fallstudie-raiffeisengruppe

Fallstudie: Raiffeisengruppe

windream ist das DM- und Archivsystem der Bankengruppen in Oberösterreich, Tirol und Kärnten.

„Die einfache Handhabung und die Leistungsfähigkeit waren von Anfang an positive Kriterien, mit denen uns windream überzeugt hat“, betont Michael Wagner, hauptverantwortlicher Projektleiter für DMS und Archivierung in der GRZ IT Gruppe, gleich zu Beginn unseres Gesprächs. Handling, Performance und Funktionalität – das waren auch die Anforderungen, mit denen er sich schon im September 2006 auf der DMS-Expo-Messe an die windream GmbH wandte, als es darum ging, ein geeignetes Enterprise-Content-Managementsystem für die Raiffeisenbanken in Oberösterreich, Tirol und Kärnten zu finden. 

Ziel des Projektes

as Hauptziel dieses komplexen ECM-Projekts bestand darin, ein zentrales Speichersystem für die Raiffeisenbanken zu schaffen, in dem geschäftskritische Daten sicher aufbewahrt und von jeder Bankstelle abgerufen werden können. Um diese Zielsetzung zu erreichen, entschied man sich in der GRZ IT Gruppe dazu, das windream ECM-System in Verbindung mit den windream Proxy-Servern einzusetzen.

Diese beiden Komponenten sollten den Datenverkehr zwischen den landesweit verteilten Raiffeisen-Bankstellen mit ihren windream-ECM-Clients und dem wind - ream-Zentralserver in Linz sicherstellen, und zwar unter besonderer Berücksichti - gung der zum Teil noch schmalbandigen Netzleitungen in Tirol. 

Wie alles begann - Die Realisierung eines kompletten Projektes

GRZ – diese drei Buchstaben stehen nicht nur als Abkürzung für das Großrechenzentrum Linz, sondern auch für den Leitsatz „Gemeinsam Richtung Zukunft“. Das IT-Center des GRZ, das 1971 als Banken-Rechenzentrum gegründet wurde, zählt heute zu den größten Rechenzentren Österreichs.

Das Produkt- und Dienstleistungsspektrum der GRZ IT Center Linz GmbH – so die offizielle Geschäftsbezeichnung – reicht vom Betrieb von Großrechnern, Servern und Netzwerken aller Art über Application Service Providing bis hin zur Entwicklung individueller IT-Komplettlösungen für Unternehmen und Banken wie zum Beispiel für die Raiffeisenbankengruppen Oberösterreich, Tirol und Kärnten sowie für die Hypothekenbanken Oberösterreich und Salzburg.

Der Hauptgeschäftszweig besteht im Rechenzentrumsbetrieb und im Betrieb dezentraler Hard- und Softwarestrukturen für Banken zur Abwicklung ihrer spezifischen Geschäftsprozesse. Zu diesem Zweck ist das GRZ Mitbetreiber des größten privaten Datenleitungsnetzes Österreichs, über das die Online-Verbindungen der Banken zur Transaktionsabwicklung geführt werden. Die Hauptkunden im Geschäftsbereich Rechenzentrumsbetrieb sind die Raiffeisenbankengruppen Oberösterreich, Tirol und Kärnten.

Im Kontext eines stark wachsenden Daten- „Traffics“ zwischen den Bankstellen dieser Bankengruppen wurde nach einer integrierten Softwarelösung gesucht, die einerseits den gesamten Dokumentenbestand der Banken zentral auf einer einzigen Plattform verwalten kann, die aber anderer-seits auch den reibungslosen Zugriff auf das zentrale Archiv von jeder Bankstelle aus ermöglicht. 

Entscheidungsfindung 

Zunächst informierten sich Michael Wagner vom GRZ IT Center Linz und In - genieur Constantin Mayr, der das Projekt bei der Innsbrucker Racon West Software GmbH – einem Unternehmen der GRZ IT Unternehmensgruppe in Tirol – als Experte für Groupware- und Archivlösungen mit - betreut, in der unabhängigen Studie des Würzburger Business Application Research Centers (BARC) über aktuelle DMS-Produkte. Die auch international viel beachtete BARC-Studie gilt bereits seit Jahren als renommierte Informationsquelle für Un - ternehmen und Institutionen, die auf der Suche nach einer passenden ECM- bzw. DMS-Lösung sind. 

Klar definierte Anforderungen 

Nach Sichtung und Gegenüberstellung der in der BARC-Studie getesteten Systeme wurde Michael Wagner und Constantin Mayr klar, dass sich der Kreis der für sie interessanten „Kandidaten“ ganz schnell eingrenzen lassen würde, denn ihre Anforderungen an das neue System waren präzise und restriktiv formuliert:

„Es gab vier Aspekte, die unbedingt erfüllt sein mussten“

, betonen die beiden IT-Verantwortlichen.

„Erstens: Vollständige Windows- und Explorer-Integration. Zweitens: Der Zugriff auf Daten muss auch über schmalbandige Leitungen der Bankstellen möglich sein. Drittens: Der Ressourcenverbrauch darf nur minimal sein. Viertens: Es muss jederzeit ein verlässlicher Support zur Verfügung stehen.“

Das waren in der Tat keine Kriterien, die sich von jedem Systemhersteller so ganz nebenbei realisieren lassen würden. Und: Nur ein einziges nicht erfülltes Kriterium führte zum Ausschluss. Nach dem ersten Eindruck, den sich Michael Wagner auf der DMS Expo Fachmesse im Herbst 2006 von windream verschaffte, dauerte es noch geraume Zeit bis zur Entscheidungsfindung.

Es folgten weitere Beratungsgespräche, windream Präsentationen, Evaluationsphasen, aber auch Teststellungen, die die windream GmbH mit umfassendem Support begleitete, bis man sich in der GRZ IT Gruppe schließlich im Dezember 2007 zum Erwerb und zur Installation des windream ECM-Systems entschied. Dabei ist besonders bemerkenswert, dass das Entwicklerteam und die IT-Spezialisten der GRZ IT Gruppe den gesamten Installations- und Konfigurationsprozess nahezu eigenständig durchgeführt haben. 

Zentrales DMS

Neben der Möglichkeit, die windream Proxy-Server für den Datenaustausch zu nutzen, stand vor allem der Anspruch im Vordergrund, windream auch als klassische Dokumenten-Management-Lösung einzusetzen, um dadurch eine zentrale Dokumentenablage am Standort Linz zu etablieren. Bisher waren elektronisch gespeicherte Dokumente auf mehrere voneinander getrennte Server verteilt worden.

Als Speichersystem für die Archivierung aller Daten des windream-Servers entschied sich die GRZ IT Gruppe für die festplattenbasierte Storage-Lösung „Centera“. Parallel zum Centera-Speichersystem nutzt das Rechenzentrum zusätzlich auch das windream-Archivsystem auf Storage Attached Networks (SAN) für die Archivierung der Dokumente. Alle angeschlossenen Speichersysteme werden durch das in windream integrierte Information-Lifecycle-Management (ILM) ohne weitere Softwarekomponenten gesteuert. Dieses Konzept ermöglicht es, Dokumente auf der Basis selbst definierter Regeln zwischen verschiedenen Speichersubsystemen zu bewegen.

So werden zum Beispiel bearbeitbare Dokumente in einem schnell zugreifbaren Speicher abgelegt, während bereits archivierte Informationen, die seltener benötigt werden, in einem „langsameren“ Archivspeicher landen. Mit Hilfe der leistungsfähigen windream-Speichertechnologie, die in diesem Kontext das Management des gesamten ILM-Konzepts übernimmt, ist auf diese Weise eine ausgefeilte und äußerst effektiv arbeitend.

Proxies als windream-Vertreter

Die windream Proxy-Server sind in gewisser Weise Stellvertreter des windream ECM-Systems in den angeschlossenen Bankstellen der Raiffeisenbanken. Bei der Ablage von Dokumenten arbeiten die Proxies als temporäre Zwischenspeicher zwischen den landesweit verteilten Client-Arbeitsstationen und dem zentralen windream-Server in Linz. Für die Anwender in den Raiffeisen-Bankstellen ist es völlig irrelevant, ob an ihren Standorten tatsächlich ein „echter“ windream-Server oder „nur“ ein Proxy-Server arbeitet.

Das Grundprinzip eines windream Proxy-Servers basiert auf einem schnellen Zwischenspeicher für windream-Dokumente, auch Cache genannt. Falls ein Dokument von einem windream-Client einer Raiffeisen-Bankstelle angefordert wird, so richtet der Client seine Anfrage an den nächsten Proxy-Server. Dieser prüft, ob das Dokument in der aktuellen Version bereits im Cache-Speicher liegt. Ist das Dokument dort vorhanden, so wird es der verknüpften Client-Applikation sofort zur Verfügung gestellt. Gleichzeitig wird es auf dem Zentralserver in Linz gesperrt, um einen konkurrierenden Zugriff durch mehrere Clients zu verhindern.

Auf diese Weise unterbindet der Proxy-Server mögliche Inkonsistenzen von Daten konsequent und ohne weitere Eingriffe durch die Mitarbeiter der Bankstellen. Diese vermeintlich zeitintensiven Prozesse werden von windream blitzschnell und ohne jegliche Verzögerung abgearbeitet. Liegt das angeforderte Dokument nicht im Zwischenspeicher des windream-Proxy, so fordert es der Proxy vom Zentralserver in Linz an. Das Dokument lässt sich nun mit der assoziierten Anwendung wie gewohnt öffnen und wird auf dem Linzer windream-Server während der gesamten Bearbeitungsdauer gesperrt.

Nach erfolgter Bearbeitung stellt der Proxy-Server das Dokument wieder auf dem windream-Server für andere Nutzer zur Verfügung, indem er die Sperre aufhebt. Gleichzeitig wird das Dokument im schnellen Cache-Speicher für weitere Zugriffe der Raiffeisen-Bankstellen bereitgestellt. Eine intelligente Businesslogik gewährleistet, dass die Dokumente im Cache jederzeit synchron zu den auf dem Linzer Zentralserver vorhandenen Daten verfügbar sind. Generell erzeugt windream mit der Proxy-Servertechnologie eine transparente Dokumenten-Management-Umgebung in allen angeschlossenen Bankstellen. Jeder berechtigte Mitarbeiter kann auf die für ihn relevanten Informationen direkt vor Ort und zu jedem Zeitpunkt zugreifen – auch wenn bestimmte Dokumente in einer anderen Bankstelle gerade erst erfasst worden sind.

„Probleme“, so Michael Wagner, „hat es mit den Proxy-Servern nicht gegeben. Sie funktionieren – und sie funktionieren richtig gut.“ So ist in der ersten Ausbaustufe des Raiffeisenprojekts geplant, das gesamte Filialnetz der Bankengruppen mit bis zu siebenhundert Proxy-Servern auszustatten. Davon sind bereits zweihundert im Produktiveinsatz. 

Vielfältige Nutzung 

Constantin Mayr betont, dass der Einsatz des windream ECM-Systems keineswegs auf bestimmte Dokumentarten beschränkt sei. Selbst Objekte aus einer Lotus-Notes-Umgebung – insbesondere E-Mails – werden mit windream komfortabel verwaltet, archiviert und lassen sich mittels eines integrierten Dokument-Viewers schnell sichten. Die dazu notwendige Anpassung des Systems hat die GRZ IT Gruppe komplett in eigener Regie realisiert.

Überhaupt zeigt sich das IT-Expertenteam um Michael Wagner und Constantin Mayr sehr kreativ, wenn es um die spezifische Anpassung des windream ECM-Systems geht. So hat man auch verschiedene Add-On-Lösungen und Tools auf Basis der offenen, vollständig dokumentierten windream-Serverschnittstellen entwickelt, wobei insesondere die Anforderungen der Raiffeisenbanken berücksichtigt wurden. 

Zukunftsperspektiven 

Da windream zunächst nur für die Raiffeisenbanken installiert worden ist, ist das windream ECM-System in der GRZ IT Gruppe selbst bisher noch nicht im Einsatz; eine entsprechende Installation ist aber schon geplant.

„Es kann ja schließlich auf Dauer nicht sein, dass Kunden des GRZ windream nutzen, die GRZ IT Gruppe selber aber nicht“

, fügen Wagner und Mayr mit einem Augenzwinkern hinzu. Unterstützung während der gesamten Projektphase erhielten die beiden auch von dem österreichischen windream-Partner Pronobis in Wien, dessen Kompetenz sie in Person des Geschäftsführers Norbert Fischer besonders hervorheben. Was bleibt noch zu tun? – Es gibt genügend Anregungen und Wünsche, die Constantin Mayr und Michael Wagner gerne in Abstimmung mit der windream GmbH realisieren möchten. Denn:

„windream ist ein mächtiges Dokumentenmanagement- und Archivsystem, das sich besonders durch seine Leistungsfähigkeit und seine einfache Handhabung auszeichnet“

, diktieren sie dem Autor dieser Zeilen abschließend wortwörtlich in den Schreibblock. „Hinzu kommt der wirklich kompetente und zuverlässige Support, den wir sehr schätzen.“ Also gemeinsam mit windream Richtung Zukunft? Antwort: ein klares „Ja“.

Starten Sie Ihre DMS-Auswahl

Finden Sie heraus, welche DMS-Systeme am besten zu Ihrem Unternehmen passen

In welcher Branche sind Sie tätig?

Warum dies bei der DMS-Auswahl wichtig ist:DMS-Systeme werden im Allgemeinen nicht für bestimmte Sektoren entwickelt. Trotzdem ist es wichtig, dies bei der Suche nach der richtigen Software zu berücksichtigen. Lieferanten mit Erfahrung in Ihrer Branche werden Ihre Geschäftsprozesse schnell verstehen und die Implementierung reibungslos gestalten.

Geben Sie die Anzahl der Mitarbeiter und Benutzer ein

Mitarbeiter
Benutzer (optional)

Wo setzen Sie hauptsächlich das DMS-System ein?

Möchten Sie das DMS-System in andere Software integrieren?

Wie viel Zeit möchten Sie für die Einführung des DMS in Angriff nehmen?

Andere Fragen

Muss das DMS mobil sein?
Muss das DMS offline arbeiten können?
Verfügt Ihre Organisation über mehrere Niederlassungen?
Sind Sie international tätig?
Hat die Hauptverwaltung ihren Sitz in Deutschland?
DMS-Anbieter suchen...
Systeme gefunden

Füllen Sie das Formular aus und erhalten Sie unverbindlich Informationen über die 7 am besten geeigneten Anbietern.

Ihre Anfrage ist erfolgreich bei uns eingegangen

  • Auf der Grundlage der von Ihnen gelieferten Informationen geht unser Berater unverbindlich an die Arbeit
  • Unser Berater trifft eine Auswahl unter den DMS-Anbietern, die am besten zu Ihrem Unternehmen passen.
  • Sie erhalten eine kostenlose Auswahlliste mit Informationen über die 7 geeignetsten Anbietern
  • Im Falle von Fragen oder Unklarheiten meldet sich unser Berater möglicherweise bei Ihnen
Longlist anzeigen
Auswahl neu starten

Wiedervorlagen im DMS

Rechnungsfristen, Verträge oder Eskalationsstufen: Wir werfen einen Blick auf die Wiedervorlage-Funktion im Dokumentenmanagementsystem.

Lesen Sie weiter
Orientierung

Was ist ein DMS?

Alles, was Sie über DMS wissen müssen: Funktionen und Einsatzbereiche, Vor- und Nachteile, Informationen zu Kosten und vieles Weitere finden Sie hier.

Lesen Sie weiter