ähnelt.

Daraus können Sie dann Rückschlüsse auf die Erfahrung des Anbieters ziehen. Hat dieser bereits ähnlichen Unternehmen in der Vergangenheit helfen können, weiß er um die Besonderheiten auch in Ihrem Unternehmen und kann diese schon im Vorfeld berücksichtigen. 

Casestudies richtig bewerten

An dieser Stelle zeigt sich der konkrete Mehrwert den Casestudies bei der Suche nach einer passenden DMS-Lösung haben können. Gleichsam muss auch berücksichtigt werden, dass Casestudies meist Erfolgsgeschichten sind. Unternehmen präsentieren hier besonders gut verlaufende DMS-Projekte. 

Fazit: Casestudies lassen Rückschlüsse auf Anbieter zu

Auf der Suche nach einer passenden DMS-Lösung kommt es zunächst auf die Software selbst an. Diese muss allen Kriterien entsprechen, die Sie sich als Unternehmen gesetzt haben. Ähneln sich Systeme, geht es auch um den konkreten Anbieter des Systems. 

Hierbei spielt dann vor allem die Erfahrung des Anbieters eine wesentliche Rolle. Hat dieser bereits Ihnen ähnlichen Unternehmen geholfen, kann dies ein Rückschluss darauf sein, wie gut er Ihre Branche kennt.

Der Vorteil dabei, er weiß dann auch um die Besonderheiten, die sich während der Implementierung ergeben können und kann diese von vornherein berücksichtigen. 

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