Wissensmanagement mit dem DMS

Wie eine geeignete DMS-Software strategische und operative Tätigkeiten des Wissensmanagements erleichtert, erfahren Sie hier.

Wissen ist Macht. Dieses Sprichwort lässt sich auf den privaten wie auch den unternehmerischen Kontext anwenden.

Innerhalb von Unternehmen lässt sich mittels Wissensmanagement methodisch Einfluss auf die Wissensbasis nehmen.

Der Einsatz einer geeigneten DMS-Software kann Unternehmen dabei maßgeblich unterstützen. Wie, soll im Folgenden einmal aufgearbeitet werden. 

Inhaltsverzeichnis

• DMS: Eine Definition 
• Was ist Wissensmanagement? 
• Vorteile eines DMS für das Wissensmanagement 
• Wichtige DMS-Funktionen für das Wissensmanagement 
• DMS-Software aus der Cloud 
• Kosten einer DMS-Software für das Wissensmanagement 
• Fazit: So gelingt das Wissensmanagement mit dem DMS 

DMS: Eine Definition

Die Abkürzung „DMS“ bezeichnet ein Dokumentenmanagementsystem. Hierbei handelt es sich um eine Software zur Verwaltung digitaler Dokumente. 

Arten von Dokumenten

Im allgemeinen Sprachgebrauch werden mit dem Terminus „Dokumente“ zumeist ausschließlich Textdokumente assoziiert.

Tatsächlich umfassen Dokumente im unternehmerischen Kontext jedoch weitaus mehr. So zählen beispielsweise auch 

• Bilder 
• Grafiken 
• Video-Aufnahmen 
• Audio-Aufnahmen 
• CAD-Dateien (Computer Aided Design) 
• COLD-Dokumente (Computer Output to Laser Disk) 
• Dokumente aus EDI (Electronic Data Interchange) 

zu den Dokumenten, die regelmäßig in Unternehmen anfallen. All diese Dokumentenarten lassen sich mittels einer geeigneten DMS-Software verwalten. 

Was ist Wissensmanagement?

Wie bereits erwähnt handelt es sich beim Wissensmanagement um die methodische Einflussnahme auf die Wissensbasis eines Unternehmens bzw. eines Individuums.

Letzteres wird auch als persönliches Wissensmanagement bezeichnet. 
Doch was ist genau unter dem Begriff „Wissensbasis“ zu verstehen? 

Wissensbasis: Eine Definition

Bei einer Wissensbasis kann es sich auch um eine Wissensdatenbank handeln. In diesem Zusammenhang bezeichnet sie jedoch alle Informationen und Daten sowie alle Fähigkeiten, über die ein Individuum oder eine Organisation zur Lösung ihrer Aufgaben verfügen sollte. 

Wissensmanagement findet in vielen Bereichen Anwendung. 
Insbesondere für eine Anwendung im betriebswirtschaftlichen Kontext spielt jedoch hier eine Differenzierung zwischen explizitem und impliziertem Wissen eine Rolle. 

Impliziertes Wissen

Impliziertes Wissen beschreibt im Wesentlichen einen Zustand des Könnens, ohne das „wie?“ erklären zu können.

Ein Individuum ist dazu in der Lage, eine bestimmte Tätigkeit eigenständig korrekt auszuführen – kann einem anderen jedoch nicht sämtliche komplexen Zusammenhänge erklären, die in das „Können“ dieser Aufgabe mit einfließen. 

Ein häufig genanntes Beispiel für impliziertes Wissen ist die Fähigkeit, Fahrrad zu Fahren.

Eine Person ist zumeist in der Lage, dieser Tätigkeit nahzukommen, ohne ausgiebige Kenntnisse über alle komplexen physikalischen Regeln, Neigungswinkel oder Kreiselgesetze zu besitzen. 

Explizites Wissen

Explizites Wissen steht implizitem Wissen gegenüber. Hierbei handelt es sich um ausdrückliches Wissen, welches mittels Sprache oder Schrift eindeutig kommunizierbar ist.

Ein Beispiel für derartiges Wissen sind beispielsweise Abhandlungen, Anleitungen oder auch Dokumentationen. 

Wissensmanagement in Unternehmen

Das Wissensmanagement ist eine essenzielle, unternehmerische Aufgabe.

Im unternehmerischen Kontext versteht man unter Wissensmanagement zumeist die systematische Erfassung von internem wie auch externem Wissen, welches für die aktuelle und künftige Wettbewerbssituation eines Unternehmens relevant ist. 

Unternehmerischer Erfolg dank Wissensmanagement

Unternehmen, welche gezielt ein Wissensmanagement etablieren und im Zuge dessen auch eine Wissensdatenbank aufbauen, können oftmals bereits nach kurzer Zeit erste, messbare Erfolge verzeichnen. 

Ziele des Wissensmanagements in Unternehmen

Die Ziele für die Implementierung eines strategischen Wissensmanagements können dabei variieren. So zählen laut innolytics.com unter anderem 

• Eine verkürzte Einarbeitung in neue Bereiche 
• Eine schnellere Informationsverfügbarkeit 
• Eine schnellere, gezieltere Umsetzung von Innovationen 
• Eine schnellere unternehmensinterne Verbreitung von externem Wissen 
• Eine Schnellere Identifikation von Know-how im Unternehmen 

zu den Zielen der Etablierung eines Wissensmanagements. 

Aufgaben des Wissensmanagements

Damit sich diese Ziele realisieren lassen, müssen im Rahmen des Wissensmanagements einige Aufgabenbereiche abgedeckt werden. Zu den wichtigsten Aufgaben zählen dabei: 

• Der Aufbau eines Wissensdatenbank 
• Der Transfer von Wissen 
• Die Entwicklung von neuem Wissen 

Eine geeignete DMS-Software kann Unternehmen bei der Erfüllung dieser Aufgaben maßgeblich unterstützen. 

Vorteile eines DMS für das Wissensmanagement

Explizites Wissen findet sich in Unternehmen an vielen Stellen. Oftmals liegt es beispielsweise auch in schriftlicher Form – also in Form von Dokumenten – vor.

Demnach liegt ein Zusammenspiel aus DMS-Software und Wissensmanagement schlichtweg auf der Hand. 

Informationen schnell zugänglich machen

Beispielsweise ermöglicht es eine DMS-Software, Dokumente – und somit auch wissen – gezielt durch das Unternehmen zu leiten.

Durch die zentrale Ausrichtung einer DMS-Software haben alle Mitarbeiter von überall aus im Unternehmen Zugriff auf die im DMS verwalteten Dokumente; sofern sie über die nötigen Zugangsberechtigungen verfügen.  

Verbesserung des Wissensaustausches

Darüber hinaus lassen sich mit modernen DMS-Software-Systemen auch Dokumente, Daten, Informationen und somit letztlich auch wieder Wissen effizienter innerhalb des Unternehmens austauschen.

Heutige DMS-Software fungiert zunehmend auch als Kollaborationstool, mit welchem sich die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit im Rahmen von Workflows verbessern lässt. 

Impliziertes Wissen nutzen

Doch auch impliziertes Wissen lässt sich durch den Einsatz einer adäquaten DMS-Software besser nutzen. Impliziertes Wissen muss zumeist persönlich weitergegeben werden.

Dies geschieht häufig im „Learning by Doing“-Verfahren.

Eine DMS-Software entlastet Mitarbeiter bei der Durchführung administrativer Tätigkeiten, sodass diese sich auf relevantere Tätigkeiten – wie beispielsweise den Austausch implizierten Wissens – konzentrieren können. 

Wichtige DMS-Funktionen für das Wissensmanagement

Damit sich diese Vorteile jedoch auch einstellen, muss eine DMS-Software für das Wissensmanagement über bestimmte Funktionen verfügen.

Dazu zählen beispielsweise das Enterprise Content Management (ECM) und das Enterprise Information Management (EIM). 

ECM – Enterprise Content Management

Das Enterprise Content Management umfasst alle Methoden, Werkzeuge und Strategien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bereitstellung sowie Bewahrung von Content zur Unterstützung organisatorischer Prozesse. 

In der Theorie geht es also noch einen Schritt weiter als das reine Dokumentenmanagement, da es auch gezielt auf die strategische, zielführende Verteilung von Dokumenten und Informationen im Unternehmen ausgerichtet ist.

In der Praxis enthält DMS-Software jedoch zumeist mittlerweile auch standardisiert ECM-Funktionen, sodass der Übergang zwischen DMS und ECM fließend ist. 

EIM – Enterprise Information Management

Das Enterprise Information Management geht noch einen Schritt weiter.

EIM-Funktionen sind auf die Verbesserung der unternehmensinternen Kollaboration ausgelegt. So kann auch die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit im Rahmen von Workflows durch den Einsatz einer EIM-Software verbessert werden.

Doch auch hier sind die Übergänge in der Praxis zwischen DMS und EIM so fließend, als dass viele DMS-Software-Systeme EIM-Funktionen beinhalten. 

DMS-Software aus der Cloud

Wer über die Implementierung einer DMS-Software nachdenkt, wird früher oder später mit der Frage des richtigen Nutzungs- und Lizenzmodells konfrontiert. 

Vor allem die Cloud ist dabei zumeist ein polarisierendes Thema.

Seit dem Aufkommen Cloud-basierter Modelle in den 2010er Jahren erfreut sie sich zunehmender Beliebtheit.

Doch während manche auf die Bequemlichkeit der Cloud schwören, sind andere Unternehmen nach wie vor skeptisch.

Im Folgenden sollen daher einmal die Vor- und Nachteile der Cloud – insbesondere in Bezug auf ihre Nutzung für das Wissensmanagement – aufgezeigt werden. 

Wissensmanagement: Vorteile der Cloud 

Ein wesentlicher Vorteil der Cloud besteht darin, dass Cloud-basierte Lösungen zumeist noch am selben Tag verfügbar sind.

Sie lassen sich schnell und unkompliziert buchen, sodass ein deutlicher geringerer Aufwand in Bezug auf die Vorbereitung anfällt.

Auch sind die Anschaffungskosten verglichen mit denen eine On-Premises Lösung gering. 

Auch in Bezug auf Wartung und Instandhaltung fällt in der Regel kein nennenswerter Aufwand an.

Da sich Hard- und Software in Besitz des Cloud-Providers befinden, trägt dieser auch die volle Verantwortung für die Durchführung entsprechender Maßnahmen. 

Da die Cloud über das Internet bereitgestellt wird, ist auch der Einsatz einer mobilen DMS problemlos realisierbar.

In Bezug auf das Wissensmanagement bedeutet das, dass sich wichtige Informationen schnell und unkompliziert über das System verbreiten lassen – auch, wenn ein Kollege im Außendienst tätig ist. 

Wissensmanagement: Nachteile der Cloud

Das bedeutet jedoch auch, dass für die volle Funktionsfähigkeit Cloud-basierter DMS-Software eine stabile Internetverbindung vorhanden sein muss.

Ist dies nicht der Fall, kann dies den normalen Betrieb erheblich einschränken – oder im schlimmsten Fall sogar stilllegen. 

Darüber hinaus handelt es sich bei Cloud-basierter DMS-Software um fertig geschriebene Systeme.

Diese lassen sich zwar zumeist durch das Dazubuchen oder Abbestellen einzelner Funktionen oder Module anpassen, jedoch sind diese Anpassungen nur im Rahmen der bereits existenten Software möglich. 

Lokale DMS-Software befindet sich nach Kauf hingegen gänzlich in Besitz des Unternehmens und kann entsprechend individuell angepasst werden. 

Dadurch, dass sich bei Cloud-basierter DMS-Software der Cloud-Provider in Besitz von Hard- und Software befindet, hat dieser auch die Kontrolle über den Zeitpunkt sowie den Umfang von Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen – wie beispielsweise Updates.

Darüber hinaus hat dieser damit auch die volle Kontrolle über datenschutzrechtliche Maßnahmen.

Aus diesem Grund schrecken nach wie vor viele Unternehmen vor der Einführung einer DMS-Software aus der Cloud zurück. 

Entsprechenden bedenken kann jedoch entgegengewirkt werden, indem sich Unternehmen direkt beim Cloud-Provider über die für ihn geltenden datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen erkundigen. 

Kosten einer DMS-Software für das Wissensmanagement

Auch die Frage nach den Kosten spielt wie auch bei jeder anderen Geschäftsentscheidung eine entscheidende Rolle bei der Wahl einer geeigneten DMS-Software für das Wissensmanagement.

Grundsätzlich lässt sich kein pauschaler Preis für die Kosten einer Unternehmenssoftware festlegen.

Jedoch gibt es einige wesentliche Faktoren, die die Kosten einer DMS-Software für das Wissensmanagement beeinflussen. 

Eine Frage des Lizenzmodells, … 

Zunächst beeinflusst beispielsweise das Lizenzmodell der jeweiligen Software auch ihre Kosten. Generell hat das Lizenzmodell vor allem Auswirkungen auf den Zeitpunkt, an dem die Kosten anfallen.

Während mit der Anschaffung einer lokalen DMS-Software beispielsweise zumeist eine große Anfangsinvestition und vergleichsweise geringe Folgekosten einhergehen, ist dies bei der Cloud genau andersherum. 

… der Skalierung, …

Darüber hinaus entscheiden auch Nutzeranzahl und Speicherkapazitäten über die Kosten der DMS-Software.

Je mehr User und Speicherkapazitäten benötigt werden, desto teurer ist die Software in der Regel auch. 

… des Funktionsumfangs, … 

Auch der Funktionsumfang einer Software beeinflusst in der Regel ihre Kosten erheblich.

Unternehmen sollten sich daher im Rahmen eines DMS-Projektes intensiv mit ihren konkreten Anforderungen in Bezug auf den Funktionsumfang auseinandersetzen.

Überflüssige Funktionen verursachen nicht nur zusätzliche Kosten, sondern können auch Abstriche in puncto Nutzerfreundlichkeit zur Folge haben. 

Fehlt es hingegen an essenziellen Funktionen, kann sich das volle Potenzial und somit der volle Mehrwert der DMS-Software nicht entfalten. 

… der Add-Ons

Letztlich haben auch Anzahl und Umfang von Add-Ons einen Einfluss auf die Kosten einer DMS-Software.

Auch hier gilt, dass Unternehmen keinesfalls aus Kostengründen auf relevante Add-Ons verzichten sollten.

Dennoch lohnt es sich, im Rahmen des Auswahlverfahrens auch nach DMS-Lösungen zu suchen, welche bereits alle notwendigen Funktionen enthalten und diese daher nicht mehr über Add-Ons hinzugebucht werden müssen. 

Fazit: So gelingt das Wissensmanagement mit dem DMS

Zusammenfassend lässt sich also festhalten, dass ein gezieltes Wissensmanagement heutzutage einen hohen Stellenwert für Unternehmen hat.

Eine entsprechende DMS-Software mit geeigneten Funktionen kann Unternehmen dabei helfen, Prozesse des Wissensmanagements zu optimieren und so Geschäftsrelevantes internes wie auch externes Wissen gezielt im Unternehmen zu verbreiten. 

Auf diese Weise kann der Einsatz einer adäquaten DMS-Software für das Wissensmanagement langfristig zu Innovations- und Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens beitragen und ist daher essenziell für dessen nachhaltigen Geschäftserfolg.