Was ist ELOprofessional?

Funktionen, Zielgruppe u.v.m.: Wichtige Informationen zur ECM-Lösung ELOprofessional erhalten Sie bei uns auf einen Blick.

Die Vielfalt des Business-Software-Marktes ermöglicht es, dass jedes Unternehmen ein geeignetes System für die eigenen Zwecke finden kann. Dennoch geht mit der Marktgröße und -vielfalt oftmals auch eine entsprechende Herausforderung einher. So fällt es vielen Unternehmen nicht leicht, das richtige System zu finden. Aus diesem Grund wollen wir im Folgenden einmal einen Blick auf die ECM-Lösung ELOprofessional werden. Zunächst muss jedoch definiert werden, worum es sich bei einer ECM-Software eigentlich handelt.

Inhaltsverzeichnis 

• ECM-Definition
• ECM vs. DMS
• Ein Blick auf ELOprofessional
• Funktionen
• Weitere ELO-Produkte
• Fazit

ECM-Definition: Was ist ECM? 

Die drei Buchstaben „ECM“ bezeichnen das Enterprise-Content-Management; wörtlich das Management unternehmerischer Inhalte. Genau genommen umfasst es Methoden, Strategien und Werkzeuge zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung Aufbewahrung sowie Bereitstellung von Inhalten und Dokumenten. Ziel dabei ist es, organisatorische Prozesse im Unternehmen zu unterstützen.

Strukturierte und unstrukturierte Daten

Das ECM verfolgt einen ganzheitlichen Ansatz und fasst strukturierte ebenso wie auch schwach strukturierte und unstrukturierte Informationen in sich zusammen. ECM ist ein Teilgebiet des Informationsmanagements.

Ziel des ECM 

Ziel des Enterprise Content Managements ist es, alle Informationen eines Unternehmens auf einer einheitlichen Plattform bereitzustellen. Auf interner Ebene dienen die Informationen primär der Nutzung, können jedoch auch im Partnerverbund oder extern bereitgestellt werden.

ECM als Software

Der Begriff ECM umfasst in der Praxis zumeist Lösungen, welche vornehmlich auf die Inhouse-Informationsbereitstellung abzielen, obgleich sie auch Internet-Techniken in Anspruch nehmen. ECM-Lösungen können dabei als Intranet oder Extranet fungieren.

ECM und DMS: Gemeinsamkeiten und Unterschiede 

ECM und DMS sind eng miteinander verwandt und verfolgen im unternehmerischen Einsatz sehr ähnliche Ansätze. Um jedoch wichtige Gemeinsamkeiten und Unterschiede aufzeigen zu können, muss zunächst definiert werden, worum es sich bei einem DMS handelt.

Was ist DMS? 

„DMS“ bezeichnet ein Dokumentenmanagementsystem; eine Softwarelösung zur Verwaltung digitaler Dokumente. Innerhalb des DMS lassen sich alle unternehmensrelevanten Dokumente zentral verwalten. Dies gilt für

• Dokumente aus Textverarbeitung,
• Dokumente aus Tabellenkalkulation,
• Audio-Aufnahmen,
• Video-Aufnahmen und
• CAD-Dateien

ebenso wie für Formulare wie beispielsweise aus EDI und andere Dokumentenarten.

DMS als Teil des ECM 

Genau genommen handelt es sich beim Dokumentenmanagement um einen Teilbereich des Enterprise Content Managements. So umfasst das ECM neben dem Dokumentenmanagement noch weitere Informationstechniken, wie beispielsweise das Workflow-Management oder das Wissensmanagement (Knowledge Management).

Aus diesem Grund sind DMS-Anwendungen auch nicht selten Bestandteil einer vollumfänglichen ECM-Software. In der Praxis sind die Übergänge jedoch weitaus weniger strikt. So können auch DMS-Lösungen Funktionen und Module aus dem Bereich des Wissensmanagements oder Workflow-Managements aufweisen.

Ein Blick auf ELOprofessional 

ELOprofessional ist eine ECM-Lösung, welche von ELO Digital Office bereitgestellt wird. Bevor die Anwendung selbst näher beleuchtet wird, wollen wir zunächst einmal einen Blick auf das Unternehmen hinter der Lösung werfen.

Über ELO Digital Office 

Die ELO Digital Office GmbH ist ein international-agierendes Unternehmen mit Sitz in Stuttgart. Ihre Anfänge hatte die GmbH bereits im Jahr 1998. Heute hat das Unternehmen Standorte auf allen Kontinenten und verfügt zudem über ein breit-gefächertes Partnernetzwerk zertifizierter Systemhäuser und IT-Beratungen auf globaler Ebene. Unter den Partnern befinden sich beispielsweise MTT Solutions, quaris GmbH oder die Softfolio.ecm GmbH. 

Für wen eignet sich ELOprofessional? 

ELOProfessional aus dem Hause ELO richtet sich vornehmlich an mittelständische Betriebe. Als ECM-Lösung kann sie in Unternehmen zur elektronischen Archivierung sowie Verwaltung digitaler Akten und Dokumente eingesetzt werden (vgl. bcis.de, 24.08.2021). Neben ELOprofessional stehen mit ELOenterprise und ELOoffice auch noch Lösungen für große bzw. kleine Unternehmen zur Verfügung.

ELOprofessional: Die wichtigsten Eigenschaften

Im Folgenden soll nun ein genauerer Blick auf einige, wichtige Eigenschaften und Funktionen von ELOprofessional geworfen werden. Dabei wird ELOprofessional lässt sich modular skalieren. Das bedeutet beispielsweise, dass sich das System bei Bedarf auch zu ELOenterprise upgraden lässt.

ELO-Schnittstellen 

Darüber hinaus lassen sich zahlreiche Schnittstellen zu gängigen ERP- und CRM-Systemen einrichten. Auf diese Weise lässt sich der gesamte Lebenszyklus unternehmerische Inhalte abbilden. Gleichsam werden alle wichtigen Informationen zentral an einem Ort verwaltet. Auf diese Weise sind alle wichtigen Daten an allen relevanten Stellen verfügbar.

Vorteile von Schnittstellen

So entsteht letztlich auch ein vollständigeres Gesamtbild der eigenen Geschäftsprozesse sowie eine 360°-Sicht auf die eigenen Kunden. Auf diese Weise kann Unternehmen durch die Nutzung der richtigen ECM-Lösung letztlich auch ein nicht zu unterschätzender Vorteil entstehen.

Gesetzliche Rahmenbedingungen berücksichtigen

Als ECM-Lösung verfügt ELOprofessional über zahlreiche unterschiedliche Funktionen. Nicht nur führt das Systemen Dateien, E-Mails und Scans in zentrale Akten zusammen. Es ermöglicht auch eine GoBD-konforme Archivierung. Auch ELOs andere Lösungen erfüllen gesetzliche, steuerrechtliche Anforderungen an eine revisionssichere Buchführung gemäß GoBD.

Produktivität und Prozessoptimierung

Zudem verfügt ELOprofessional über intelligente Suchmöglichkeiten, sodass benötigte Inhalte schnell und gezielt abgerufen werden können. Konkret kommen dabei OCR-Technologie, Volltextsuche und Verschlagwortungsinformationen zum Einsatz. Zu guter Letzt wird durch ELOworkflows auch eine Prozessoptimierung möglich (vgl. bcis.de, 25.08.2021).  

Weitere ELO-Produkte

Als etabliertes Softwareunternehmen verfügt ELO Digital Office über eine breite Produktpalette. Auf der eigenen Internetpräsenz führt ELO unter anderem die folgenden Lösungen auf:

ELO HR Recruiting

ELO HR Recruiting ist ELOs Lösung für das Bewerbermanagement; eine Aufgabe, derer sich jedes Unternehmen, dass aktiv nach neuem Personal sucht, stellen muss. Von der Personalbedarfsmeldung über die Stellenausschreibung bis hin zur Einstellung lassen sich hier sämtliche Prozesse digital abwickeln und so möglichst effizient gestalten.

ELO DocXtractor 

ELO DocXtractor bietet Unternehmen einen digitalen Posteingang. Mithilfe eines digitalen Posteingangs können Unternehmen sämtliche eingehende Korrespondenz zentral an einer Stelle verwalten und sie von dort aus an die zuständigen Geschäftsbereiche und Stellen zuteilen. So wird auch die Zusammenarbeit im Team erleichtert und zudem Transparenz geschaffen.

ELO Knowledge 

ELO Knowledge umfasst Funktionen für das unternehmerische Wissensmanagement. Es bietet eine unternehmensweite Wissensplattform, mittels derer Betriebe verstreutes Wissen bündeln und vernetzen können. Dadurch, dass vorhandenes Wissen gezielt eingesetzt werden kann, lässt sich auch so wiederum die Produktivität steigern.

Weitere ELO-Lösungen

Über die aufgeführten Produkte hinaus hat ELO Digital Office noch viele, weitere Lösungen im Portfolio, die auf der Unternehmensseite eingesehen werden können. Dazu zählen beispielsweise Softwarelösungen für das Rechnungsmanagement, die digitale Personalakte, das Vertragsmanagement, das Weiterbildungsmanagement, die E-Akte sowie das Sitzungs- und Besuchermanagement (vgl. elo.com, 25.08.2021).

Fazit: ECM mit ELO

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass das Dokumentenmanagement ein wichtiger Aufgabenbereich des Enterprise Content Managements ist. Obgleich sich in der Theorie eine Trennung zwischen beiden Begrifflichkeiten vornehmen lässt, sind die Grenzen zwischen DMS- und ECM-Lösungen in der Praxis nicht selten unscharf.

ELO-Produkte 

Als ganzheitliche ECM-Plattform stellen ELOprofessional sowie die anderen Lösungen des Unternehmens Betrieben eine Vielzahl unterschiedlicher Funktionen aus dem Bereich des Enterprise Content Managements zur Verfügung.