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Das richtige DMS für die Logistik

Hier erfahren Sie mehr über Dokumentenmanagementsysteme in der Logistik sowie den Stellenwert einer digitalen Dokumentenverwaltung im 21. Jahrhundert.

Bei der Logistik handelt es sich sowohl um einen wichtigen Wirtschaftszweig bzw. eine betriebliche Funktion, als auch um eine interdisziplinäre Wissenschaft. Im Wesentlichen befasst sich die Logistik mit der Planung, Steuerung, Optimierung und Realisierung von Produkt- bzw. Güter-, Personen- und Informationsströmen.

Zunehmend globale Lieferketten stellen die Logistik vor neue Herausforderungen. Aus diesem Grund wollen wir uns an dieser Stelle näher mit der Logistikbranche auseinandersetzen und aufzeigen, wie ein geeignetes DMS für die Logistik Unternehmen bei der Bewältigung neuer Herausforderungen unterstützen kann. 

Inhaltsverzeichnis

DMS – Ein Überblick

Das Dokumentenmanagement ist eine zentrale Aufgabe, derer sich Unternehmen aller Art annehmen müssen. Hierbei handelt es sich schlichtweg um die Verwaltung aller in einem Unternehmen anfallenden Unternehmen. Je nach Unternehmen und Branche können unterschiedliche Arten von Dokumenten anfallen: Von Rechnungen über Mahnungen bis hin zu CAD-Modellen. 

Die Rolle des DMS-Software

Um hohe Dokumentenaufkommen bewältigen zu können, setzen immer mehr Unternehmen auf softwareseitige Unterstützung. Dokumentenmanagementsysteme ermöglichen die Abwicklung sämtlicher Prozesse des Dokumentenmanagements. Dabei werden sämtliche DOkumente digital verwaltet und können im DMS von allen Mitarbeitern mi entsprechenden Zugangsberechtigungen eingesehen werden. 

Mehr als nur Dokumentenverwaltung

Das Leistungsspektrum moderner DMS geht weit über die reine Dokumentenverwaltung hinaus. Beispielsweise enthalten DMS immer öfter entsprechende Funktionen zur Automatisierung, welche Dokumentenmanagement-Prozesse maßgeblich optimieren können.

Ein Beispiel für eine solche Funktion ist eine standardisiert-integrierte Volltextsuche, mittels derer alle relevanten Dokumente zu einer bestimmten Eingabe ein Sekundenschnelle abrufbar werden. 
Zudem beinhalten DMS immer häufiger Funktionen, die die innerbetriebliche Kollaboration auch abteilungsübergreifend verbessern. 

Darüber hinaus haben sich viele Anbieter von DMS Software auf die Anforderungen spezieller Branchen spezialisiert. Diese Systeme enthalten Funktionen, die für die Abwicklung von Geschäftsprozessen in bestimmten Branchen benötigt werden. So gibt es auch diverse Software-Anbieter, die sich auf die Bereitstellung von DMS für die Logistikbranche spezialisiert haben. 

Bevor wir uns jedoch mit der genauen Funktionsweise dieser DMS auseinandersetzen, sollte zunächst ein Blick auf die Logistikbranche geworfen werden. 

Die Logistikbranche

Die heutige Logistikbranche wird durch eine Vielzahl an Unternehmen geprägt. Allein in Deutschland fallen über 60.000 Unternehmen in diese Kategorie. In Europa werden jährlichen über 900 Milliarden Euro in dieser Branche erwirtschaftet. 

Welche Unternehmen zählen zur Logistikbranche?

Die Logistikbranche ist überaus vielfältig. Der Definition zufolge fallen die folgen Arten von Unternehmen unter diese Branchenzugehörigkeit:  

  • Transporteure
  • Speditionen
  • Lagerdienstleister
  • Paketdienste
  • Bus- und Taxiunternehmen 
  • (Flug)häfen
  • Reedereien 
  • Eisenbahnunternehmen 
  • Fluggesellschaften

In der heutigen Zeit lastet viel Druck auf diesen Unternehmen: Alle benötigten Güter müssen fristgerecht und unversehrt an benötigter Stelle zur Verfügung stehen. Aufgrund stetig wachsender Kundenerwartungen geht dies mit Fristen wie Next-Day-Delivery einher. 

Globale Lieferketten

Durch die unaufhaltsam voranschreitende Globalisierung werden auch Lieferketten zunehmend international. Dies stellt völlig neue Anforderungen an die Logistikbranche und ein global-ausgelegtes Lieferkettenmanagement (Supply Chain Management, SCM). 

Logistik als betriebliche Funktion

Abgesehen von Logistik als Branchenbezeichnung handelt es sich hierbei auch um eine wesentliche betriebliche Funktion, welche maßgeblich am Ressourcenmanagement eines Unternehmens beteiligt ist.

Zur innerbetrieblichen Ressourcenplanung kommen heutzutage ERP-Systeme zum Einsatz. Sie sind oftmals das Rückgrat der unternehmenseigenen IT-Infrastruktur und entfalten ihr volles Potenzial, wenn sie ganzheitlich integriert sind. So sollten unter anderem auch eine Anbindung an das firmeneigene DMS gewährleistet sein, um die ERP-Software beispielsweise um digitale Kundenakten erweitern zu können

Über welche Funktionen dies in der Logistikbranche verfügen sollte, soll im Folgenden einmal näher beleuchtet werden. 

Branchenspezifische DMS für die Logistik

Der Stellenwert eines adäquaten DMS ist nicht zu unterschätzen. Tatsächlich sind Dokumentenmanagementsysteme für viele Unternehmen aus den Bereichen Transport, Logistik oder Verkehr der Ausgangspunkt für eine Optimierung ihrer Prozesse. 

Supply Chain Management mittels DMS und ECM

Innovative DMS und ECM-Lösungen ermöglichen es Logistikunternehmen, auch komplexe Abläufe entlang ihrer Lieferkette zu koordinieren. Im Fokus steht dabei insbesondere die strategische Koordination eines Informations- und Dokumentenaustausches mit mehreren Geschäftspartnern – Denn moderne Lieferketten sind oft komplex und erstrecken sich über Landesgrenzen und unterschiedliche Zeitzonen. 

Anbindung an das ERP-System essenziell

Um jedoch den elektronischen Informations- und Dokumentenaustausch mittels DMS zu ermöglichen, sollte dies an das unternehmenseigene ERP-System angebunden sein. Auf diese Weise stehen alle relevanten, Im ERP-System verwalteten Daten jederzeit auch im DMS zur Verfügung und können von dort aus im richtigen Format an Geschäftspartner übermittelt werden. Dies ist beispielsweise bei Track&Trace-Daten bzw. der Übermittlung von Liefernachweisen von Vorteil. 

Spezialisierung entscheidend für benötigte Funktionen

Aus der schieren Vielfältigkeit der Logistik wird deutlich, dass Unternehmen dieser Branche keinesfalls über vollständig übereinstimmende Anforderungsprofile verfügen können. Ein Paradebeispiel für Logistikunternehmen mit individuellen Anforderungen sind Betriebe, welche Gefahrgut transportieren. 

Im Umgang mit Gütern dieser Art fallen besonders viele Dokumente und Nachweise an. Auch Standort und Status der Lieferung müssen jederzeit entsprechenden Mitarbeitern zur Verfügung stehen. Auch Sicherheitsdatenblätter müssen stets auf dem neuesten Stand gehalten und stets abrufbar sein. 

Fazit: Logistik im 21. Jahrhundert

Es wird deutlich, dass Logistik überaus vielfältig ist. In der Praxis handelt es sich um weitaus mehr als den Transport von Gütern zwischen Punkt A und Punkt B. 

Logistik ist vielfältig

Im betrieblichen Kontext handelt es sich um eine fundamentale betriebliche Funktion mit einer ausgeprägten, strategischen Komponente. Auch die Logistikbranche umfasst wesentlich mehr als nur Speditionen. 

Bereit für die Herausforderungen von morgen…

In Zeiten von zunehmender Globalisierung, Digitalisierung und wachsenden Kundenerwartungen ist die Logistikbranche mit einer Vielzahl an Herausforderungen konfrontiert. Dabei ist die wachsende internationale Konkurrenz nur eines der Erschwernisse, die es zu bewältigen gilt.

Da sich teils lange Lieferkette zunehmend über den gesamten Globus erstrecke, bedarf es auch einer effizienten Kommunikation innerhalb der gesamten Supply Chain und all ihren Gliedern. 

… mit der richtigen DMS-Software

Um dies zu ermöglichen, ist der Einsatz moderner Softwarelösungen wie DMS unabdingbar. Sie ermöglichen einen strategischen und effizienten Austausch von wichtigen Informationen und Dokumenten zwischen Geschäftspartnern. Durch Echtzeit-Daten kann Problematiken wie Engpässen oder Fehlkalkulationen bewusst vorgebeugt werden, sodass Prozesse des Lieferkettenmanagements effizienter und zielführender abgewickelt werden können. 

Viele Anbieter bieten neben branchenspezifischen DMS-Lösungen auch Funktionen und Module für spezialisierte Fachbereiche innerhalb der Logistikbranche an, sodass sich für jedes Unternehmen ein geeignetes DMS finden lässt. 

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