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Vorsicht vor diesen Gefahren durch ein Open-Source DMS-System

Lesen Sie, wie ein kostenloses DMS-System kurzfristig ein paar Euro spart, aber eine Gefahr für Ihr Unternehmen darstellt.

Auf den ersten Blick scheint es zu schön um wahr zu sein: DMS Software, die keinerlei Kosten mit sich bringt. Warum sollte man also für Software bezahlen, wenn auch die Möglichkeit besteht, sie kostenlos zu nutzen? 

Doch sind freie DMS Lösungen wirklich kostenfrei? In diesem Artikel wollen wir uns näher mit dem Thema freie DMS beschäftigen und einen Blick darauf welche, für welche Unternehmen sie in Frage kommt. 

Im Vorab sollte klargestellt werden, dass eine voll funktionsfähige, umfangreiche DMS Software so gut wie nicht existent ist. Zwar gibt es Communities, die eigenständig kostenlose Lösungen vorantreiben und freiwillig Zeit in die Entwicklung neuer Updates investieren – allerdings ist dies eher eine Seltenheit. 

Hinzu kommt, dass diese Lösungen meist nicht sämtliche Anforderungen erfüllen, die das jeweilige Unternehmen an die DMS Software hat. Unternehmen können sich in ihren Geschäftsprozessen und den daraus resultierenden Anforderungen an eine neue DMS Software stark unterscheiden. 

Inhaltsverzeichnis

Definition: DMS Software 

DMS dienen zur Pflege, Organisation und Verwaltung unternehmensrelevanter Dokumente. Prozesse, welche die Handhabung dieser Dokumente erfordern, sollen durch ein adäquates DMS verschlankt und automatisiert werden. 

Schnelle und effektive Suche

Mittels zentraler Datenbank ist es Anwendern möglich, in Sekundenschnelle das gesuchte Dokument aus einer Vielzahl weiterer herauszufiltern. Eine Aufgabe, die auf analogem Wege durch das Durchforsten diverser Ordner viel Zeit ein Anspruch nehmen kann. An Hand Funktionen wie beispielsweise einer Volltextsuche lassen sich so unmittelbar sämtliche, relevante Dokumente eines bestimmten Kunden oder zu einer speziellen Vertragsnummer anzeigen. 

Viele weitere Vorteile

So bringt ein DMS gleich mehrere Vorteile mit sich. Zum einen gewährleistet es einen schnelleren, effizienteren Kundenservice, da Prozesse durch ihre Verschlankung weniger Zeit in Anspruch nehmen. Dies wiederum hat eine höhere Kundenzufriedenheit zur Folge. 
Zum anderen wird auch die unternehmensinterne Kommunikation verbessert, da alle Anwender mit denselben Daten arbeiten. Missverständnisse werden so vermieden und eine effizientere Zusammenarbeit ermöglicht. 

Anpassungen an das Unternehmen

Die Geschäftsprozesse von Unternehmen, ganz gleich welcher Branche diese angehören, unterscheiden sich massiv voneinander. Selbstverständlich gibt es Abläufe, die in vielen Unternehmen ähnlich gehandhabt werden, dennoch werden individuelle Anpassungen an ein DMS-System immer wichtiger. 

Datenschutz mit dem DMS

Und auch fordert der Datenschutz seinen Tribut. Rechtliche Vorgaben machen Unternehmen die revisionssichere Dokumentenablage zunehmend schwerer. Ohne umfassendes Dokumentenmanagement-System eine kaum zu bewältigende Aufgabe. DMS-Lösungen helfen dabei, Löschfristen zu beachten und Aufbewahrungsvorgaben einzuhalten. Auch im Umgang mit personenbezogenen Daten, die im Zuge der DSGVO nochmal massiv in den Fokus gerückt sind, helfen die Systeme dabei, die Vorgaben einzuhalten. 

Kostenlose DMS-Lösungen

Was auf dem ersten Blick verlockend klingt, kann sich schnell als Rohrkrepier entpuppen. Nämlich dann, wenn man dasselbe von kostenlosen DMS-Anwendungen erwartet, wie von einem professionellen System. Doch was können kostenlose Alternativen eigentlich? Für wen sind diese wohlmöglich geeignet und wer sollte tunlichst die Finger davonlassen? Gehen wir diesen Fragen im Folgenden einmal etwas genauer auf den Grund. 

Open Source vs. Freie Software

Zunächst müssen wir jedoch eine Abgrenzung der Begrifflichkeiten vornehmen. Denn Freie Software und Open Source-Software sind keineswegs als Synonyme zu verstehen. 

Freie Software

Im Mittelpunkt von freier Software steht die Freiheit der Anwender dieser Lösungen. Mit dem Empfang der Software erwirbt der Nutzer auch die Nutzungsrechte und zwar uneingeschränkt. Somit hat der Nutzer zum einen

  • die uneingeschränkte Freiheit der Kontrolle und Unabhängigkeit durch die zur Verfügungstellung des Quellcodes, um Analysen und Änderungen vornehmen zu können

und zum anderen

  • die soziale Freiheit der Kollaboration, um mit anderen Nutzern und Entwicklern die Anwendung kooperativ weiterentwickeln, kopieren und weiter geben zu können.

Richard Stallman, Gründer der Free Software Foundation (FSF) definiert Software als freie Software, wenn diesen per Lizenz vier grundlegende Freiheiten innewohnen:

  • die Software muss für jeden Zweck und wie es beliebt frei auszuführen sein
  • die Software muss hinsichtlich eigener Bedürfnisse des Nutzers frei anpassbar und untersuchbar sein
  • die Software muss frei weiterverbreitet werden können, mit dem Ziel Mitmenschen helfen zu können
  • die Software muss frei zu verbessern sein und frei der Öffentlichkeit zur Verfügung gestellt werden, damit die Gemeinschaft profitiert.

Es liege freier Software also auch immer ein altruistischer Grundsatz zu Fuße, der Anwendern die freie Nutzung und Verbreitung der Anwendung garantiert. 

Open Source Software

Dem gegenüber steht der Ansatz der Open-Source Software. Hierbei geht es weniger darum, der Gesellschaft einen Gefallen zu tun, als vielmehr um einen ganz pragmatischen Grund. Die Open-Source-Bewegung rückt die gemeinsame Nutzung zur Weiterentwicklung des Systems in den Fokus und weniger den gesellschaftlichen Nutzen für die Anwender. 

Daraus resultiert dann auch, dass derartige Anwendungen nicht zwangsläufig kostenlos sein müssen. Oftmals wird für Add-Ons oder anderen Dienstleistungen rund um das System eine Gebühr erhoben, vor allem im unternehmerischen Kontext. 

Probleme freier Unternehmenssoftware

Das entscheidende Problem freier Software und in unserem Fall freier DMS-Lösungen, ist die fehlende Garantie. Werfen wir einen Blick auf die grundlegendsten Fallstricke im Umgang mit freien Dokumentenmanagement-Systemen.

Unzureichender Funktionsumfang

Man kann von einer freien Softwarelösung nicht den Standard eines allumfassenden DMS erwarten. Vielmehr muss man sich mit dem zufrieden geben, was die Software bereitstellt. Oft werden Standardfunktionen, wie beispielsweise die gemeinsame Datennutzung oder eine strukturierte Dokumentenablage, ermöglicht, viele andere Funktionen fehlen jedoch an dieser Stelle. 

Fehlende Expertise

Ein freies Softwaresystem erfolgreich in ein Unternehmen zu integrieren erfordert mehr als nur einfache Programmierkenntnisse. Bis alle Funktionen an die Geschäftsprozesse des Unternehmens angepasst sind und etwaige Erweiterungen integriert sind, vergeht nicht nur viel Zeit. Vielmehr bedarf es eines tiefen Verständnisses, sowie einer geeigneten IT-Infrastruktur.

Rechtliche Vorgaben

Gesetzliche Bestimmungen, gerade in Bezug auf den Datenschutz, müssen unbedingt eingehalten werden. Dabei spielt es auch keine Rolle, wie groß ein Unternehmen ist und wie viele Mitarbeiter letztlich in diesem arbeiten. 

Auf Grund sich ständig wandelnder Richtlinien muss das System stetig gewartet und angepasst werden. Nun kann man hoffen, dass die Community schon rechtzeitig entsprechende Updates zur Verfügung stellt. Doch will man sich wirklich darauf verlassen? 

In diesem Kontext wird dann auch das Problem mit der fehlendenden Garantie offensichtlich. Will man bei einem DMS sparen und entscheidet sich für eine freie Software, so muss man auch hinnehmen, dass man selbst die Verantwortung für dir Korrektheit des Systems trägt. 

Freie Software von Software-Herstellern

Namenhafte Softwarehersteller bieten mitunter selbst freie Systeme an. Diese sind dann meist abgeschwächte Versionen, die einen bestimmten Funktionsbereich oder einige grundlegende Funktionen abdecken. 

Hier geht es oft um strategisches Marketing und weniger darum, dass Unternehmen was zu verschenken haben. Denn führen wir uns einmal vor Augen, wer überhaupt freie Dokumentenmanagementsysteme in Betracht zieht. Das sind meist junge und kleine Unternehmen, die gerade den ersten Schritt in Richtung Digitalisierung wagen, oder eben ganz neu am Markt sind. 

Wachsen diese Unternehmen im Laufe der Zeit, sind diese dann schon mit der Funktionsweise des Anbieters vertraut und werden sich eben an diesen wenden, wenn sie weitere Softwaresysteme benötigen. 

Fazit: Open Source DMS ≠ kostenlos 

Es klingt im ersten Moment sicher verlockend. Ein DMS, dass komplett frei zur Verfügung steht. Warum für etwas Geld ausgeben, wenn man es auch umsonst bekommt. Ganz so leicht ist es jedoch nicht. 

Individuelle Anpassungen am System sind ohne ausreichende Kenntnisse nicht möglich und auch die Wartung und die Installation stellt eine nicht zu unterschätzende Hürde dar. Ebenso decken derartige Lösungen oft nur spezifische oder eben sehr rudimentäre Bereiche eines DMS ab. Will man spezielle Funktionen, kann man nur auf die Community hoffen oder sich selbst daransetzen. 

Schwierig können freie DMS-Lösungen dann werden, wenn sich gesetzliche Rahmenbedingungen ändern. Auch steht man vor dem Problem, dass man darauf vertrauen muss, dass schon irgendwer eine entsprechende Lösung entwickelt. 

Ebenfalls garantiert niemand den Fortbestand einer solchen Community. So kann es passieren, dass viele das Interesse an der Weiterentwicklung verlieren und das System wohlmöglich keinerlei Updates mehr erfährt. 

Anders stellt sich die Situation bei Unternehmen dar, die freie Softwarelösungen anbieten. Diese können für kleine Betriebe durchaus einen ersten Schritt in Richtung Digitalisierung darstellen, wenngleich man sich bewusst machen muss, dass für die Installation und die Wartung ebenfalls ausreichende Kenntnisse vorhanden sein sollten. Andernfalls muss die Expertise eingekauft werden. 

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