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Wie eine DMS-Software die Buchhaltung erleichtert

Mit einer DMS-Software lässt sich die Buchhaltung in vielen Bereichen deutlich effizienter gestalten. Wie genau, das zeigen wir Ihnen hier.

Mit einer DMS-Software lassen sich viele Prozesse rund um die Buchhaltung eines Unternehmens deutlich effizienter gestalten.

Wir wollen an dieser Stelle einen Blick auf eben jene Möglichkeiten werfen und deren konkreten Nutzen für die Praxis herausarbeiten. 

Zuvor jedoch werfen wir noch einen Blick auf die allgemeine Funktionsweise von DMS-Software, um besser verstehen zu können, wo genau die speziellen Funktionen für die Buchhaltung ansetzen und was eine DMS-Software überhaupt mit der Buchhaltung eines Unternehmens zu tun hat. 

Inhaltsverzeichnis

Definition: Was ist DMS-Software?

DMS ist die Abkürzung für Dokumentenmanagement-System. Im Kern geht es dabei um die Verwaltung und Organisation aller Maßnahmen zum Umgang mit allen Dokumenten und Daten die in einem Unternehmen umherlaufen.

Diese gilt es entsprechend zu organisieren, damit optimal damit gearbeitet werden kann. 
Früher bedeutete dies, dass alle Dokumente ausgedruckt und manuell einem analogen Archiv zugeführt werden mussten.

Da heute die Menge digitaler Dokumente bei weitem überwiegt, ist genau das Gegenteil der Fall. Eingehende physische Dokumente müssen eingescannt und dem digitalen DMS zugeführt werden. 

DMS-Software zentralisiert alle Daten 

Da es jedoch keine Option sein kann, dass jeder Mitarbeiter wahllos Dateien exklusiv auf seinem eigenen Rechner ablegt, bedarf es einer unternehmensweiten einheitlichen und zentralen Datenbank.

DMS-Software-Lösungen führen sämtliche umherlaufende Dokumente auf eben einer solchen zentralen Datenbank zusammen und speichern diese in einer klar definierten Ordnerstruktur ab. 

Immer nur eine Version eines Dokumentes

Auf diese Weise haben fortan alle Mitarbeiter Zugriff auf alle relevanten Dokumente und können mit diesen arbeiten. Der entscheidende Vorteil dieser Zentralisierung ist, dass es immer nur eine valide Version eines Dokumentes gibt.

Wird diese geändert, so lässt sich diese Änderung von allen anderen Akteuren direkt nachverfolgen. 

Letztlich werden so Fehler vermeiden und Prozesse deutlich schneller und schlanker gestaltet.

Dadurch, dass alle Abteilungen mit derselben Datenbank und somit auch mit denselben Daten arbeiten lassen sich abteilungsübergreifende Workflows im gesamten Unternehmen realisieren. 

Workflows entstehen abteilungsübergreifend

Geht ein Dokument im System ein, kann dieses automatisch zur richtigen Stelle weiter skaliert werden. Ist der Mitarbeiter mit der Bearbeitung fertig, wird das Dokument direkt weiter zur nächsten Bearbeitungsstelle weitergeleitet.

Viele Schritte innerhalb eines Prozesses lassen sich durch das System sogar gänzlich automatisieren. So kann das System automatisch E-Mails versenden, Termine eintragen oder auch an Fristen erinnern. 

Wie ist eine DMS-Software technisch aufgebaut?

Aufgebaut sind DMS-Software-Systeme aus verschiedenen Modulen, die jeweils Funktionen zur Bewältigung eines bestimmten Aufgabenbereiches im Unternehmen beinhalten. So finden sich in modernen DMS-Lösungen oftmals folgende Module und Funktionen an: 

  • Workflow-Funktion
  • Elektronische Ein- und Ausgangsrechnungen
  • Suchfunktionen
  • Dokumentenbearbeitung
  • Wissensportal
  • Bewerbungsportal
  • Import und Export von Dokumenten usw.

Welche Funktionen letztlich in einer DMS-Software enthalten sein müssen, hängt stark von den Zielen eines Unternehmens ab.

Doch nicht nur in Bezug auf den Funktionsumfangs einer DMS-Software, sondern auch hinsichtlich des jeweiligen Lizenzmodells ergeben sich wesentliche Unterschiede. 

Welche Lizenzmodelle bei DMS-Software gibt es?

So kann eine DMS-Software beispielweise direkt vom Anbieter erworben und auf den hauseigenen Servern betrieben werden, oder aber auch aus einer Cloud heraus bezogen werden.

Am Markt finden sich grundsätzlich vier verschiedene Modelle, mit der eine DMS-Software angeboten wird:

  • On-Premises-DMS
  • Cloud-DMS
  • Hybride DMS
  • Gehostete DMS

Die Frage, für welches Lizenzmodell man sich entscheiden sollte, hängt stark von den eigenen Begebenheiten im Unternehmen ab. Das On-Premises Modell stellt die klassische Version einer Implementierung dar.

Hier wird die Software vollständig eingekauft und auf den hauseigenen Servern betrieben. Hierzu sind jedoch eine breite IT-Infrastruktur und Expertise in den eigenen Reihen von Nöten. 

DMS-Software aus der Cloud

Gerade kleinere Unternehmen verfügen jedoch nur unzureichend über diese Kapazitäten, weshalb sich nicht zu Letzt deswegen das Cloud-Modell an immer mehr Beliebtheit erfreut.

Hier wird das System über einen Internetzugang online bezogen. Betrieben wird das System auf den Servern des Anbieters. Hierfür wird dann meist eine monatliche Lizenzgebühr an den Anbieter entrichtet. 

Vor- und Nachteile beider Varianten

Beide Modelle haben Ihre speziellen Vor- und Nachteile. So ist das On-Premises-Modell oftmals mit hohen Anfangskosten verbunden, die Daten verbleiben jedoch im eigenen Unternehmen.

Das ist auch der größte Nachteil der Cloud. Hier werden die Daten in Rechenzentren der Betreiber gespeichert. Insbesondere aus datenschutzrechtlichen Gründen ergeben sich hier oftmals Bedenken. 

Hybride und gehostete DMS-Software

Entlang diese Varianten haben sich jedoch auch Mischformen herausgebildet, die die jeweiligen Vorteile beider in sich vereinen. So ist es beispielsweise auch möglich ein lokales DMS zu implementieren, ohne dass man über eigene Serverkapazitäten verfügt.

Ebenso ist es möglich nur einen Teil des DMS-Systems aus der Cloud zu beziehen und den anderen auf den eigenen Servern zu betreiben. So bleiben sensible Daten in den eigenen Reihen. 

Wie bereichert eine DMS-Software das Rechnungswesen?

Doch kommen wir zum Kern dieses Artikels; dem Rechnungswesen und die speziellen Funktionen, die eine DMS-Software dafür bereithält.

Vor Allem im Bereich der Datensicherung ergeben sich hier entscheidende Vorteile. Gerade die Buchhaltung ist mit diversen gesetzlichen Vorgaben zur Speicherung und Nachhaltung bestimmter Dokumente konfrontiert. 

Revisionssichere Ablage von Dokumenten

Eine DMS-Software hilft dabei die entsprechenden Dokumente revisionssicher zu speichern und abzulegen.

So sind eben jene Dokumente auch nachhaltig vor versehentlichen Löschungen oder Veränderungen geschützt.

Mit einer entsprechenden Rechtevergabe im System haben nur diejenigen Akteure Zugriff auf jene Dokumente, die auch wirklich damit arbeiten müssen. 

Kosten den richten Stellen zuweisen

Doch auch für die Prozesse der Buchhaltung selbst, hält die DMS-Software diverse Funktionen bereit. So lassen sich beispielsweise Positionen automatisch in Teilbeträge splitten oder Kosten automatisch den richtigen Kostenstellen zugeordnet werden.

Auch lassen sich fehlende Daten innerhalb von Dokumenten mit dem System ergänzen. Hier stehen viele verschiedene Funktionen bereit, die die eigentliche Arbeit erleichtert. 

Rechnung- und Stornofristen einhalten

Doch auch in Bezug auf den Umgang mit den spezifischen Dokumenten hält eine DMS-Software zahlreiche Funktionen bereit.

So ist es beispielsweise möglich, Fristen von Rechnungen oder Stornierungen zu überwachen.

Das System erinnert automatisch an diese, sodass nicht manuell jede einzelne Rechnung daraufhin überprüft werden muss. 

Statistische Auswertungen vornehmen

Mit einer DMS-Software wird es zudem möglich gezielte Auswertungen im Bereich der Abrechnung zu fahren.

Hier lassen sich wichtige Erkenntnisse zum Zahlverhalten der Kunden, zu Geldströmen innerhalb und außerhalb des Unternehmens oder auch über potentielle Schwachstellen gewinnen.

Mit diesen Auswertungen wird das gesamte Controlling und auch die Buchführung deutlich effizienter und Entscheidungen fußen auf einer validen Datenbasis. 

Formularbausteine für schneller Prozesse

In einem Unternehmen werden täglich unzählige Dokumente erstellt. Besonders im Rechnungswesen sind dies oftmals wiederkehrende Prozesse mit denselben Formulierungen.

Damit jedoch nicht immer das gleiche Dokument erstellt werden muss, können im System Formularbausteine angelegt werden, die einfach und bequem in das neue Dokument eingefügt werden können. Diese sind dann auch individuell anpassbar. 

Kommunikation im Team

Auch für die interne Kommunikation stellt eine DMS-Software zahlreiche Funktionen bereit. So lassen sich beispielweise Wissensportale einrichten, in denen das gesamte unternehmensbezogene Wissen archiviert und über Suchfunktionen aufrufbar gemacht wird.

Darüber hinaus lassen sich Chats realisieren, in denen die Mitarbeiter schnell Antwort auf ihre spezifischen Fragen erhalten. 

Fazit: Mit der DMS-Software die Buchhaltung optimieren

In vielen Bereichen der Buchhaltung haben die Mitarbeiter mit sensiblen Dokumenten zu tun und müssen diese revisionssicher behandeln. Das System hilft dabei alle Dokumente entsprechend ihrer gesetzlichen Vorgaben langfristig abzuspeichern und erst nach Ablauf von Speicherfristen zur Löschung freizugeben. 

Darüber hinaus hält eine DMS-Software viele weitere Funktionen bereit, die die Arbeit in der Buchhaltung deutlich effizienter gestalten. Mühselige Prozesse niederen Anspruches können durch das System automatisiert werden, was wiederum Kapazitäten für kreativere Prozesse schafft.

Letztlich stellt eine DMS-Software immer auch eine enorme Kosten- und Ressourceneinsparung dar.

Die freigewordenen Kapazitäten lassen sich so gewinnbringend an anderer Stelle einbringen. 

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