DMS-Software für die Automobilbranche: 4 wichtige Funktionen

Von diesen Dokumentenmanagement-Funktionen und -Modulen profitieren Unternehmen der Automobilbranche.

Jede Branche verfügt über individuelle Geschäftsprozesse. Diese Differenzen bedingen auch variierende Anforderungen an eine geeignete Unternehmenssoftware. Insbesondere in Bezug auf ERP-Software sollten Unternehmen daher auf die Wahl eines branchenspezifischen Systems achten.

In der Automobilbranche sind insbesondere die Produktionsprozesse häufig bereits hochgradig automatisiert. In der Verwaltung besteht jedoch häufig noch Nachholbedarf.

Aus diesem Grund wollen wir uns im Folgenden einmal konkret mit den wichtigsten Funktionen einer DMS-Software für die Automobilbranche auseinandersetzen.

Inhaltsverzeichnis

• Was ist DMS-Software?
• Der Stellenwert einer branchenspezifischen DMS-Software
• Ein Blick auf die Automobilbranche
• 1. Qualitätsmanagement
• 2. Produktakte
• 3. Projektakte
• 4. Anbindungen und Integrationen
• Fazit: DMS-Software unterstützt fachbereichsübergreifende Kommunikation

Was ist DMS-Software?

DMS ist eine Abkürzung und bezeichnet ein Dokumentenmanagementsystem. Hierbei handelt es sich um eine Software zur Verwaltung digitaler Dokumente in Unternehmen. Grundsätzlich lassen sich alle Arten von Dokumenten, welche im unternehmerischen Alltag anfallen, mithilfe einer DMS-Software verwalten.

Arten von Dokumenten

Dazu zählen beispielsweise:

• Textdokumente
• Dokumente aus Tabellenkalkulation
• Grafiken
• Bilder
• Audio-Aufnahmen
• Video-Aufnahmen
• Formulare aus EDI (Electronic Data Interchange)
• COLD-Dokumente (Computer Output to Laser Disk)

Auch Dokumente, die in analoger Version vorliegen, lassen sich grundsätzliche mittels DMS-Software verwalten. Dazu müssen diese jedoch zunächst digitalisiert werden.

Analoge Dokumente digitalisieren

Die Erstellung eines puren Abbildes genügt dabei nicht, um sämtliche DMS-Funktionen vollumfänglich nutzen zu können. Stattdessen können Unternehmen beispielsweise OCR-Scanner (Optical Character Recognition) verwenden.

Sie erfassen im Gegensatz zu konventionellen Scannern beim Scan-Vorgang auch den Inhalt des Dokumentes. Es entsteht eine vollwertige, digitale Kopie eines analogen Dokumentes.

Der Stellenwert einer branchenspezifischen DMS-Software

Dokumentenmanagement-Prozesse wie die Rechnungseingangsverarbeitung spielen branchenübergreifend eine Rolle. Darüber hinaus gibt es jedoch auch branchenspezifische Prozesse, die außerhalb der eigenen Branche kaum bis gar nicht verbreitet sind.

Branchenspezifische Prozesse abbilden

Damit eine Unternehmenssoftware einen möglichst großen Mehrwert darstellen kann, muss sie in der Lage sein, sämtliche Geschäftsprozesse eines Unternehmens abzubilden.

Aus diesem Grund sollten sich Unternehmen bei der Auswahl einer DMS-Software vor allem auf Systeme und Anbieter konzentrieren, welche sich speziell an die eigene Branche richten.

Ein Blick auf die Automobilbranche

Die Automobilbranche liegt den Deutschen besonders am Herzen. Zurzeit sind in Deutschland ca. 47 Millionen Autos angemeldet.

Zum Vergleich: Vor ca. 50 Jahren waren es noch 4,4 Millionen (vgl. ingenieur.de). So hat sich der Zahl der Autos auf den Straßen seit den 1960er-Jahren mehr als verzehnfacht.

Zahlreiche Teilbereiche 

Grundsätzlich werden mit der Automobilbranche Hersteller und Zulieferer assoziiert. Tatsächlich sind jedoch Unternehmen zahlreicher Spezialisierungen der Automobilbranche zugehörig.  Dazu zählen:

• Antriebstechnik
• Fahrwerktechnik
• Dichtungstechnik
• Außenausstattung
• Innenausstattung
• Elektrik
• Fahrzeugbau
• Steuergeräte
• Karosserie
• Multimedia
• Sicherheit
• Motoren

Die Automobilbranche ist demnach stark ausdifferenziert und setzt sich aus Unternehmen zahlreicher Teilbereiche und Spezialisierungen zusammen.

Aktuelle Herausforderungen der Automobilbranche

Die Automobilbranche durchläuft zurzeit einen Wandel. So erschütterte der bereits 2008 losgetretene Abgasskandal das Vertrauen zahlreicher Kunden.

Darüber hinaus herrscht seit einigen Jahren ausgeprägter Wettbewerb in puncto E-Mobilität. Innovationsdruck und unternehmerische Umstrukturierungen sind die Folge.

Stellenwert softwareseitiger Unterstützung

Um den Herausforderungen von morgen gerecht werden zu können, bedarf es softwareseitiger Unterstützung. Obgleich auf diese im Bereich der Produktion häufig bereits großflächig zurückgegriffen wird, herrscht in anderen Geschäftsbereichen der Automobilbranche nicht selten noch Optimierungsbedarf.

Dies ist beispielswese in der Verwaltung bzw. in der Vernetzung zwischen kaufmännischen und technischen Prozessen der Fall.

Aus diesem Grund soll im Folgenden einmal ein Blick auf einige DMS-Funktionen geworfen werden, welche die ganzheitliche Digitalisierung in der Automobilbranche vorantreiben können.

1. Qualitätsmanagement

Ein strategisch-ausgerichtetes Qualitätsmanagement ist in der Automobilbranche unabdingbar. Letztlich ist die Qualität der eigenen Produkte ein wichtiger Wettbewerbsfaktor. Ein ganzheitliches Qualitätsmanagement bedingt jedoch auch eine lückenlose Dokumentation der Produktionsprozesse.

Dokumentation

Um dies zu ermöglichen, muss Mitarbeitern eine Plattform gegeben werden, über welche sie einzelne QM-Dokumente zentral einsehen können. Aus diesem Grund sollten Unternehmen der Automobilbranche auf eine DMS-Software setzen, welche ein ganzheitliches, digitales Qualitätsmanagement unterstützt.

2. Produktakte

Ebenso wichtig wie zentrale Patientenakten im Gesundheitswesen sind Produktakten in der Automobilbranche. Denn im Rahmen des gesamten Lebenszyklus eines Produktes fällt eine Vielzahl unterschiedlicher Dokumente an.

Produktlebenszyklus abdecken

Diese Dokumente sind meist fachbereichsübergreifend von Relevanz. Aus diesem Grund sollte eine DMS-Software für die Automobilbranche das Anlegen zentralen Produktakten ermöglichen, auf welche alle Mitarbeiter abteilungsübergreifend zugreifen können.

Von der Rohwarenbeschaffung bis zur fertigen Bedienungsanleitung lassen sich so alle wichtigen Dokumente zu einem bestimmten Produkt zentral verwalten.

3. Projektakte

Neben einer zentralen Produktakte spielen auch zentrale Projektakten eine entscheidende Rolle. Auch in der Automobilbranche ist ein projektbasiertes Arbeiten keine Seltenheit. Umso wichtiger ist es, dass Projektprozesse softwareseitig abgebildet und unterstützt werden können.

Vorteile einer Projektakte

Auf diese Weise wird sichergestellt, dass alle wichtigen Dokumente eines Projektes jederzeit mit diesem in Verbindung gebracht werden. Zudem werden Suchzeiten durch die Verwendung einer DMS-Software maßgeblich reduziert.

Auch Vergaberechte lassen sich durch die Verwendung von Projektakten leichter verwalten. So erhalten alle beteiligten Akteure eines Projektes über das System automatischen Zugriff auf alle relevanten Projektdokumente.

4. Anbindungen und Integrationen

Zu guter Letzt spielt auch die Einbindung des Dokumentenmanagementsystems in die bestehende IT-Infrastruktur eine zentrale Rolle für die Automobilindustrie.

Letztlich kann sich das volle Potenzial einer Unternehmenssoftware unabhängig von ihrer Branchenausrichtung nur dann entfalten, wenn ein lückenloser Informationsaustausch zwischen allen zum Einsatz kommenden Systemen gewährleistet ist.

CRM- und ERP-Software

Beispielsweise ist es für ein effizientes Reklamationsmanagement unabdingbar, dass Daten zwischen DMS- und CRM-Software problemlos ausgetauscht werden können. Ebenso wichtig ist eine Anbindung der DMS-Software an das ERP-System.

Letztlich werden alle zentralen Produktinformationen an erster Stelle im ERP-System verwaltet. Diese Daten sind jedoch essenziell, um ein effektives, Dokumentengestütztes Projektmanagement zu gewährleisten.

Fazit: DMS-Software unterstützt fachbereichsübergreifende Kommunikation

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass branchenspezifische Lösungen auch im DMS-Bereich eine wichtige Rolle spielen. So profitiert die Automobilbranche beispielsweise besonders von DMS-Software, welche

• Produktakten
• Ein digitales Qualitätsmanagement
• Projektakten
• Eine Integration in die bestehende IT-Infrastruktur

Ermöglicht. DMS-Lösungen sind ein wichtiger Bestandteil der Digital-Strategie eines Unternehmens. Unternehmen der Automobilbranche sollten den Stellenwert einer adäquaten DMS-Software daher keinesfalls unterschätzen und Dokumentenmanagementsysteme gezielt zur Optimierung der Verwaltungsprozesse nutzen.

Geschäftsbereiche besser vernetzen

Letztlich gewährleistet eine vollständig integrierte IT-Infrastruktur bestehend aus ERP, CRM, DMS und weiteren Anwendungen einen lückenlosen Informationsaustausch ohne Medienbrüche und verbessert somit auch den Datenaustausch zwischen technischen und kaufmännischen Bereichen.