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So sparen Sie mit der richtigen DMS-Software

Lesen Sie hier, wie Sie durch den Einsatz einer geeigneten DMS-Software Zeit und Geld sparen können.

Die Nutzung einer adäquaten DMS-Software geht für Unternehmen mit zahlreichen Vorteilen und Einsparungen einher, wobei diese sowohl finanzieller als auch zeitlicher Natur sind.

Im Folgenden wollen wir uns daher einmal näher mit den potenziellen Einsparungen befassen, die Unternehmen durch die richtige DMS-Software entstehen können.

Inhaltsverzeichnis

Was ist DMS-Software? 

Die Abkürzung „DMS“ bezeichnet ein Dokumentenmanagementsystem. Hierbei handelt es sich um eine Software zur Verwaltung digitaler Dokumente. Alle in einem Unternehmen anfallenden Dokumente lassen sich mittels DMS-Software verwalten.

Arten von Dokumenten

Dazu zählen unter anderem:

  • Dokumente aus Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation
  • Audio-Clips
  • Video-Clips
  • Formulare (beispielsweise aus EDI)
  • Bilder und Grafiken
  • COLD-Dokumente (Computer Output to Laser Disk)

Auch Dokumente, die zuvor in analoger Ausführung vorlagen, lassen sich mittels DMS-Software verwalten. Dazu müssen diese zunächst digitalisiert werden.

Analoge Dokumente digitalisieren

Häufig kommen hier OCR-Scanner (Optical Character Recognition) zum Einsatz. OCR-Scanner sind in der Lage, während des Scanvorgangs auch den Inhalt eines Dokumentes zu erfassen. Es entsteht also nicht nur ein digitales Abbild, sondern eine vollwertige, digitale Kopie.

Vorteile einer DMS-Software

Für viele Unternehmen stellt die Einführung einer DMS-Software den ersten, nennenswerten Schritt in Richtung einer ganzheitlichen Digitalisierung dar. Dokumentenmanagementprozesse lassen sich durch den Einsatz einer geeigneten DMS-Software maßgeblich optimieren.

Dadurch werden wertvolle Ressourcen eingespart, welche sich wiederum an anderer Stelle zielführend einbringen lassen. Auf diese Weise kann Unternehmen durch die Nutzung einer geeigneten DMS-Software ein nennenswerter Wettbewerbsvorteil entstehen.

Wie ist DMS-Software technisch aufgebaut? 

Softwareseitig werden diese Vorteile durch konkrete Funktionen ermöglicht, von denen ein Unternehmen im Bereich des Dokumentenmanagements besonders profitiert. Welche Funktionen eine DMS-Software dabei in jedem Fall umfassen wollte, variiert von Unternehmen zu Unternehmen.

Funktionen einer DMS-Software

Funktionen, die häufig zum Einsatz kommen, sind beispielsweise:

  • Abrechnung
  • Archivierung
  • Belegerfassung
  • Digitale Signaturen
  • Drag & Drop
  • Scannen & Identifizieren von Barcodes
  • Orderstruktur
  • OCR
  • Revisionssichere Ablage
  • Personalmanagement
  • Suchfunktion
  • Verschlagwortung
  • Widervorlagen
  • Wissensdatenbank
  • Vertragsmanagement
  • Versionierung

Aufgrund der schieren Vielfalt des DMS-Marktes lässt sich mittlerweile für jedes Unternehmen eine geeignete Lösung finden, welche den teils spezifischen Anforderungen an den Funktionsumfang des Systems gerecht wird.

Lizenzmodelle einer DMS-Software

Unternehmenssoftware kann Betrieben auf unterschiedliche Art und Weise zur Verfügung gestellt werden.

1. On-Premises DMS-Software

Traditionell lassen sich Dokumentenmanagementsysteme auf den lokalen Servern eines Unternehmens installieren und von dort aus auch betreiben. Dazu erwirbt das Unternehmen die Software wie auch die notwendige Hardware und befindet sich Folge dessen in Besitz des gesamten Systems.

2. Cloud DMS

Lokalen Systemen steht die Cloud gegenüber. DMS-Software aus der Cloud wird Unternehmen vom Betreiber der Cloud bereitgestellt. Dafür entrichtet das Unternehmen ein monatliches Entgelt, welches auch sämtliche anfallenden Dienstleistungen in Zusammenhang mit dem System umfasst. Aus diesem Grund spricht man in diesem Zusammenhang auch von Software-as-a-Service (SaaS).

3. Hybrid DMS

Neben On-Premises und Cloud-basierten Systemen sind Hybrid-Lösungen erhältlich. Diese Systeme verbinden lokale mit Cloud-Komponenten.

Die Wahl eines geeigneten Lizenzmodells liegt im Ermessen des Unternehmens. Betriebe sollten im Vorab abwägen, welche Plattform basierend auf den jeweiligen Rahmenbedingungen am besten geeignet ist.

Mittels DMS-Software Zeit sparen

Durch die Nutzung einer geeigneten DMS-Software können Unternehmen im Tagesgeschäft in unterschiedlichen Bereichen Zeit sparen. Durch softwareseitige Automatisierungen werden Mitarbeiter beispielsweise bei der Abwicklung administrativer Tätigkeiten entlastet.

So erhält die Belegschaft freie Kapazitäten, welche für die Ausführung zielführenderer Tätigkeiten eingesetzt werden können.

Datenpflege

So wird beispielsweise die Datenpflege durch die Verwendung eines zentralen Systems erleichtert. Dadurch, dass die Notwendigkeit einer doppelten Datenpflege gänzlich entfällt, wird auch die Bildung von Datensilos und Dubletten vermieden. Folge dessen steigt auch die Qualität der im System verwalteten Daten.

Auch bei der Einhaltung rechtlicher Rahmenbedingungen wie beispielsweise der DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) profitieren Unternehmen durch softwareseitige Automatisierungen von schlankeren Prozessen und daraus resultierenden, freien Kapazitäten.

Kollaboration

Die zentrale Ausrichtung einer DMS-Software hat zudem auch Vorteile für die unternehmensinterne wie auch -externe Zusammenarbeit im Rahmen von Workflows. Moderne DMS-Software verfügt häufig bereits standardisiert über Funktionen, welche die Zusammenarbeit an Dokumenten erleichtern.

Über entsprechende Schnittstellen lassen sich die im System verwalteten Informationen mittels EDI an externe Parteien wie Geschäftspartner in einem standardisierten Format übermitteln. Auf diese Weise erleichtert eine DMS-Software Zusammenarbeit und Kollaboration in unterschiedlichen Bereichen, was für Unternehmen in vielen Fällen eine nennenswerte Zeitersparnis bedeutet.

Suchzeiten werden reduziert

Auch die Auffindung bestimmter Dokumente lässt sich mittels einer DMS-Software wesentlich schneller und somit auch effizienter realisieren. Über eine integrierte Volltextsuche kann das System binnen weniger Sekunden alle relevanten Dokumente zu einer bestimmten Eingabe anzeigen. Mitarbeiter haben somit schnell zentralen Zugriff auf alle, potenziell relevanten Dokumente zu einem bestimmten Kunden.

Die analoge Dokumentensuche nimmt hingegen häufig viel Zeit in Anspruch und bleibet bei mangelnder Organisation schlimmstenfalls sogar erfolglos.

Wo entstehen durch eine DMS-Software finanzielle Vorteile?

Neben der Zeitersparnis profitieren Unternehmen zudem in unterschiedlichen Bereichen auch durch finanzielle Einsparungen.

So lassen sich beispielsweise die im DMS verwalteten Daten mit einem geeigneten Analysetool auswerten. Im Idealfall sollte dazu eine Integration bzw. Anbindung alle weiteren Systeme, wie beispielsweise ERP- und CRM-Software, bestehen.

Ressourcen gezielter einsetzen

Aus den daraus gewonnenen Erkenntnissen lassen sich Handlungsempfehlungen ableiten, um bestehende Prozesse weiter zu optimieren. Durch eine vollumfängliche Analyse aller verfügbaren Daten sind Unternehmen in der Lage, fundierte Prognosen zu erstellen oder das Verhalten sowie die Bedürfnisse der eigenen Kunden besser zu verstehen.

So wird sichergestellt, dass verfügbare Ressourcen beispielsweise in der Betreuung der vielversprechendsten Leads fließen. Letztlich können Unternehmen so in unterschiedlichen Bereich finanzielle Einsparungen verbuchen.

Papierkosten reduzieren

Auch die Einsparungen, welche unmittelbar aus den entfallenden Papier- Druck oder Portokosten resultieren, sind nicht zu unterschätzen. In einem Bericht der WirtschaftsWoche zufolge druckt ein durchschnittlicher Mitarbeiter eines deutschen Unternehmens im Schnitt 25 Seiten pro Tag (vgl. wiwo.de).

Bei durchschnittlichen Kosten von 6ct pro Seite entspräche dies Unkosten von 345€ pro Mitarbeiter und Jahr (vgl. dmsfactory.com).

Durch die Nutzung einer DMS-Software lässt sich dieser Betrag erheblich reduzieren.

Fazit: Wettbewerbsfähig dank DMS-Software

Es wird deutlich, dass Unternehmen durch den Einsatz einer geeigneten DMS-Lösung an unterschiedlichen Stellen Einsparungen verbuchen können. Diese sind sowohl zeitlicher als auch finanzieller Natur.

Damit sich diese Vorteile in der Praxis jedoch auch einstellen können, muss die DMS-Software auch für den Einsatz im jeweiligen Unternehmen ausgelegt sein. Aus diesem Grund sollten Unternehmen die DMS-Auswahl nicht auf die leichte Schulter nehmen.

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