Der Weg zur digitalen Personalakte

Tina Bohlmann von Kendox berichtet über die Vorteile digitaler Dokumentenmanagement-Prozesse sowie wichtige Kriterien bei ihrer Einführung.

Dass die Digitalisierung für Unternehmen vielfältige Chancen bereithält, ist bekannt. Dennoch gibt es nach wie vor vielerorts gravierende Abweichungen zwischen Theorie und Praxis. 

Mangelnde Digitalisierung im Personalwesen

Ein Paradebeispiel sind Personalabteilungen, in denen nach wie vor überwiegend analog gearbeitet wird – obwohl die digitale Personalakte eine attraktivere Alternative darstellt. 

Tina Bohlmann ist beim DMS-Spezialisten Kendox für die Durchführung von Kundenprojekten zuständig.

Sie beleuchtet in einem Bericht der Funkschau einige Aspekte, die bei der Einführung digitaler Dokumentenprozesse im HRM-Bereich beachtet werden sollten. 

Der Datenschutz

Der Datenschutz spielt letztlich in allen Abteilungen eine große Rolle. Doch insbesondere in der Personalabteilung fallen Dokumente mit hochsensiblen, personenbezogenen Daten an. 

Personenbezogene Daten schützen 

Dazu zählen beispielsweise auch Abmahnungen, welche in der digitalen Personalakte des jeweiligen Mitarbeiters hinterlegt werden.

Diese gilt es in jedem Fall vor Zugriffen Unbefugter zu schützen. 
Bohlmann erläutert, wie sich diese datenschutzrechtlichen Anforderungen softwareseitig umsetzen lassen: 

„Es muss möglich sein, dass Mitarbeiter und deren Vorgesetzte einen temporär begrenzten Zugriff auf die Akte, beziehungsweise auch nur auf einen Teil der Akte, bekommen und dass dieser Zugriff einerseits protokolliert und andererseits nach Ablauf der Akteneinsichtsfrist verlässlich wieder entzogen wird.“

, Tina Bohlmann, Funkschau.de. 

Individuelle Prozesse abbilden

Jedes Unternehmen ist letztlich individuell. Damit gehen auch unterschiedliche Rahmenbedingungen in Bezug auf die IT-Infrastruktur einher.

Insbesondere in Personalabteilungen kommt oftmals eine Kombination aus 

• Individuellen Prozessen 
• Individuellen Anwendungen 
• Standardprozessen 

zum Einsatz.

Bei der Wahl einer geeigneten DMS-Software zur Einführung digitaler Dokumentenmanagementprozesse sowie der digitalen Personalakte sollten Unternehmen also insbesondere darauf achten, dass das System nicht nur individuelle Prozesse abbilden kann, sondern auch die einzelnen Komponente und unterschiedlichen Anwendungen miteinander verbinden kann: 

Erst eine für die Mitarbeiter der HR-Abteilung intuitiv und einfach zu bedienende Anwendung stellt sicher, dass der digitale Aktenschrank auch tatsächlich immer und überall im Zugriff ist.“

 – Tina Bohlmann, Funkschau.de.